Wat is Referentie Grootboek Schema?
RGS is de nieuwe standaardisatie van het rekeningschema, met als hoofddoel een efficiënte automatisering van externe financiële rapportages. Het resulteert in een universele weergave van de Balans en Winst & Verlies, ongeacht de branche, bedrijfsgrootte of organisatievorm.
Het RGS in ontstaan vanuit een brede samenwerking van private en publieke organisaties en beoogd universele rapportages aan externe instanties, zoals de Belastingdienst, Kamer van Koophandel, Banken en het Centraal Bureau voor de Statistiek, maar kan ook gebruikt worden voor Benchmarking.
Omdat de bestaande SBR codering (Standard Business Reporting) als log werd ervaren, is bij de samenstelling van RGS bewust gekozen voor een logische indeling die ook voor niet accountants begrijpelijk is.
Het rapporteren aan uitvragende instanties via uniforme financiële rapportages vereenvoudigd het administratief proces en verlaagd daarmee de automatiseringskosten.
RGS in CASH
De interne verslaglegging is gebaseerd op het rekeningschema, de externe rapportage volgt de RGS codering. Omdat het doel van een grootboeknummer en referentienummer uiteen kan lopen, wordt gewerkt met een koppeling, waarbij de RGS codes eenmalig gematchd worden aan de bestaande grootboekrekeningen. RGS in ingedeeld in 5 niveaus, waarbij niveau 3 de groepindeling is waar vanuit naar een detailniveau wordt gegaan.
Omdat deze standaardisatie uiteindelijk begint bij het vastleggen van de boeking, kan het wenselijk zijn het bestaande rekeningschema uit te breiden. Overleg met uw accountant is dus aan te raden, bij het in gebruik nemen van RGS.
Versiebeheer RGS
In 2015 is begonnen met de eerste versie: 1.1. Het Referentie Grootboek Schema krijgt een jaarlijkse update met een nieuw versienummer. Als de nieuwe RGS-codes geen betrekking hebben op uw onderneming of organisatie blijft de RGS-koppeling van de vorige versie gehandhaafd. Geef in CASH per versienummer dus alleen gewijzigde koppelingen in. De RGS-rapportages worden samengesteld, gebaseerd op de basis-koppeling met optionele toevoegingen per versie. Daarmee zullen de meeste bedrijven kunnen volstaan met een eenmalige RGS koppeling, gebaseerd op versie 1.1.
RGS beheer voor meerdere administraties
Het koppelen van een bestaand rekeningschema aan RGS is een secuur proces. Als u werkt met meerdere administraties en identieke rekeningschemaÆs is het voldoende om de koppeling in een basisadministratie uit te voeren en die mapping te gebruiken in alle andere administraties.
Voor meer achtergrond informatie verwijzen we naar de RGS-website:
Mapping in CASH
Het matchen van een grootboeknummer en een RGS-code gebeurd op meerdere niveau's: Administratie en Versie.
Als meerdere cash-administraties een RGS koppeling hebben, kan worden gewerkt vanuit een basis-administratie. Daarvoor dienen de rekeningschema's wel identiek te zijn. Elke CASH-administratie kan zijn mapping halen uit een vooraf ingestelde basis-administratie. Zie RGS parameters
RGS werkt met versienummers. Een nieuw versienummer gebruikt primair de bestaande mapping van een vorige versie, zodat alleen nieuwe matches per versie toegevoegd hoeven te worden.
WERKWIJZE
Selecteer eerst het gewenste versienummer. Het hoogste volgnummer is actueel.
Deze functie toont vervolgens alle grootboeknummers in deze administratie.
Selecteer per rekeningnummer de overeenkomstige RGS-code. Deze keuze wordt gestuurd vanuit de rekeningsoort (Balans of W&V) en de niveau indeling van RGS. Kies voor de detail-mapping de RGS-code uit het hoogste niveau (4 of 5).
Vanuit de regel waar de cursor staat, wordt in de kop van de functie 2 omschrijvingen getoond: uit het rekeningschema en van de RGS-code.
Per grootboekrekening wordt aanvullende informatie getoond in 3 niet muteerbare kolommen:
| srt | Soort rekening in CASH |
| Oms. | Omschrijving rekeningnummer in CASH |
| adm | Administratiecode van waaruit gemapt is. Alleen bij lokaal gemuteerde referenties zal een afwijkende administratiecode staan. |
Controleer de mapping met tabblad 4: Controle RGS mapping
Versie RGS (6 cijfers/letters) [1584]
Het Referentie Grootboek Schema kent een jaarlijks versienummer.
Vanuit de geselecteerde boekperiode wordt het bijbehorende versienummer bepaald.
Versie 1.1 = vanaf boekjaar 2015
Versie 2.0 = vanaf boekjaar 2016
Versie 3.0 = vanaf boekjaar 2017
Versie 3.2 = vanaf boekjaar 2019
Grootboekrekening (bestaande waarde) [201]
Het nummer waarmee de grootboekrekening wordt geidentificeerd.
Een nul aan het begin van het nummer wordt beschouwd als integraal onderdeel van dat nummer.
Referentiecode (14 cijfers/letters) [1580]
Selecteer uit het Referentie Grootboek Schema de gewenste Alfabetische RGS-code.
Deze code is onderverdeeld in 5 niveaus en in Balans of Winst&Verlies.
Selecteer vanuit niveau 3 de gewenste detaillering.
De niveau's zijn herkenbaar aan het gebruik van hoofdletters.
niveau 1 = pos 1 : Balans of Winst&Verlies
niveau 2 = pos 2 : Hoofdgroep
niveau 3 = pos 5 : Rubriek (Subgroep)
niveau 4 = pos 8 : Rekening
niveau 5 = pos 11: Mutatie detail
Zoek op basis van enkele letters van de RGS-code of een zoekterm uit de omschrijving van een RGS-code.