| 1 | Voor iedere bankrekening dient een dagboek aanwezig te zijn waaraan dat bankrekeningnummer is toegekend via de rubriek Bank/IBAN van Onderhoud dagboekcodes |
| 2 | Als er sprake is van een koppeling met één bank dan kunnen de vaste gegevens van deze bank (zoals het soort bankformaat, bestandsnaam, boekjaar) worden vastgelegd bij het starten van de hier beschreven functie. Als het meer dan één bank betreft, dienen de overige banken éénmalig met Instellen bankafschriften te worden vastgelegd. |
| 3 | Als bankrekeningnummers in het bestand voorkomen waarvoor geen dagboek is gedefinieerd, dan worden deze mutaties overgeslagen. Dat kan bijvoorbeeld handig zijn als u een gecombineerd bestand heeft met mutaties die in verschillende CASH-administraties moeten worden ingelezen. |
| 4 | Als het stuknummer niet bepaald kan worden aan de hand van het afschriftnummer uit de mutaties dan kent CASH zelf het stuknummer toe voor de serie mutaties van één boekdatum. Daarbij wordt het nummer gebaseerd op de datum van de bankmutatie (bijvoorbeeld: 091231 voor de laatste dag van het jaar 2009). Dit vindt zo wie zo plaats bij alle mutaties die via de directe bankenkoppeling met ABN AMRO of de Rabobank worden verwerkt. |
| 5 | De boekperiode wordt bepaald aan de hand van de boekdatum, het aantal perioden in een boekjaar en de beginmaand van het boekjaar (in geval van een gebroken boekjaar). |
| 6 | Wijkt de valutasoort af van de valutacode van het dagboek dan vindt er een automatische omrekening plaats op basis van de op dat moment geldende koers. |
| 7 | Om gebruik te maken van een correcte uitsplitsing van de btw dient u er voor te zorgen dat de betreffende grootboekrekeningen zijn gedefinieerd met functie Financieel > Fiscale functies > Instellingen > OB-grootboekrekeningen. Ook moet u bij de betreffende kostenrekeningen de juiste btw-code (hoog / laag / nul) vermelden. |
LET OP: Een geslaagde match op betaalkenmerk is afhankelijk van de aangeleverde informatie in het geimporteerde bankafschrift. Bovendien zijn er banken waar de betaalomschrijving op een elektronische afschrift niet identiek is aan de omschrijving op het afschrift in PDF formaat. In het bankbestand is de omschrijving soms korter dan op het afschrift.
TIP: Zorg ervoor dat het factuurnummer maximaal herkenbaar is in het betalingskenmerk door een nummer te kiezen van 6 cijfers lang (bijvoorbeeld jaartal plus volgnummer, zoals 100001 voor de eerste factuur in 2010). Een factuurnummer van 4 cijfers kan verwarring geven met een postcode in het betalingskenmerk, een korter factuurnummer kan verwarring geven met een huisnummer of postbusnummer.
TIP: Zet op uw facturen een duidelijk verzoek om bij de betaling het factuurnummer te vermelden.
Match grootboekrekening
Bepalen van de tegenrekening gebeurd in een vaste volgorde, door de inhoud van de betaalomschrijving te vergelijken met de volgende informatie in de administratie:
1. Kenmerk bank afschrift
2. Factuurnummer en Bedrag openstaande posten.
3. Betaalhistorie van de relatie.
4. Bedrijfsparameters
Eerst stelt U éénmalig met Instellen bankafschriften één of meerdere bankformaten in. Wanneer dit is ingesteld dan worden voortaan de antwoorden op de vragen automatisch ingevuld. Als alles in orde is klikt u op VERDER, waarna het bestand wordt ingelezen.
Vervolgens dient u éénmalig alle bankrekeningen die in het bestand staan te koppelen aan een dagboekcode. Ga daarvoor naar 'Onderhoud stamgegevens / dagboeken'. Als er bankrekeningen in het bestand staan die niet gekoppeld zijn aan een dagboek, dan worden deze overgeslagen, bijvoorbeeld de bankrekeningen van een andere bv.
U kunt het proces onderbreken met ESC. Als dat gebeurt, dan is daarmee een gedeelte van het bestand met bankmutaties verwerkt. Om te voorkomen dat er midden in een boekstuk wordt gestopt, wordt het laatste boekstuk verwijderd. De rest van het mutatiebestand kan dan op een later moment verder worden ingelezen.
Als u een bankbestand opnieuw wilt inlezen kunt u volstaan met het laten vervallen van de boekstukken die al zijn ingelezen, door het gebruik van Boekstuk(ken) verwijderen
Banknaam (bestaande waarde) [1188]
Kies hier een van de namen zoals u die met functie Instellen bankafschriften heeft vastgelegd. Als u slechts een enkele bestandsnaam heeft vastgelegd, dan wordt deze geselecteerd.
Bestandsnaam (128 cijfers/letters) [14]
De naam van het bestand met de mutaties. Als u de eerste keer op deze rubriek komt kunt u via een 'browse'-box de naam van het bestand opzoeken. Het is vanzelfsprekend dat u hier dezelfde naam invult die ook is gebruikt binnen het bankprogramma om de afschriften weg te schrijven.
Verwerkingswijze (M,N) [9]
Hier kunt u aangeven hoe u het bestand wilt laten verwerken. Het bestand wordt altijd in zijn geheel ingelezen in het aangegeven dagboek. Afhankelijk van de keuze die u hier doet worden de posten zoveel mogelijk gematcht of niet.
TIP: wij adviseren u om de M te kiezen! Dit zal u veel werk besparen.
| M | De posten worden zoveel mogelijk gematcht op basis van de informatie in het betalingskenmerk of op basis van het gebruikte bankrekeningnummer ten opzichte van eerdere mutaties. Posten die niet kunnen worden gematcht worden geboekt op een speciale 'uitzoek grootboekrekening' |
| N | De posten worden niet gematcht en worden allemaal geboekt op een speciale 'uitzoek grootboekrekening'. |
Voor nadere uitleg over het proces van matchen kunt u klikken op het linkje aan het begin van deze helptekst.
Bestand verwijderen (N,J) [12]
Hier kunt u aangeven of u wilt dat het bestand na de verwerking wordt verwijderd. Het bestand wordt uitsluitend verwijderd als de verwerking volledig en foutloos heeft plaatsgevonden.
Boekjaar (jaar JJ) [211]
Het boekjaar waarin de mutaties worden geboekt. Als defaultwaarde wordt de rubriek Huidige periode gehanteerd, zoals opgegeven bij de functie Administratieparameters
Er vindt een controle plaats of het opgegeven boekjaar in overeenstemming is met de in het bankbestand aanwezige boekdata. Als dit niet zo is dan worden de mutaties geweigerd.
Opmerking (33 cijfers/letters) [481]
Deze rubriek is alleen van toepassing als u heeft gekozen voor Automatische verwerking. Binnen deze rubriek kunt u op diverse manieren zoeken naar een bepaalde relatie:
| numeriek | een numerieke ingave wordt gezien als een relatienummer |
| alfabetisch | een alfabetische waarde wordt gezien als een zoeknaam van de relatie |
| F...... | de letter F gevolgd door een nummer wordt gezien als een factuurnummer |
| B...... | de letter B gevolgd door een nummer wordt gezien als een banknummer |