E-facturering (inkoopfacturen)
Inleiding
Onder E-facturering wordt verstaan de mogelijkheid om elektronisch facturen te versturen, zodanig dat deze direct kunnen worden ingelezen in de administratie van de ontvanger. Het gaat dus een stap verder dan het versturen van een e-mail met als bijlage een PDF van de factuur. E-facturering is gebaseerd op een bericht in UBL, de Universal Business Language, een variant op XML.
Het mag duidelijk zijn dat E-facturering pas kans van slagen heeft als er op grote schaal gebruik van wordt gemaakt. Want stel dat u er wel gebruik van maakt om uw facturen te versturen, maar uw leveranciers (nog) niet, dan kunt u nog steeds niet profiteren van de voordelen. Doordat steeds meer marktpartijen zich aan de standaard confirmeren en steeds meer softwareleveranciers dit inbouwen in hun software is dat alles nog slechts een kwestie van tijd.
CASH is klaar voor E-factureren, zowel voor het aanmaken van de UBL-berichten als het inlezen daarvan in de administratie. Doordat UBL een wereldwijde standaard is kunt u dus berichten uitwisselen met ieder ander administratiepakket.
Aanmaken van een E-factuur
Als u kiest voor het verzenden van een factuur per e-mail (als PDF) wordt daar automatisch een bestand aan toegevoegd met de factuur in UBL/XML-formaat.
U hoeft daar dus helemaal niets extra's voor in te stellen.
Ontvangen van een E-factuur (CASHWin)
U ontvangt een E-factuur meestal als bijlage bij een e-mail van een van uw leveranciers. Klik op de PDF als u deze wilt afdrukken en/of opslaan en klik op de XML om deze eveneens op te slaan. Het is handig om beide bestanden op te slaan onder dezelfde naam (maar met verschillende extensies .pdf en .xml). Het wordt dan mogelijk om de PDF te raadplegen tijdens het inboeken, of op te slaan in uw digitale archief nadat de factuur is ingeboekt.
Ontvangen van een E-factuur (CASHWeb)
Als u met CASHweb werkt en gebruik wilt maken van het inlezen van digitale facturen, dan hoeft u de bestanden niet eerst op te slaan op de PC en dan stuk voor stuk te uploaden naar uw CASHWeb-account. U kunt simpelweg de mail waarmee u de factuur ontvangt doorsturen naar efactuur@cashweb.nl. Op basis van uw eigen e-mailadres (dat moet dan wel bekend en uniek zijn bij één van uw gebruikersinstellingen)
wordt het pdf- en het xml-bestand uit de mail gehaald en apart opgeslagen in uw CASHWeb-account in de submap 'efactuur'.
Automatisch inlezen van de E-factuur met CASH Connect.
Vol automatisch inlezen van inkoopfacturen via een UBL is een van de voordelen van de module CASH Connect. Voor gebruikers van CashWin is combinatie nodig met een abonnement op de Webservices.
EIGEN POSTBUS
U heeft nu de beschikking over een postbus per administratie. De naam van deze postbus is bijvoorbeeld voor account 12345 en administratie 'hold': 12345.hold@efactuur.cashweb.nl. U kunt aan uw leveranciers vragen om de e-facturen voor deze administratie voortaan naar deze postbus te sturen. De e-facturen worden dan geplaatst in de submap efactuur/hold van uw Cashweb-account.
VOL-AUTOMATISCH VERWERKEN
In de crediteuren-parameters kunt u de rubriek 'Automatisch verwerken' aanvinken. Als de administratie wordt geopend worden de e-facturen in de postbus vol-automatisch opgehaald en verwerkt in de administratie.
Facturen die bestaan uit een PDF en een UBL, en die gematcht kunnen worden op basis van het kvk-nummer of ob-nummer met bestaande leveranciers in de administratie worden automatisch geboekt in het inkoopboek.
Facturen die bestaan uit uitsluitend een PDF kunnen door een abonnement op go2UBL worden verrijkt met een UBL. Go2UBL is een externe partij, voor meer info zie www.go2ubl.nl. Vink in dat geval ook de rubriek 'Abonnement op go2UBL' aan in de crediteurenparameters. CASH stuurt de PDF dan door naar go2UBL die de PDF en UBL weer terugstuurt naar uw postbus.
Facturen die niet kunnen worden gematcht dienen handmatig te worden ingelezen met de functie 'Financieel > E-facturering > Verwerken postbus'.
Grootboekrekening
Het grootboeknummer voor de kosten wordt bepaald op basis van 3 zoekmethoden:
| 1 | Vanuit een tabel met kenmerken. Dit zijn zoektermen vanuit de factuuromschrijving die worden gematched met een grootboekrekening. Zie functie Kenmerken UBL inkoop |
| 2 | Vanuit de stamgegevens van de relatie. Zie veld 'Grbrek.inkoop'. |
| 3 | Vanuit de factuurhistorie van de relatie. Dit is de grootboekrekening die eerder is gebruikt bij deze relatie. |
| 4 | Vanuit de Bedrijfsgegevens: Grbrek. Uitzoeken UBL inkoop of Grootboekrekening Uitzoeken. |
Matchen relatie
De relatiegegevens uit de UBl worden vergeleken met de adresgegevens in CASH. Een match op een bestaand relatienummer wordt uitgevoerd in deze volgorde:
1. KvK nummer
2. OB nummer
3. IBAN bank nummer
4. Postcode en huisnummer uit het adres.
In de praktijk kunnen er specifieke combinaties van adressen, KvK-nummers en OB-nummers zijn, die het automatisch matchen beinvloeden. Enkele voorbeelden:
In een pand met verschillende bedrijven, kan het voorkomen dat meerdere relaties hetzelfde adres hebben, maar verschillende Kvk-nummers. Als de UBl niet kan worden gematcht aan een bestaande relatie, wordt deze behandeld als een nieuwe relatie.
Als van een nieuwe UBL het factuurnummer of kenmerk al aanwezig is in het zelfde boekjaar, wordt de nieuwe factuur geweigerd. Deze controle geld niet voor gelijke factuurnummers in andere jaren.
Handmatig Inlezen van de E-factuur in CASH
Zodra het XML-bestand in de door u ingestelde map is opgeslagen kunt u deze met een paar klikken in uw administratie laten inboeken:
Ga naar het menu Financieel > E-factureren > Inkoopfacturen.
Alle in de aangegeven CASH-map aanwezige XML-bestanden worden gecontroleerd op geldigheid. Vervolgens wordt getracht te bepalen of de factuur ook daadwerkelijk bestemd is voor de betreffende administratie, op basis van een match tussen de gegevens van de geadresseerde in het XML-bestand en de Bedrijfsgegevens in de Instellingen van de administratie. Bestanden die hieraan voldoen, worden getoond, voor iedere factuur één regel, waarbij zo veel mogelijk een match wordt gezocht op basis van de stamgegevens van de leverancier. Als de relatie wordt gevonden wordt deze ingevuld. Als de relatie niet wordt gevonden kan deze automatisch worden aangemaakt.
U kunt iedere factuur vervolgens aanvinken voor verwerking.
Het grootboeknummer voor de kosten is bepaald vanuit de stamgegevens van de relatie, de factuurhistorie of een UBL-kenmerk. De grootboekrekening is muteerbaar per factuurregel. Selecteer de grootboekrekening met de zoek-icoon of wijzig handmatig.
Als u het scherm verlaat worden alle aangevinkte inkoopfacturen verwerkt in het daarvoor aangegeven dagboek. Na verwerking wordt het XML-bestand verwijderd. De niet-verwerkte XML-bestanden blijven staan, evenals de bestanden die niet aan de criteria van een UBL-factuur voldoen.
Als er een PDF bestaat met dezelfde bestandsnaam (maar met extensie .pdf in plaats van .xml) wordt deze automatisch toegevoegd aan uw digitale archief. U kunt deze PDF dan oproepen vanuit het boekstuk waarmee de factuur is geboekt.
Instellingen
Om met CASH E-facturen te kunnen werken moet u de volgende instellingen doen:
| 1 | Om te kunnen verzenden moet u uw eigen bedrijfsgegegevens invullen met functie Financieel > Instellingen > Bedrijfsgegegevens. Vergeet uw KvK-nummer niet. |
| 2 | Om te kunnen verzenden moet u tevens bij de betreffende afnemers het e-mailadres invullen en de rubriek Factuursoort op E zetten (vanuit de relatie met F7 naar functie Onderhoud relaties (deel 2) |
| 3 | Om te kunnen inlezen moet u in functie Financieel > Instellingen > Crediteurenparameters de rubrieken Dagboekcode en Map UBL-facturen invullen. Deze laatste is de map waarin u het .xml bestand opslaat vanuit de e-mail. |
| 4 | Vervolgens start u functie Financieel > E-factureren > Inkoopfacturen > Verwerken postbus om de facturen die u via de e-mail heeft binnengekregen, in te lezen. |
Matchen
H0380 Verwerken postbus
S0385 Uitzoeken UBL inkoop
S0384 Status UBL inkoop
S0376 Log UBL Inkoop
H0342 Kenmerken UBL inkoop (*CIB)
S0379 Viewer UBL inkoop
S0176 Overzicht Whitelist UBL
(*) Deze functie komt alleen voor als één van de genoemde modules is geïnstalleerd, waarbij:
B = CASH Compact
C = CASH Financieel
I = CASH Compact Pro