| 1 | Wanneer alle gewenste offerteregels zijn ingevoerd, kan de offerte worden afgesloten met Esc. Op dat moment wordt een informatiescherm gepresenteerd met daarin de totaalwaarde van de goederen, de kosten, de korting, de inkoopwaarde en de marge. |
| 2 | Offertes kunnen worden gezocht op offertenummer, klantnummer en actiedatum. |
| 3 | Offerteteksten kunnen als vaste gegevens worden vastgelegd. Per offerte kunnen uit deze gegevens maximaal drie teksten worden geselecteerd. |
| 4 | In de rubriek Afdrukdatum offerte staat de datum waarop de offerte is afgedrukt en verzonden. |
| 5 | In de rubriek Geldigheidsdatum staat de datum waarop de geldigheid van de offerte verloopt. |
| 6 | Vrachtkosten kunnen automatisch worden toegevoegd op een offerte, door de systeemvariabelen Artikelcode vracht te activeren. |
| 7 | Indien Systeemswitch 'Offerte actie in CRM' de waarde 'J' bevat, en er wordt gebruik gemaakt van de module CASH CRM, dan wordt bij het invoeren van een nieuwe offerte, de actie hiervan als 'Actie-notitie' in CASH CRM opgenomen. Deze actie kan vervolgens op de normale wijze binnen CASH CRM worden bewaakt en/of worden be- of afgehandeld. |
| 8 | Indien deze functie voor de eerste maal wordt gestart en in deze administratie ontbreken de basis instellingen van de Handelsmodule, dan worden de systeem gegevens automatisch aangemaakt. Deze basisgegevens zijn: Systeemswitches, Boekingsvariabelen, Volgnummers, Dagboeken & grootboekrekeningen, en Formulierindelingen. |
| 9 | Berekenen van de Omzetbelasting gebeurd op basis van de landcode van de relatie (NL EU, buiten EU). Het resultaat is de Code OB (E=prijzen exclusief OB, N=OB verlegd). Het OB-tarief wordt bepaald via de stamgegegevens van het artiikel, Code OB (Hoog Laag, Nul, Onbelast). |
Nadat deze functie is gestart, staat de cursor op de rubriek Offertenummer. Met functietoets F8 wordt een nieuw offertenummer bepaald, waarmee een nieuwe offerte wordt aangemaakt. Met ENTER gaat de cursor naar de rubrieken Klantnummer en Actiedatum. Met de functietoetsen F9 en F10 kan worden gebladerd in bestaande offertes op volgorde van de laatst geselecteerde rubriek. Invoeren van een nieuwe offerte is alleen mogelijk als de cursor op de rubriek Offertenummer staat.
Op iedere offerteregel zijn verder de volgende functietoetsen actief:
| F4 | Econm | Overzicht met de economische voorraadgegevens van het betreffende artikel. |
| F5 | Prijs | Overzicht met alle prijsafspraken uit de stamgegevens van het betreffende artikel. |
| F6 | Omsch | Mutatiescherm om meerdere omschrijvingsregels in te voeren voor deze offerte. |
| F7 | Altnf | Overzicht met de alternatieve artikelen voor het betreffende artikel. |
| F8 | Overz | Overzicht van de offerteregels met per regel de volledige omschrijving. |
* 2440 Offertenummer (8 cijfers)
Het volgnummer van de offerte.
Met functietoets F8 kan het eerstvolgende vrije offertenummer worden verkregen. In dat geval wordt een nummer gekozen volgens de reeks zoals ingesteld bij functie Offertenummer
Een nieuw offertenummer kan ook handmatig worden opgegeven. Echter indien dit nieuwe nummer gelijk is aan het eerstvolgende nieuwe nummer, volgt de melding: Gebruik F8.
Een bestaand offertenummer kan worden opgegeven om de lopende offerte te muteren. Functietoets F2 verschaft een overzicht van de lopende offertes.
Met de functietoetsen F9 en F10 kan worden gebladerd in de lopende offertes. Door een (1) of meerdere keren ENTER te selecteren kan ook worden gebladerd in de lopende offertes, gesorteerd op klant of actiedatum.
* 2220 Klantnummer (bestaand klantnummer)
Het klantnummer waarvoor de offerte wordt vervaardigd.
Een klantnummer is gelijk aan het relatienummer. Een relatie wordt als klant beschouwd indien de extra klantgegevens ingevuld zijn. Zie hiervoor functie Klant instellen
Bij de invoer van een nieuwe offerte dient deze rubriek verplicht te worden ingevuld.
Wanneer een nieuw offertenummer is geaccepteerd en het toch wenselijk is om het nummer te laten vervallen, geef dan een willekeurig klantnummer in en laat vervolgens de offerte met SF1 vervallen. Als het offertenummer wel gebruikt moet worden, maar voor een andere, nieuwe offerte, dan bestaat de mogelijkheid, indien nog geen verkooporderregels zijn ingevoerd, een ander klantnummer aan de offertekop toe te kennen.
* 2447 Offertedatum (6 cijfers)
De datum van offerte in het formaat DDMMJJ (Dag, Maand, Jaar).
De standaardwaarde is de systeemdatum. De datum kan later niet meer handmatig worden gewijzigd.
* 2446 Actiedatum (6 cijfers)
De datum in het formaat DDMMJJ (Dag, Maand, Jaar) waarop de eerstvolgende actie voor deze offerte moet worden ondernomen.
De standaardwaarde is de systeemdatum. Deze datum kan worden verlengd met een standaard aantal kalenderdagen. Zie hiervoor functie Systeemvariabelen
De actiedatum kan desgewenst handmatig worden gewijzigd en mag niet voor de offertedatum liggen.
* 2442 Geldigheidsdatum (6 cijfers)
De datum in het formaat DDMMJJ (Dag, Maand, Jaar) waarop de geldigheid van de offerte verloopt.
De standaardwaarde is de systeemdatum. Deze datum kan worden verlengd met een standaard aantal kalenderdagen. Zie hiervoor functie Systeemvariabelen De datum kan desgewenst handmatig worden gewijzigd en mag niet voor de offertedatum liggen.
* 2406 Referentienummer (18 cijfers/letters)
Het referentienummer voor de offerte.
* 2441 Verwerkingsstatus (1,2,3)
Een offerte kent de volgende 3 verwerkingsstatussen:
| 1 | Nieuwe offerteaanvraag | Deze offerte dient nog op aantallen en prijzen te worden gecontroleerd. |
| 2 | Offerte in behandeling | De juiste aantallen en prijzen worden berekend. |
| 3 | Offerte is geverifieerd | De offerte is akkoord bevonden en mag worden afgedrukt. |
* 2201 Offertestatus (bestaande offertestatus)
De code voor de statusaanduiding van deze offerte.
Een offerte kan een variabele tabel van stappen doorlopen voordat verwerking naar een order of de historie plaatsvindt. Deze tabel kan zelf worden aangelegd. Zie hiervoor functie Onderhoud offertestatus
De offerte kan worden verwerkt naar een lopende verkooporder of direct naar de historie, ingeval er geen verkooporder uit de offerte volgt. Door gebruik te maken van deze offertestatus kan in de offertehistorie zichtbaar worden gemaakt waarom de offerte niet tot een verkooporder heeft geleid.
* 2419 Afleveradres (bestaand afleveradres)
De code voor het afleveradres van de klant.
In de stamgegevens van de klant kan een onbeperkt aantal afleveradressen worden vastgelegd. Zie hiervoor functie Klant functietoets F6.
* 2210 Verzendcode (bestaande verzendcode)
De verzendcode waarmee kan worden aangegeven hoe de levering van de (eventuele) order zal plaatsvinden.
* 2237 Contactpersoon (bestaand volgnummer)
Per klant kunnen meerdere contactpersonen worden vastgelegd. Zie functie Contactpersoon (nieuw) In deze rubriek wordt het volgnummer van een contactpersoon van de betreffende klant opgenomen. Deze rubriek behoeft niet te worden ingevuld. Met functietoets F2 wordt een overzicht van alle contactpersonen van de betreffende klant op het beeldscherm getoond.
* 2205 Medewerker (bestaande medewerker)
De medewerker die verantwoordelijk is voor het opstellen en invoeren van deze offerte. Lopende offertes kunnen worden gesorteerd op medewerker en per medewerker kan een omzetstatistiek worden bijgehouden.
Wanneer bij de stamgegevens van deze klant een vaste medewerker is opgegeven, wordt deze hier automatisch bijgelezen. Desgewenst kan handmatig een andere medewerker worden opgegeven.
* 2405 Omschrijving (40 cijfers/letters)
De omschrijving voor deze offerte.
* 2408 Omschrijving 2 (40 cijfers/letters)
De extra omschrijvingsregel voor deze offerte.
* 2211 Code offerte (bestaande tekstcode)
De code van de offertetekst die op het offerteformulier kan worden afgedrukt.
* 2217 Code offerte 2 (bestaande tekstcode)
De code van de offertetekst die op het offerteformulier kan worden afgedrukt.
* 2218 Code offerte 3 (bestaande tekstcode)
De code van de offertetekst die op het offerteformulier kan worden afgedrukt.
* 2242 Afdrukselectie (bestaande afdrukselectie)
Bij het afdrukken van verkoopformulieren kan een selectie worden gemaakt uit gelijksoortige orders of kan een keuze worden gemaakt uit verschillende verwerkingsmethodes.
Wordt van deze mogelijkheid geen gebruik gemaakt, dan wordt deze rubriek niet ingevuld.
* 2422 Code OB (E,I,A,X,N,B)
De code die de berekeningsmethodiek voor de OB bepaalt.
Geldige waarden zijn:
| E | De prijzen zijn exclusief OB |
| I | De prijzen zijn inclusief OB |
| A | De berekening exclusief of inclusief OB is afhankelijk van het artikel |
| X | Onbelast |
| N | Nee, geen OB berekenen (= OB verlegd) |
| B | Belasting buitenland |
Het OB-percentage wordt per offerteregel bijgelezen via de rubriek Code OB uit de artikelstamgegevens.
De standaardwaarde wordt bepaald aan de hand van de systeemswitch OB-berekening en is desgewenst handmatig te wijzigen. Zie hiervoor functie Instellen systeemswitches verkoop invoer
* 2002 Korting% (3 cijfers voor de komma/2 decimalen)
Het kortingspercentage voor deze offerte.
De rubriek Korting% bij de functie Onderhoud klant wordt op de orderkop bijgelezen en kan desgewenst handmatig worden gewijzigd. De korting wordt vervolgens op alle offerteregels bijgelezen als de rubriek Kortingscode van functie Onderhoud artikel van het betreffende artikel de waarde B bevat. Ook op offerteregelniveau is het kortingspercentage muteerbaar.
N.B. Een negatieve korting wordt verwerkt als toeslag.
* 2893 Valutacode (bestaande valutacode)
De code van de buitenlandse valuta waarin (eventueel) gefactureerd gaat worden. De waarde van rubriek Valutacode van de functie Onderhoud klant wordt als standaardwaarde gehanteerd. Desgewenst kan deze waarde handmatig worden gewijzigd.
* 2402 Leverdatum (6 cijfers)
De datum waarop de levering van de (eventuele) order zal plaatsvinden.
* 2490 Slagings% (4 cijfers)
In deze rubriek kan een percentage worden vastgelegd, dat de slagingskans van de offerte aangeeft. Met dit percentage wordt het verwachte omzetbedrag in functie Offertenummers gecorrigeerd.
* 2242 Afdrukselectie (bestaande afdrukselectie)
Bij het afdrukken van verkoopformulieren kan een selectie worden gemaakt uit gelijksoortige offertes, of kan een keuze worden gemaakt uit verschillende verwerkingsmethodes. Wordt van deze mogelijkheid geen gebruik gemaakt, dan wordt deze rubriek niet ingevuld.
* 2418 Aantal colli (8 cijfers)
Het aantal verpakkingseenheden waarin de artikelen uit de offerte eventueel kunnen worden uitgeleverd. In het algemeen is deze informatie bestemd voor de vervoerder. Dit gegeven kan op alle verkooporderformulieren worden afgedrukt.
* 2407 Aantal etiketten (2 cijfers)
Het aantal af te drukken adresetiketten met een maximum van 99. Na het afdrukken van de etiketten zal de rubriek automatisch worden leeggemaakt.
Deze rubriek is alleen van belang indien de offerte wordt verwerkt tot lopende verkooporder. De hier ingevulde waarde heeft pas effect wanneer de juiste systeemswitch staat ingesteld. Zie hiervoor functie Instellen systeemswitches verkoop invoer
| F3 | Regel | H2440 Offerteregels |
| F4 | Overname | S2404 Overnemen standaard offerte |
| F5 | S2827 Afdrukken offerte | |
| F6 | Verwerk | S2442 Verwerken offerte |
| F7 | Menu | M2440 Submenu offerte |
| F8 | Totaal | S2422 Totaalwaarde |