De belangrijkste datumselectie is 'Volgende factuurdatum'. Indien gewenst kan de factuur ook op basis van een van de volgende datumselecties worden gemaakt:
| Installatiedatum: | Voor een aanbieding om onderhoud te nemen op een geleverd product. |
| Afloopdatum garantie: | Voor een aanbieding om onderhoud te nemen op een geleverd product. |
| Contractdatum: | Voor een aanbieding om een contract te verlengen |
| Laatste onderhoudsdatum: | Voor een aanbieding om het onderhoud te verlengen |
| Volgende onderhoudsdatum: | Voor het maken van een volgende periodieke onderhoudsfactuur |
| Laatste storingsdatum: | Voor het maken van een storingsfactuur |
Voor het maken van periodieke onderhoudsfacturen kan het volgende stappenplan worden doorlopen:
1 Controle stamgegevens van het contract
2 Aanmaken nieuwe verkooporders op basis van een peildatum *)
3 Controle van de nieuwe verkooporders *)
4 Maken van correcties en toevoegingen op de verkooporders *)
5 Afdrukken factureerrun
) Indien gewenst, kunnen deze stappen worden overgeslagen door de vraag: 'Afdrukken factuur' met 'D' (Direct afdrukken factuur) te beantwoorden, in tegenstelling tot ingave van 'I' (Indirect, met een tussenstap van functie Onderhoud verkooporder).
| 1 | Na het aanmaken van een verkoopfactuur wordt de volgende factuurdatum a.d.h.v. rubriek Fact. Termijn (mnd) - in het servicecontract of in de tabel Contractsoort - vastgesteld. |
| 2 | In de kop van de verkooporder wordt de rubriek Contactpersoon automatisch gevuld met de contactpersoon uit het servicecontract. Indien op het servicecontract geen contactpersoon staat, wordt de eerste contactpersoon van de klant overgenomen. |
| 3 | Indien het aantal formulieren voor 1 run te groot wordt voor verwerking, kan een selectie worden gedaan op rayoncode. |
| 4 | Indien de rubriek 'Datum beeindigd' gevuld is en in de toekomst ligt, wordt de servicebon toch verwerkt; ligt deze datum in het verleden, dan wordt het contract geblokkeerd. |
| 5 | De rubriek Opmerking in de factuurkop wordt op de volgende wijze gevuld: |
| 1. Vaste tekst per run uit de verwerkingsfunctie (Aanmaken formulier o.b.v. contract). | |
| 2. Variabele tekst per contract als keuze 1 leeg is (de productreferentie per servicecontract) |
* 3830 Afdrukken factuur (D,I)
Voor het maken van periodieke onderhoudsfacturen zijn 2 methodes beschikbaar; met deze rubriek kan de gewenste methode worden aangegeven. Geldige waarden zijn:
| D | Direct afdrukken van de factuur |
| I | Indirecte verwerking, met een tussenstap Controle verkooporder en een aparte afdrukrun. |
* 4317 Verzamelbonnen (J,N)
Met deze rubriek kan worden aangegeven, dat meerdere servicecontracten van dezelfde klant op EEN factuur verzameld moeten worden.
Geldige waarden zijn:
| J | Ja, per factuuradres wordt EEN verkooporder aangemaakt, met als klant het factuuradres en per contractnummer EEN regel met het bezoekadres. |
| N | Nee, per contract wordt een aparte verkooporder aangemaakt, met als klant het bezoekadres en mogelijk een afwijkend factuuradres. |
Contractsoort van t/m (grenswaarde) [4100]
Rayon van t/m (grenswaarde) [2204]
* 4305 Datumselectie (6 cijfers)
Met deze rubriek wordt de gewenste selectie op peildatum aangegeven. Afhankelijk van de functie van de formulieren, dient een daarbijbehorende peildatum aangegeven te worden. De defaultwaarde voor facturen is 7 (factuurdatum volgend).
Geldige waarden zijn:
1 Installatiedatum
2 Afloopdatum garantie
3 Contractdatum
4 Onderhoudsdatum laatste
5 Onderhoudsdatum volgend
6 Storingsdatum laatste
7 Factuurdatum volgend
Datum installatie van t/m (grenswaarde) [4203]
Afloopdatum garantie van t/m (grenswaarde) [4204]
Onderh.datum laatste van t/m (grenswaarde) [2352]
Onderh.datum volgend van t/m (grenswaarde) [2353]
Storingsdat. laatste van t/m (grenswaarde) [4207]
Factuurdatum volgend van t/m (grenswaarde) [4208]
* 2205 Medewerker (bestaande medewerker)
De code van de medewerker, die de factuurselectie doet en verantwoordelijk is voor de facturering van de servicecontracten.
* 4008 Kostencode contract (bestaande artikelcode)
Met deze rubriek kan een selectie worden gemaakt op de kostencode van het contract. Indien hier niets wordt ingegeven, wordt niet op de Kostencode van het contract geselecteerd. De Kostencode contract (artikelcode met artikelsoort K) is de code, waarmee de periodieke onderhoudsfacturen worden verantwoord. De codering hiervan is hier als standaardwaarde voor de gehele administratie in te stellen. Per contractsoort kan deze codering verder worden gespecificeerd.
* 2405 Omschrijving (40 cijfers/letters)
De omschrijving van het formulier. Deze omschrijving kan desgewenst op de formulieren worden afgedrukt.
* 2408 Omschrijving 2 (40 cijfers/letters)
Een tweede omschrijving van het formulier. Deze omschrijving kan desgewenst op de formulieren worden afgedrukt.
* 2008 Factuurtekst Contractnummer (J,N)
Met deze rubriek kan worden aangegeven, of een factuurtekst met het contractnummer moet worden aangemaakt of niet.
* 2014 Factuurtekst Contractsoort (J,N)
Met deze rubriek kan worden aangegeven, of een factuurtekst met de omschrijving van de contractsoort moet worden aangemaakt of niet.