| 1 | Voorafgaande aan het aanmanen per e-mail is het noodzakelijk om in de CASH-SETUP de rubriek smtp-server (van de afzender) in te vullen met uw eigen mailserver en bij de betreffende relaties het e-mailadres in te vullen. |
| 2 | In de rubriek formuliercode dient een specifieke formuliercode te worden gebruikt, omdat deze aanmaning altijd per openstaande factuur wordt opgemaakt. |
E-mail afzender (60 cijfers/letters) [1465]
Het E-mailadres dat als afzender wordt gebruikt in de functie Aanmaanrobot Als deze rubriek niet is ingevuld wordt de waarde gebruikt die bij de Administratieparameters is ingevuld. Als deze ook leeg is wordt de waarde uit de CASH-SETUP overgenomen.
E-mail printlog (60 cijfers/letters) [1453]
E-mailadres van de persoon binnen het eigen bedrijf die de verzamel-PDF moet ontvangen met alle aanmaningen van relaties die geen e-mailadres hebben. Deze persoon moet de PDF afdrukken en de aanmaningen per post verzenden. Als deze rubriek leeg blijft, wordt de rubriek 'E-mail afzender' overgenomen.
E-mail deb.beheer (60 cijfers/letters) [1454]
E-mailadres van de persoon binnen het eigen bedrijf die het verslag moet ontvangen van alle verzonden aanmaningen. In principe is dit de debiteurenbeheerder. Als de rubriek leeg blijft, wordt de rubriek 'E-mail printlog' overgenomen.
Interval dagen (3 cijfers) [1455]
Hier dient het aantal dagen te worden ingegeven dat minimaal tussen de aanmaningen van een factuur moet liggen. De defaultwaarde is 14. Dit voorbeeld zorgt er voor dat opvolgende aanmaningen mbt. dezelfde factuur nooit binnen de 14 dagen worden gestuurd.
Vertragingsdagen (3 cijfers) [1456]
Hier kan een aantal dagen worden ingegeven dat bij de vervaldatum wordt opgeteld. De defaultwaarde is 3. Dit aantal geeft de ruimte aan die u wilt aanhouden als 'verwerkingstijd' van de betalingen bij de bank, of het aantal dagen dat u zelf achterloopt met het verwerken van de bankafschriften.
Formuliercode (bestaande waarde) [1457]
De formuliercode van de automatische aanmaning. Let op dat er een andere layout nodig is dan zoals in gebruik bij de andere aanmaningsfunctie, omdat Aanmaanrobot altijd over 1 factuur gaat. Gebruik zonodig Instelhulp aanmaningen om de juiste layout in te lezen.
Vanaf datum (datum DDMMJJ) [1458]
Hier kunt u een begindatum ingeven. Alle facturen met een factuurdatum die ligt voor deze begindatum worden overgeslagen. Deze rubriek kunt u gebruiken om facturen die al in behandeling zijn bij een incassobureau uit te sluiten.
Autom. activeren (N,J) [1459]
Met deze rubriek kunt u aangeven dat u de aanmaaanfunctie automatisch wilt laten starten. Door ingave van een 'J' wordt de functie automatisch gestart nadat de administratie wordt afgesloten. In een multi-user of netwerkversie gaat het om de laatste gelijktijdige gebruiker. U kunt deze rubriek alleen op 'J' zetten als ook de rubrieken 'E-mail afzender' en 'Formuliercode' zijn ingevuld. Ook de rubriek 'Smtp-server' in de CASH-SETUP moet zijn ingevuld. Let op: De functie wordt nooit gestart op zaterdag of zondag.
U wordt geadviseerd om de aanmaanrobot de eerste keer handmatig via het menu te starten. Na afloop wordt de 'aanmaningen.log' gestuurd naar de 'E-mail afzender', zodat u kunt zien hoe het verzenden van de aanmaningen is verlopen. Als dit naar tevredenheid is gegaan, kunt u kiezen voor het automatisch activeren van de functie. De functie start dan voortaan als het ware in de achtergrond.
Factuur meesturen (J,N) [3331]
Door dit aan te vinken kiest u ervoor om bij elke aanmaning die via de aanmaanrobot per e-mail wordt verstuurd ook de kopiefactuur als PDF mee te sturen. Voor facturen vervaardigd vanuit de modules CASH Faktuur of CASH handel is het wel gewenst, het bewaren van een kopie van de PDF te activeren.
CASH Factuur: Eigenschap W in de factureringsparameters. Actief tijdens verzenden of afdrukken van de factuur. Niet actief met terugwerkende kracht.
CASH Handel: Systeemeigenschap [Kopie factuur als PDF opslaan] = Ja.
Rente percentage (4,2 cijfers) [1005]
Met deze rubriek wordt het rentepercentage aangegeven dat berekend wordt op de aanmaning als de factuur, langer dan het aantal dagen uit de volgende rubriek, openstaat.
Ouderdom factuur (2 cijfers) [1006]
Met deze rubriek wordt de ouderdom bepaald vanaf wanneer er rente op de aanmaning wordt berekend. De ouderdom wordt berekend vanaf de factuurdatum plus de waarde uit deze rubriek, dus niet vanaf het aantal vervallen dagen.
Rente tekst (30 cijfers/letters) [1007]
Met deze rubriek wordt de tekst aangegeven die op de aanmaning zal worden geprint, als er een bedrag aan rente in rekening wordt gebracht.
Functie (bestaande waarde) [145]
Op basis van de hier ingevulde functie wordt gezocht bij de contactpersonen. Indien er een 'match' wordt gevonden, worden de gegevens van deze contactpersoon gebruikt voor de adressering van de aanmaning. Als de aanmaning gemaild wordt dan kunnen er tot 3 CC mailadressen vastgelegd worden. De contactpersoon moet dan dezelfde functie hebben en een vinkje bij CC in het scherm onderhoud contactpersonen.
Contactsoorten (25 cijfers/letters) [698]
De notities van deze soort(en) kunnen worden getoond in functie Openst. facturen (actueel) en in functie Debiteurenbewaking De eerst opgegeven notitiesoort wordt tevens gebruikt als notitiesoort bij de notities die worden aangemaakt tijdens het afdrukken van aanmaningen. Deze rubriek is alleen van toepassing als de module CRM is geinstalleerd.
| F3 | Tekst | D0105 Instellen tekst aanmaningenbericht |
| F4 | Taal | D0106 Instellen tekst aanmaningenbericht/taal |