M0610 - AFSLUITEN

Doel

Dit submenu bevat een aantal functies voor het afsluiten van de administratie zodat in de afgesloten periode niet meer gewijzigd of geboekt kan worden.

LET OP: In CASH is het niet noodzakelijk om de administratie af te sluiten. U kunt zo veel boekjaren als u wilt binnen de administratie vastleggen. Aanvullingen of correcties in vorige boekjaren worden automatisch meegenomen in de beginbalans van volgende boekjaren. Het is dus niet nodig om voor ieder jaar een nieuwe administratie aan te maken!

LET OP: Als u alleen bepaalde (gedeeltes van) boekjaren wilt blokkeren voor verdere wijziging zonder deze te verwijderen, kunt u dat het beste doen met functie Financieel > Afsluiten > Beperken boekperiodes. Hier kunt u met een minimum en maximum boekperiode aangeven, welke periodes of boekjaren voor wijziging toegankelijk zijn.

Achtergrond

Het afsluiten van een jaar of een periode is niet verplicht binnen CASH. In principe kan op elk moment gedurende het hele boekjaar in een willekeurige periode van het huidige jaar of van één van de vorige jaren worden geboekt. Om die reden kan bij het opvragen van de verschillende gegevens altijd een jaar en/of periode worden aangegeven.
Deze vrijheid kan om controletechnische redenen niet gewenst zijn. Ook kan het gebeuren dat de beschikbare diskruimte niet voldoende is om de gegevens van de voorbije jaren op disk te blijven bewaren. Om deze redenen kent het pakket verschillende gelaagde faciliteiten om boekperioden en boekjaren af te sluiten en om de gegevens van voorbije jaren te verwijderen. Deze faciliteiten zijn de volgende:
1 Het afsluiten van één of alle dagboeken. Het invoeren en wijzigen van een serie opeenvolgende boekstukken binnen een bepaald boekjaar is dan niet meer toegestaan.
2 Het afsluiten van het grootboek. De invoer en het wijzigen van mutaties tot en met een bepaalde periode in een boekjaar of het gehele boekjaar is dan niet meer toegestaan.
3 Het verwijderen van de mutaties van een jaar. Na het verwijderen van de mutaties kunnen geen mutatieoverzichten van het betreffende jaar meer worden aangemaakt. Tijdens deze functie wordt automatisch de beginbalans van het 'volgende' jaar opgesteld.
4 Het verwijderen van de saldi van een jaar. Na het verwijderen van de saldi kunnen geen periodeoverzichten van het betreffende jaar meer worden aangemaakt.

Uitvoering

Voor algemene uitleg zie invulinstructie.

Het gebruik van deze functies is definitief en kan niet meer worden teruggedraaid. Daarom is het raadzaam vóór het verwijderen van mutaties een kopie van de administratie te maken, zonodig onder een andere naam (administratiecode), zodat u toch nog altijd in de historie kunt terugkijken.

Dit menu bevat de volgende functies:

D0611 Afsluiten per dagboek (*BCEFI)
S0612 Afsluiten alle dagboeken (*BCEFI)
S0613 Afsluiten periode/jaar
S0615 Verwijderen mutaties (*BCEFI)
S0616 Verwijderen saldi (*BCEFI)
S0614 Export afgesl. dagboeken (*BCEFI)
S0609 Integriteitscontrole dagboeken
D0710 Beperken boekperiodes

(*) Deze functie komt alleen voor als één van de genoemde modules is geïnstalleerd, waarbij:
B = CASH Compact
C = CASH Financieel
E = CASH Compact Facturering
F = CASH Facturering
I = CASH Compact Pro