De primaire datumselectie is: 'Volgende onderhoudsdatum'.
Secundaire datumselecties zijn:
| Installatiedatum: | Voor een aanbieding om onderhoud te nemen op een geleverd product. |
| Afloopdatum garantie: | Voor een aanbieding om onderhoud te nemen op een geleverd product. |
| Contractdatum: | Voor een aanbieding om een contract te verlengen |
| Laatste onderhoudsdatum: | Voor een aanbieding om het onderhoud te verlengen |
| Volgende factuurdatum: | Voor het maken van een volgende periodieke onderhoudsfactuur |
| Laatste storingsdatum: | Voor het maken van een storingsfactuur |
Voor het maken van periodieke onderhoudsfacturen kan het volgende stappenplan worden doorlopen:
1 Controle stamgegevens van het contract
2 Aanmaken nieuwe servicebonnen op basis van een peildatum
3 Controle van de nieuwe servicebonnen
4 Maken van een definitieve planning
5 Afdrukken servicebon ten behoeve van de monteur
| 1 | Na het aanmaken van een servicebon wordt de volgende Onderhoudsdatum vastgesteld; aan de hand van rubriek Onderhouds Termijn (mnd) uit het servicecontract of vanuit de tabel Contractsoort. De nieuwe geplande onderhoudsdatum wordt altijd op een maandag gezet en kan definitief worden ingepland per servicebon. |
| 2 | In de kop van de servicebon wordt de rubriek Contactpersoon automatisch gevuld met de contactpersoon uit het servicecontract. Indien op het servicecontract geen contactpersoon staat, wordt de eerste contactpersoon van de klant overgenomen. |
| 3 | Indien het aantal formulieren voor 1 run te groot wordt voor verwerking, kan een selectie worden gedaan op rayoncode. |
| 4 | Indien de rubriek 'Datum beeindigd' gevuld is en in de toekomst ligt, wordt de servicebon toch verwerkt; ligt deze datum in het verleden, dan wordt het contract geblokkeerd. |
| 5 | De rubriek Opmerking in de kop van de servicebon wordt op de volgende wijze gevuld: |
| 1. Vaste tekst per run uit de verwerkingsfunctie (Aanmaken formulier o.b.v. contract). | |
| 2. Variabele tekst per contract als keuze 1 leeg is (de productreferentie per servicecontract) | |
| 6 | Per verwerkingsrun kan een Servicestatus worden aangegeven, die bij alle bonnen wordt ingevuld. |
Contractsoort van t/m (grenswaarde) [4100]
Rayon van t/m (grenswaarde) [2204]
* 4305 Datumselectie (6 cijfers)
Met deze rubriek wordt de gewenste selectie op peildatum aangegeven. Afhankelijk van de functie van de formulieren, dient een daarbijbehorende peildatum aangegeven te worden. De defaultwaarde voor servicebonnen is 5 (onderhoudsdatum volgend). Geldige waarden zijn:
1 Installatiedatum
2 Afloopdatum garantie
3 Contractdatum
4 Onderhoudsdatum laatste
5 Onderhoudsdatum volgend
6 Storingsdatum laatste
7 Factuurdatum volgend
Datum installatie van t/m (grenswaarde) [4203]
Afloopdatum garantie van t/m (grenswaarde) [4204]
Datum contract van t/m (grenswaarde) [4205]
Onderh.datum laatste van t/m (grenswaarde) [2352]
Onderh.datum volgend van t/m (grenswaarde) [2353]
Storingsdat. laatste van t/m (grenswaarde) [4207]
Factuurdatum volgend van t/m (grenswaarde) [4208]
* 4008 Kostencode contract (bestaande artikelcode)
Met deze rubriek kan een selectie worden gemaakt op de kostencode van het contract. Indien hier niets wordt ingegeven, wordt niet op de Kostencode van het contract geselecteerd. De Kostencode contract (artikelcode met artikelsoort K) is de code, waarmee de periodieke onderhoudsfacturen worden verantwoord. De codering hiervan is hier als standaardwaarde voor de gehele administratie in te stellen. Per contractsoort kan deze codering verder worden gespecificeerd.
* 2405 Omschrijving (40 cijfers/letters)
De omschrijving van het formulier. Deze omschrijving kan desgewenst op de formulieren worden afgedrukt.
* 2408 Omschrijving 2 (40 cijfers/letters)
Een tweede omschrijving van het formulier. Deze omschrijving kan desgewenst op de formulieren worden afgedrukt.
* 4102 Servicestatus (bestaande code)
Indien in deze rubriek een code wordt aangegeven, dan wordt deze in alle Servicebonnen vastgelegd.
* 2205 Medewerker (bestaande medewerker)
De code van de medewerker, die de factuurselectie doet en verantwoordelijk is voor de facturering van de servicecontracten.