| 1 | Invoeren van een nieuwe ontvangstbon is alleen mogelijk als de cursor op de rubriek Ontvangstbonnummer staat. |
| 2 | Inkooporderregels worden geselecteerd met functietoets F3. Deze regels kunnen hierna op de ontvangstbon worden bijgelezen door ESC te selecteren. |
| 3 | Na acceptatie van de inkooporderregels op de ontvangstbon wordt een andere functie gestart. Deze functie is gelijk aan de invoerfunctie indien, direct na de goederenontvangstkop, functietoets F4 zou worden geselecteerd. |
| 4 | Een ontvangstregel kan worden verwijderd door op de desbetreffende regel bij het aantal ontvangen goederen de waarde 0 in te geven. |
| 5 | De status kan twee waarden hebben: I (in bewerking) of V (geverifieerd). Alleen met de status V kan de ontvangstbon worden verwerkt. |
| 6 | De goederenontvangst kan ook plaatsvinden met functie Inkoopfactuur Daar wordt ook gecontroleerd of de voorraad van het betreffende artikel reeds is verwerkt. Is de goederenontvangst nog niet verwerkt, dan zorgt deze functie voor de administratieve afhandeling. |
Wanneer deze functie wordt gestart, staat de cursor op de rubriek Ontvangstbonnummer. Met functietoets F8 wordt een nieuw goederenontvangstbonnummer opgevraagd en daarmee een nieuwe goederenontvangst aangemaakt. Met ENTER gaat de cursor naar de rubrieken Leveranciersnummer, Ontvangstdatum, Referentienummer en Medewerker. Met de functietoetsen F9 en F10 kan worden gebladerd in alle nog te verwerken ontvangstbonnen op volgorde van de laatst geselecteerde rubriek.
Invoeren van een nieuwe goederenontvangst is alleen mogelijk als de cursor op de rubriek Ontvangstbonnummer staat.
Ontvangst Controle
Tijdens registratie van de goedenontvangst wordt achtergrond informatie uit de artikel stamgegevens getoond in de kop van het onderhoudsscherm. Deze artikel specifieke details zijn vast te leggen in de Rubrieken: Opmerking 1 & 2 en de Memo regels. (Zie Stamgegevens artikel Tabblad F3 en F8).
Deze functionaliteit is te gebruiken om in het magazijn aanwijzingen te geven hoe goederen worden geplaatst of verpakt. Deze achtergrondinformatie per orderregel is ook op te vragen in een overzicht met alle artikelen van een goederenontvangst. Zie het controle-overzicht onder het tabblad F8 in het onderhoudsscherm van de goederenontvangst. Goederenontvangsten
Op iedere inkooporderregel zijn verder de volgende functietoetsen actief:
| F4 | Econm | Overzicht met de economische voorraadgegevens van het betreffende artikel. |
| F5 | Etik | Afdrukfunctie voor artikeletiketten. |
| F6 | Omsch | Invoerscherm om meerdere omschrijvingsregels in te voeren voor deze inkooporderregel. |
| F7 | Toevg | Cursor staat op een lege regel: Toevoegen van een extra orderregel op een bestaande inkooporder. |
| F7 | InfoV | Cursor staat op een bestaande regel: Opvragen van de vaste gegevens van het betreffende artikel. |
| F8 | Nieuw | Cursor staat op een lege regel: Toevoegen van een nieuwe inkooporder op de aanwezige factuur. |
| F8 | InfoR | Cursor staat op een bestaande regel: Opvragen van gedetailleerde informatie van de inkooporderregel Binnen deze functie biedt functietoets F8 de mogelijkheid artikeletiketten af te drukken. |
* 2560 Ontvangstbonnummer (6 cijfers)
Het interne volgnummer van de goederenontvangst.
Met functietoets F8 kan het eerstvolgende vrije ontvangstbonnummer worden opgevraagd. In dat geval wordt een nummer gekozen volgens de reeks zoals ingesteld bij functie Ontvangstbonnummer
Een nieuw ontvangstbonnummer kan ook handmatig worden vastgelegd.
Een bestaand ontvangstbonnummer kan worden aangegeven om de lopende, nog niet verwerkte, goederenontvangst te muteren. Functietoets F2 verschaft een overzicht met de nog niet verwerkte goederenontvangsten.
Met de functietoetsen F9 en F10 kan worden gebladerd in de nog niet verwerkte goederenontvangsten.
Door een (1) of meerdere keren ENTER te selecteren kan ook worden gebladerd in de lopende ontvangstbonnen, gesorteerd op leverancier, ontvangstdatum, referentienummer of medewerker.
* 2230 Leveranciersnummer (bestaand leveranciersnummer)
Het nummer van de leverancier waarvoor de goederenontvangst moet worden ingevoerd.
Een leveranciersnummer is gelijk aan het relatienummer. Een relatie wordt als leverancier beschouwd indien de extra leveranciersgegevens zijn vastgelegd. Zie hiervoor de functie Leverancier instellen
* 2530 Ontvangstdatum (6 cijfers)
De datum van de goederenontvangst in het formaat DDMMJJ (Dag, Maand, Jaar). De standaardwaarde is de systeemdatum.
* 2506 Referentienummer (18 cijfers/letters)
De referentie van de goederenontvangst. Meestal wordt hiervoor het pakbonnummer van de leverancier gekozen.
Deze rubriek wordt bij de verantwoording in de financiële administratie overgenomen in de omschrijvingsrubriek van de boekregel.
* 2205 Medewerker (bestaande medewerker)
De code van de medewerker die verantwoordelijk is voor het invoeren van deze goederenontvangst.
* 2209 Magazijn (bestaand magazijn)
De code van het magazijn waarin de goederenontvangst moet worden verwerkt.
Deze rubriek dient alleen van een waarde te worden voorzien als de goederenontvangst ook daadwerkelijk in een submagazijn heeft plaatsgevonden.
Deze rubriek wordt alleen gebruikt indien systeemswitch Meerdere magazijnen de waarde J bevat.
Deze magazijncode wordt als standaardwaarde gebruikt voor de goederenontvangstregels en wordt alleen gebruikt tijdens de invoer van een nieuwe ontvangstbon. Muteren van een magazijncode per ontvangstbon gebeurt alleen per inkooporderregel.
* 2911 Kostenplaats (bestaande kostenplaats)
Een kostenplaatscode die wordt gebruikt om de verantwoording van de goederenontvangst per ontvangstbon te kunnen voorzien van een kostenplaats.
In de financiële historie is in eerste instantie alleen een overzicht per grootboekrekening mogelijk. Een verdere verdeling in de financiële administratie is mogelijk door het gebruik van kostenplaatsen. Als hiervan gebruik wordt gemaakt, dient de juiste systeemswitch hiervoor te zijn ingesteld. Zie hiervoor functie Systeemswitches
* 2554 Status (I,V)
De code die de status van de goederenontvangst aangeeft.
Geldige waarden zijn:
| I | In bewerking |
| V | Geverifieerd |
Alleen wanneer de status V (geverifieerd) is, kan de goederenontvangst worden verwerkt in de voorraad en de financiële administratie.
* 2405 Omschrijving (40 cijfers/letters)
Een omschrijving van de goederenontvangst.
* 2408 Omschrijving 2 (40 cijfers/letters)
Een extra omschrijvingsregel van de goederenontvangst.
| F3 | Selectie | S2110 Selectie IO-regels |
| F4 | Regel | H2560 Onderhoud goederenontvangstregels |
| F5 | Etiket | S2431 Afdrukken orderregeletiketten |
| F6 | Verwerk | S2562 Verwerken goederenontvangsten |
| F7 | Leveranc | S2526 Vaste gegevens leverancier |
| F8 | Overz | S2638 Goederenontvangsten |