| - | klachtenbron (aanduiding van de meldingsbron van de klacht) |
| - | klachtensoort (indeling van de soort klacht) |
| - | klachtenstatus (aanduiding van de onderzoeksfase en de oplossing van de klacht) |
De datum en de medewerker kan worden vastgelegd van:
| - | de registratie van de klacht |
| - | de beslissing welke actie moet worden uitgevoerd |
| - | de behandeling van de klacht |
De volgende soorten van klachten kunnen worden vastgelegd en behandeld:
| - | Klacht van een klant, met of zonder koppeling met een inkooporder. |
| - | Klacht naar een leverancier, met of zonder koppeling met een verkooporder. |
| - | Interne klacht, met of zonder koppeling met een in- of verkooporder. |
| 1 | Indien bij de diverse datumrubrieken eerst een medewerkerscode wordt ingegeven, wordt het bijbehorende datumveld automatisch gevuld met de systeemdatum. |
| 2 | Een klachtenkaart kan worden afgedrukt met behulp van functietoets F5. |
| 3 | Een klacht wordt in de historie opgenomen door in rubriek Historie de waarde J op te nemen. |
| 4 | Bladeren in vastgelegde klachten is mogelijk met de functietoetsen F9 en F10. In een leeg scherm kan met ENTER gekozen worden uit de volgende sorteermogelijkheden: |
| 1 klachtennummer | |
| 2 verkoopordernummer | |
| 3 klantnummer | |
| 4 artikelcode | |
| 5 medewerker beslissing | |
| 5 | Een nieuwe klacht kan worden ingevoerd met functietoets F8, waarbij automatisch een nieuw nummer wordt uitgedeeld. |
| 6 | In een leeg scherm kan vanuit rubriek Klachtennummer, met behulp van functietoets F2, een overzicht van de vastgelegde klachten op het beeldscherm worden getoond. |
| 7 | Het vastleggen van een klacht gebeurt door vermelding van het verkoopordernummer, de klant, de artikelcode en het beschrijven van de klacht in de rubriek Omschrijving klacht (maximaal 500 tekens). Voorts kan gebruik gemaakt worden van 3 vrij definieerbare tabellen, te weten: |
| - bron: dit betreft de meldingsbron van de klacht | |
| - soort: deze heeft betrekking op de classificatie van de klacht | |
| - status: hiermee wordt de onderzoeksfase en het oplossingstraject van de klacht aangegeven. | |
| Zie hiervoor de onderhoudsfuncties voor de tabellen van Klachtenbron, Klachtensoort, respectievelijk Klachtenstatus. | |
| 8 | Van de volgende activiteiten kan zowel een medewerkerscode, als een datum worden vastgelegd: |
| - registratie van de klacht | |
| - beslissing welke actie gevolgd dient te worden | |
| - behandeling van de klacht | |
| 9 | In voorkomende gevallen kan een klacht aan een inkooporder worden gekoppeld met behulp van functietoets F6:Ink. |
| 10 | Alleen indien de module CASH Relatiebeheer in gebruik is, kan met behulp van functietoets F3 een notitie worden vastgelegd bij de geselecteerde relatie. |
| 11 | Na het vastleggen van een klacht kunnen met functietoets F7:Actie 2 extra velden per klacht worden opgeroepen: actie preventief en actie correctief. In deze velden kunnen aanvullende acties worden vastgelegd, om in de toekomst de klacht te voorkomen. De ingevoerde tekst wordt op de klachtenkaart afgedrukt. |
| 12 | In de Windows-versie kan binnen een tekstblok bewust gebruik worden gemaakt van de ENTER om een nieuwe regel te beginnen. Het verlaten van het tekstblok is dan ook alleen mogelijk met de [Bevestig] button. Met ESC wordt het tekstblok verlaten, ZONDER dat de tekst gemuteerd is. |
Een nieuwe klacht wordt vastgelegd door met behulp van functietoets F8 een nieuw klachtennummer uit te delen.
* 3750 Klachtennummer (8 cijfers)
Met deze rubriek wordt het unieke volgnummer van de klacht geïdentificeerd. Met functietoets F8 wordt automatisch een nieuw klachtennummer voorgesteld.
* 3756 Omschrijving Klacht (500 cijfers/letters)
Met deze rubriek wordt de aard van de klacht beschreven.
* 2400 Verkoopordernummer (8 cijfers)
Met deze rubriek wordt de verkooporder aangegeven waarop de klacht betrekking heeft.
* 2220 Klantnummer (6 cijfers/letters)
Het nummer van de klant waarvoor het te verkopen artikel is bestemd. Een klantnummer is gelijk aan het relatienummer. Een relatie wordt als klant beschouwd indien de extra klantgegevens zijn aangevuld. Zie hiervoor functie Klant instellen
* 2400 Artikelcode (bestaande artikelcode)
Met deze rubriek wordt de code aangegeven van het artikel waarop de klacht betrekking heeft.
* 3755 Omschrijving actie (318 cijfers/letters)
Met deze rubriek wordt de beschrijving van de gewenste actie weergegeven.
* 2005 Opmerking (40 cijfers/letters)
Met deze rubriek wordt een aanvullende opmerking van de klacht vastgelegd voor intern gebruik.
* 3747 Klachtenbron (6 cijfers/letters)
Deze rubriek heeft betrekking op de herkomst van de klacht. Coderingen hiervoor worden in een variabele tabel vastgelegd.
Voorbeelden hiervan zijn: klant, afdeling verkoop, afdeling kwaliteitszorg, etc. In de klachtenstatistiek worden de aantallen per Klachtenbroncode getotaliseerd.
* 3748 Klachtensoort (6 cijfers/letters)
Deze rubriek heeft betrekking op de classificatie van de klacht. Coderingen hiervoor worden in een variabele tabel vastgelegd.
Voorbeelden hiervan zijn: onjuist aantal, beschadiging of kwaliteitsafkeur, etc. In de klachtenstatistiek worden de aantallen per Klachtensoort getotaliseerd.
* 3749 Klachtenstatus (6 cijfers/letters)
Deze rubriek heeft betrekking op de behandelingsstatus van de klacht. Coderingen hiervoor worden in een variabele tabel vastgelegd.
* 3768 Akkoord (?,J,N)
Met deze rubriek wordt aangegeven of de klacht gegrond en geaccepteerd is. Geldige waarden zijn:
| ? | Klacht is nog in behandeling. |
| J | Ja, klacht is geaccepteerd. |
| N | Nee, klacht is niet geaccepteerd en afgewezen. |
* 3761 Datum registratie (DDMMJJ)
Met deze rubriek wordt de datum aangegeven waarop de klacht geregistreerd is.
* 3762 Datum beslissing (DDMMJJ)
Met deze rubriek wordt de datum aangegeven waarop de beslissing met betrekking tot de klacht is genomen.
* 3763 Datum behandeling (DDMMJJ)
Met deze rubriek wordt de datum aangegeven waarop de klacht in behandeling is genomen.
* 3760 Historie (N,J)
Met deze rubriek kan een geheel afgehandelde klacht desgewenst naar de historie worden verplaatst.
* 3766 Kosten (maximaal 9 cijfers)
Met deze rubriek kunnen eventueel gemaakte kosten om de klacht te verhelpen worden vastgelegd. Dit bedrag wordt vastgelegd in helen (bijvoorbeeld euro's).
* 3751 Medewerker registratie (bestaande medewerkerscode)
Met deze rubriek wordt de medewerker aangegeven die de klacht heeft geregistreerd.
* 3752 Medewerker beslissing (bestaande medewerkerscode)
Met deze rubriek wordt de medewerker aangegeven die de beslissing met betrekking tot de klacht heeft genomen.
* 3753 Medewerker behandeling (bestaande medewerkerscode)
Met deze rubriek wordt de medewerker aangegeven die de klacht in behandeling heeft genomen.
| F3 | Menu | M2750 Submenu klacht |
| F4 | S2758 Afdrukken klachtenkaart | |
| F5 | Terug | S2759 Terughalen uit historie naar actueel |
| F6 | Inkoop | D2751 Klacht inkoop |
| F7 | Actie | D3753 Klacht actie (deel 2) |
| F8 | Overz | L2600 Overzicht verkooporders |