Verzendwijze
Voor debiteuren met in de stamgegevens een E-mailadres, wordt de aanmaning verzonden als E-mailbericht. Selecteer Uitvoerkeuze: 1. Relaties zonder E-mail, worden standaard geprint.
| 1 | Deze functie laat zowel rekeningoverzichten als aanmaningen afdrukken. |
| 2 | Een rekeningoverzicht geeft alle openstaande posten per relatie weer. |
| 3 | Een aanmaning wordt uitsluitend afgedrukt als de relatie openstaande posten heeft waarvan de vervaldatum is verstreken. In dat geval worden alle openstaande posten (en dus niet alleen de vervallen posten) afgedrukt. |
| 4 | De lay-out is gelijk aan die van de ingevulde formuliercode bij de functie Debiteurenparameters Deze functie laat ook een minimum voor het op de aanmaning te verschijnen bedrag opgeven. |
| 5 | Formuliercodes zijn te onderhouden met de functie Instellen formulieren |
| 6 | Welke tekst op de aanmaning verschijnt wordt bepaald door de ouderdom van de oudste factuur. |
| 7 | Teksten en de daarbij behorende ouderdom zijn te onderhouden met functie Aanmaningsteksten |
| 8 | Is de rubriek Postadres (onderdeel van de module CRM) ingevuld, dan wordt deze op de aanmaning afgedrukt. |
| 9 | Het aanmanen van een bepaalde relatie is uit te sluiten door bij de vaste gegevens van de desbetreffende debiteur de rubriek Eigensch. DC de waarde N(ee) te geven. |
| 10 | Wordt bij de rubriek Formuliercode van functie Debiteurenparameters geen waarde ingevuld, dan wordt bij deze functie de vraag gesteld welke formuliercode voor deze run gewenst is. |
| 11 | Als bij de debiteurenparameters een of meer notitiesoorten zijn ingegeven, dan wordt de eerste daarvan gebruikt als notitiesoort bij de notities die worden aangemaakt tijdens het afdrukken van de aanmaningen. Als er bij de debiteurenparameters geen notitiesoorten zijn vermeld, dan wordt er om de betreffende notitiesoort gevraagd bij het starten van deze functie. |
WIK
Optioneel kunnen Wettelijke Incasso Kosten worden berekend en afgedrukt op de aanmaning aan consumenten. Hiervoor zijn een aantal instellingen beschikbaar:
1. Debiteurenparameters Activeer optioneel eigenschap C als het meerendeel van uw klanten consumenten zijn. Standaardwaarde: meer bedrijven dan consumenten.
2. Debiteurenparameters Maak een WIK tekst als omschrijving van de incassokosten op een aanmaning.
3. Aanmaningsteksten Activeer de WIK berekening bij de gewenste aanmaantekst.
4. Onderhoud relaties (deel 2) Activeer of deactiveer in de relatie stamgegevens, individuele consumenten met eigenschap C.
Variabele contactpersoon
Als standaard wordt de rubriek tav gebruikt als aanhef voor een aanmaning. Optioneel kan hiervan worden afgeweken door een contactpersoon te selecteren.
Gebruik hiervoor een specifieke Functiecode. Benoem deze functiecode in de Debiteurenparameters rubriek Functiecode.
Soort aanmaning (1,2,3,4) [27]
Deze waarde geeft aan onder welke omstandigheden een aanmaning wordt aangemaakt. Gekozen kan worden voor een aanmaning als er één of meer vervallen posten zijn (echte aanmaning) en een aanmaning onder alle omstandigheden (rekeningoverzicht). Geldige waarden zijn:
| 1 | Vervaardiging alleen bij vervallen facturen (betaaltermijn is voorbij) |
| 2 | Altijd aanmaken (rekeningoverzicht) |
| 3 | Alleen vervallen facturen |
| 4 | Als 1, maar zonder facturen uit kolom 4 van de openstaande postenlijst |
Aantal dagen (3 cijfers) [831]
Met de hier ingevulde waarde kan worden gerefereerd aan een bepaalde aanmaningstekst, eventueel met behulp van F2. Indien hier de waarde van een aanmaningstekst wordt ingevuld, worden alleen die aanmaningen met die tekst afgedrukt. Indien niets wordt ingevuld, worden de aanmaningen op volgorde van relatienummer getoond.
Extra selecties (J,N) [70]
Met de hier in te vullen waarde wordt aangegeven of er behoefte bestaat extra selecties te laten uitvoeren. Zoals: Selectiecodes, kostenplaatsen, Soort facturen, Percentage kredietlimiet en dagboekcode.
Selectie 1 (6 cijfers/letters) [113]
De waarde die in deze rubriek bij de relatiegegevens aanwezig moet zijn om de relatie in het bestand op te nemen.
Door bijvoorbeeld MAIL2 in te geven worden alleen de relaties geselecteerd die voor de rubriek ook de waarde MAIL2 kennen.
Selectie 2 (6 cijfers/letters) [114]
Zie voor uitleg rubriek 'Selectie 1'.
Trefwoordselectie (72 cijfers/letters) [199]
Met deze rubriek kan het selecteren van de relaties worden beperkt tot relaties die voldoen aan de ingegeven trefwoord(en). U kunt meerdere trefwoorden opgeven gescheiden door + of -. Dus als u de trefwoorden KERST en KLANT gebruikt en u geeft hier in KERST+KLANT, dan worden alleen de relaties geselecteerd die (o.a.) deze twee trefwoorden hebben.
Deze rubriek komt alleen naar voren indien de module CRM is geactiveerd.
Kostenplaats (bestaande waarde) [911]
De code van de kostenplaats waartoe de op de aanmaningen verschijnende facturen beperkt moeten blijven.
Dagboekcode (bestaande waarde) [901]
Met de hier in te vullen waarde wordt aangegeven tot welke dagboekcode dit overzicht met openstaande facturen dient te worden beperkt.
Notitie toevoegen (J,N) [178]
Met deze rubriek wordt aangegeven, indien de module CRM aanwezig is, dat een notitie bij de relatie gewenst is.
Pers.code (bestaande waarde) [142]
De aan de notitie te koppelen medewerker.
Contactsoort (8 cijfers/letters) [169]
Notities kunnen worden gerubriceerd met de rubriek Notitiesoort. De codering hiervan wordt vooraf in een tabel opgenomen. Het is niet verplicht een notitiesoort op te geven.
Direct naar CP (1 cijfers/letters) [4261]
Als u deze rubriek aanvinkt wordt, op basis van de bij de Debiteurenparameters ingevulde functie, gezocht bij de contactpersonen. Indien er een 'match' wordt gevonden, worden de gegevens van deze contactpersoon gebruikt voor de adressering van de aanmaning.
Uitvoerkeuze (1,2) [1109]
Met deze rubriek wordt aangegeven welke uitvoerkeuze gewenst is.
De aanmaningen kunnen altijd via de printer worden afgedrukt. Ook kan gekozen worden voor een e-mailbericht als het e-mailadres bekend is bij de relatie. Is er geen e-mailadres bekend dan wordt de aanmaning op de printer afgedrukt.
Geldige waarden zijn:
| 1 | E-mail + printer |
| 2 | Alleen naar printer |
Smtp server (50 cijfers/letters) [677]
De naam van de smtp-server. Dit is de mail-server die de uitgaande berichten verzendt. Hebt u geen mail-server dan staat de naam van de smtp-server in uw e-mail programma vermeld. Dit kunt u vinden bij de instellingen.
E-mailadres (72 cijfers/letters) [120]
In deze rubriek vermeldt u de afzender van de aanmaning zodat het voor de ontvanger duidelijk is van wie het bericht afkomstig is.LET OP: Indien het adres waarnaar de aanmaning wordt verzonden niet klopt dan ontvangt u deze berichten op dit adres weer retour.
Onderwerp (30 cijfers/letters) [1125]
Bepaal het onderwerp van de e-mail waarmee het formulier wordt verzonden.
LET OP: kies het onderwerp zo dat het niet als spam zal worden afgehandeld.
Indien u allemaal hoofdletters gebruikt, wordt de e-mail zeker als spam aangemerkt.