Uitgangspunten hierbij zijn:
| - | De inkooporder van het moederbedrijf is gelijk aan de verkooporder van het dochterbedrijf. |
| - | Beide bedrijven werken met CASH Handel. |
| - | Het ASCII-bestand wordt aangemaakt in het bestand van de besteller (koper, moederbedrijf, dat bij haar leverancier bestelt) en als verkooporder ingelezen in het bestand van de verkoper (dochterbedrijf, dat aan haar afnemer verkoopt). |
| - | Het Leveranciersnummer van de inkooporder is in principe gelijk aan het Klantnummer van de verkooporder. |
| - | De nummerreeksen van de inkoop- en verkooporders zijn gelijk. Hierdoor wordt het verkoopordernummer gelijk aan het inkoopordernummer. |
| - | Op basis van de verwerkingsstatus van de inkooporderregels is een duidelijke selectie mogelijk, welke bestellingen geëxporteerd moeten worden. Bijvoorbeeld: Status L (=lopende order). |
| - | Inkooporderregels waarvan de goederenontvangst is ingevoerd, worden nooit geëxporteerd. |
| 1 | Een 'intercompany-koppeling' vereist een volledige uniformiteit in coderingen, relaties, artikelen, etc. in beide administraties. |
| 2 | Selectief kan de verwerkingsstatus van de inkooporders automatisch worden gemuteerd, door de vraag Ink.status muteren met J (=ja) te beantwoorden. Indien vervolgens bij de rubriek Status nieuw de waarde O wordt ingegeven, fungeert deze exportfunctie als de vervanger van de functie Afdrukken inkooporder. |
| 3 | Het inlezen van het ASCII-bestand met verkoopordergegevens gebeurt (in de andere administratie) met functie Import ASCII-bestand (CASH formaat) in submenu Import/export/conversies |
| 4 | Het is aan te bevelen elke keer dezelfde bestandsnaam te gebruiken, of telkens een unieke naam, waarin de datum vermeld staat. |
| 5 | Het is niet verplicht om tijdens het importeren van verkooporders een verkoopordernummer mee te geven. Indien dit niet wordt gedaan, wordt automatisch het eerste vrije nummer van de eerste nummerreeks gehanteerd. |
| 6 | Deze functie exporteert alleen de orderkop en de orderregels en geen stamgegevens klant en artikelen. De artikelcodering van beide bestanden dient identiek te zijn. |
* 2230 Leveranciersnummer (bestaande leverancier)
Met deze rubriek wordt de leverancier aangegeven, waarvan inkooporders moeten worden geëxporteerd.
* 2220 Naar Klantnummer (6 cijfers)
Met deze rubriek wordt het klantnummer aangegeven, dat in de verkooporders moet worden opgenomen. De defaultwaarde is het leveranciersnummer.
* 2813 Status inkooporder (A,N,R,L,O,B,C,G,V,F,H)
Met deze rubriek kunnen de gewenste inkooporders worden geselecteerd op Inkooporderstatus.
Geldige waarden zijn:
| A | Alle, er wordt niet op inkooporderstatus geselecteerd. |
| N | Alleen inkooporderregels selecteren, waarvan nog geen goederenontvangst is ingevoerd. |
| R | Alleen inkooporderregels met status A (Inkoopaanvragen) worden geselecteerd. |
| L | Alleen lopende inkooporderregels worden geselecteerd. |
| O | Alleen inkooporderregels, die op een opdrachtbon zijn afgedrukt, worden geselecteerd. |
| B | Alleen inkooporderregels met Status B (bevestiging leverancier) worden geselecteerd. |
| C | Alleen inkooporderregels met Status C (bevestiging vervoerder) worden geselecteerd. |
| G | Alleen inkooporderregels, waarvan de goederenontvangst is ingevoerd, worden geselecteerd. |
| V | Alleen inkooporderregels, waarvan de goederenontvangst is verwerkt, worden geselecteerd. |
| F | Alleen inkooporderregels, waarvan de inkoopfactuur is ingevoerd, worden geselecteerd. |
| H | Alleen inkooporderregels, die in de historie staan, worden geselecteerd. |
* 0012 Ink.status muteren (J,N)
Met deze rubriek wordt aangegeven of de inkooporderstatus van de geselecteerde inkooporders moet worden gewijzigd in een nieuwe status.
* 2504 Status nieuw (L,O,B,C,G,V,F,W)
Deze rubriek verschijnt alleen op het beeldscherm, indien de vraag Ink.status muteren met J is beantwoord. Met deze rubriek wordt de nieuwe status aangegeven, waarin de inkooporderstatus - van de inkooporderkop EN de inkooporderregels - moet worden gewijzigd.
De standaardwaarde = O (Opdrachtbon is afgedrukt).
Geldige waarden zijn:
| L | Lopende inkooporder. |
| O | Inkooporder, die op een opdrachtbon is afgedrukt. |
| B | Inkooporder met Bevestiging leverancier. |
| C | Inkooporder met Bevestiging vervoerder. |
| G | Inkooporder, waarvan de goederenontvangst is ingevoerd. |
| V | Inkooporder, waarvan de goederenontvangst is verwerkt. |
| F | Inkooporder, waarvan de inkoopfactuur is ingevoerd. |
| W | Inkooporder, waarvan de inkoopfactuur is verwerkt. |
* 2742 Inkoopprijzen (J,N)
Met deze rubriek kan worden aangegeven, dat de inkoopprijs van de inkooporder, als verkoopprijs moet worden overgenomen in de verkooporder.
Het alternatief is dat de inkoopprijzen NIET als verkoopprijzen geëxporteerd. In dit geval wordt de verkoopprijs bij het importeren uit de stamgegevens, of uit de prijsafspraken overgenomen.
Leveranciersgroep van t/m (grenswaarde) [2207]
Inkoopordernummer van t/m (grenswaarde) [2550]
Medewerker van t/m (grenswaarde) [2681]
Referentie van t/m (grenswaarde) [2506]
Besteldatum van t/m (grenswaarde) [2688]
Leverdatum van t/m (grenswaarde) [2679]
* 0011 Bestandsnaam (30 cijfers/letters)
Met deze rubriek wordt de naam van het bestand aangegeven, waarin de Inkooporders moeten worden opgenomen.
* 0040 Bestandsformaat (E,C,W,A,V,X)
Met deze rubriek wordt het formaat van het bestand aangegeven
Geldige waarden zijn:
| E | Excel-formaat |
| C | CASH-formaat |
| W | WordPerfect-formaat |
| A | ASCII-formaat met een variabele veldlengte. Tussen de velden wordt een komma geplaatst. |
| V | ASCII-formaat met een vaste veldlengte. Deze velden worden tot de maximale lengte met spaties aangevuld. Tussen de velden wordt geen scheidingsteken opgenomen. |
| X | Excel direct |