Bijvoorbeeld, de som van de grootboekrekeningen 4001 en 4002, de huisvestingskosten, moet worden doorgeboekt voor:
- een factor 20 naar rekening 4300
- een factor 30 naar rekening 4400/kostenplaats 1
- een factor 10 naar rekening 4400/kostenplaats 2
4001 Huur 4300 Huisvesting I ____________________ _____________________________ 1600 | 20/60--> 800 | | | | 4002 Elektriciteit 4400 Huisvesting II _________________ ____________________________ 800 | 30/60-->kp1 1200 | | 10/60-->kp2 400 |
Het voorbeeld maakt duidelijk dat de systematiek zeer flexibel is; het saldo van één of meer rekeningen kan worden weggeboekt naar één of meer andere rekeningen eventueel in combinatie met een kostenplaats.
De functie kijkt naar de saldi per periode en verdeelt deze automatisch in één keer per geheel boekjaar naar de opgegeven grootboekrekeningen en/of kostenplaatsen
In het geval dat er een onverdeeld saldo is, wordt het restbedrag geboekt op de grootboekrekening "Uitzoeken"
| 1 | De functie is alleen geschikt voor situaties waarin het saldo altijd volgens dezelfde verhouding (de serie factoren) moet worden verdeeld. |
| 2 | Een verdeelsleutel bestaat uit één of meerdere Van-regels en meerdere Naar-regels. |
| 3 | Voor het samenstellen van de grootboekmutaties worden via deze functie twee soorten regels onderscheiden: Van-regels en Naar-regels. |
| 4 | Een Van-regel geeft aan welke grootboekrekening(en) moeten worden geteld en op rekening dit saldo moet worden tegengeboekt. |
| 5 | Een Naar-regel is een regel die aangeeft naar welke rekening moet worden geboekt en voor welk deel. |
| 6 | De hoogte van het deel bij een Naar-regel is gelijk aan de hoogte van de factor ten opzichte van het totaal van de factoren. |
| 7 | Onder één groepsnummer zijn de bij elkaar behorende verdeelsleutels vast te leggen. |
| 8 | In Boeken via verdeelsleutels gebeurt het boeken op volgorde van groepsnummer. Dit geeft de mogelijkheid ook een automatisch geboekt saldo via een hoger groepsnummer door te sluizen. |
| 9 | Het automatisch boeken gebeurt altijd per periode voor een geheel boekjaar. |
| 10 | Als geen Naar-rekening aanwezig is (niet ingevoerd), wordt er niets geboekt. |
| 11 | Wordt in de Van-verdeelsleutel de rubriek Grootboekrekening niet ingevuld maar de rubriek kostenplaats wordt wel van een waarde voorzien dan wordt het saldo van de opgegeven kostenplaats in zijn geheel verdeeld. Ook hier geldt dat als de rubriek Tegenrekening niet is ingevuld, het saldo van de boekingen wordt tegengeboekt op de grootboekrekening zelf. Wordt de rubriek Tegenrekening wel gebruikt dan wordt het saldo op deze grootboekrekening geboekt. |
Groepsnummer (3 cijfers) [881]
Het nummer waarmee de bij elkaar behorende mutaties worden geïdentificeerd.
Bij de daadwerkelijke doorboeking kan geselecteerd worden op dit groepsnummer.
Volgnummer (3 cijfers) [882]
Het nummer waarmee een mutatie binnen een groep wordt geïdentificeerd.
Soort (V,N) [883]
Het soort mutatie waarvoor de regel wordt gebruikt. Geldige waarden zijn:
| V | Van-verdeelsleutel; een regel die zorgt voor het wegboeken van het saldo van een bepaalde rekening via dezelfde of een andere rekening. |
| N | Naar-verdeelsleutel; een regel die aangeeft naar welke rekening moet worden geboekt en voor welk deel. |
Grootboekrekening (bestaande waarde) [201]
Het nummer waarmee de grootboekrekening wordt geidentificeerd.
Een nul aan het begin van het nummer wordt beschouwd als integraal onderdeel van dat nummer.
Kostenplaats (bestaande waarde) [911]
De code waarmee de kostenplaats wordt geidentificeerd. Zoeken naar een bestaande code is mogelijk door de eerste posities van de code te geven of een deel van de omschrijving. maak gebruik van het vergrootglas-icoon.
Factor (12,2 cijfers) [884]
Het getal dat wordt gebruikt bij het bepalen van de hoogte van het deel van het saldo dat moet worden weggeboekt. De factor wordt alleen bij een Naar-regel opgegeven.
Omschrijving (25 cijfers/letters) [885]
De omschrijving van de mutatie zoals deze zal worden gehanteerd bij het samenstellen van de mutaties voor het grootboek.
Tegenrekening (bestaande waarde) [886]
De grootboekrekening die wordt gebruikt bij het wegboeken van het saldo van een of meer rekeningen. De rubriek is alleen van toepassing voor een Van-regel.
Kpl tegenrekening (bestaande waarde) [887]
De kostenplaats die wordt gebruikt bij het wegboeken van het saldo van een of meer rekeningen. De rubriek is alleen van toepassing bij een Van-regel.