Deze tabel koppelt een omschrijving uit het UBL-bericht aan een grootboeknummer. Een UBL-kenmerk is een zoekterm die vanuit de factuuromschrijving kan worden gematched. Voorbeeld: Als in de UBL het kenmerk 'verzekering' is gevonden, wordt geboekt op de grootboekrekening 4310 Assurantiekosten.
Zoeken naar een kenmerk gebeurt op volgorde van volgnummer binnen de tabel van kenmerken. Zodra er een 'match' is wordt niet verder gezocht.
Als op de factuur een factuurkorting of betalingskorting staat en deze is in detail beschikbaar in het UBL bericht, kan met een UBL kenmerk direct geboekt worden op een specifieke grootboekrekening. Deze vergoedingen of extra kosten worden in een UBL bericht beschreven in de sectie 'AllowanceCharge'
Een geslaagde match is sterk afhankelijk van de gedetailleerdheid van de aangeleverde UBL. Het Kenmerk wordt vergeleken met de factuuromschrijving. Dit is de inhoud van de UBL-Tags 'Descriptionr', 'Name' en 'AdditionalInformation'.
LET OP: Niet alle UBL berichten bevatten detailinformatie op factuurregel niveau. Controleer daarom voordat u begint met UBL-kenmerken of de UBL-berichten omschrijvingen bevatten. Hiervoor is het overzicht Viewer UBL inkoop beschikbaar. Als het UBL-bericht alleen een totaalbedrag bevat, dient de leverancier zijn UBl-bericht uit te breiden.
Handmatig inlezen van UBLberichten gebeurt met functie Verwerken postbus Dit is ook het scherm waar UBL facturen die niet 100% gematched zijn, gecontroleerd en gecorrigeerd kunnen worden.
| 1 | De match vanuit een omschrijving in een UBL bericht wordt gemaakt op de letterlijke inhoud, ongeacht het lettertype of hoofdletters. Kies daarom voor korte kenmerken, om de beste match te maken. |
| 2 | De volgnummers worden opgehoogd met stappen van 10. Zo kunt u eenvoudig volgnummers tussen voegen. De kenmerken worden afgetest in volgorde van de volgnummers. Zodra er een 'match' is wordt de test afgebroken. |
| 3 | Een grootboekrekening kan worden gekoppeld aan meerdere kenmerken. |
| 4 | Ter informatie wordt de omschrijving van de geselecteerde grootboekrekening getoond. |
| 5 | Een printbaar overzicht met de ingestelde kenmerken is beschikbaar met tabblad F4 Overz. |
Volgnummer (3 cijfers) [1323]
Het volgnummer dat bepaalt in welke volgorde het betreffende kenmerk wordt behandeld.
Omschrijving (25 cijfers/letters) [885]
Het (deel) van factuuromschrijving waarmee de grootboekrekening voor de kosten wordt herkend.
Grootboekrekening (bestaande waarde) [201]
Het nummer waarmee de grootboekrekening wordt geidentificeerd.
Een nul aan het begin van het nummer wordt beschouwd als integraal onderdeel van dat nummer.
Kostenplaats (bestaande waarde) [911]
De code waarmee de kostenplaats wordt geidentificeerd. Zoeken naar een bestaande code is mogelijk door de eerste posities van de code te geven of een deel van de omschrijving. maak gebruik van het vergrootglas-icoon.