D0701 - SUBADMINISTRATIES

Doel

Met deze functie kan een onbeperkt aantal subadministraties worden onderhouden.

Achtergrond

Subadministraties zijn er in verschillende vormen. De meest gebruikte zijn Debiteuren en Crediteuren; een deeladministratie per relatie. Als u werkt met de module Projecten dan wordt de subadministratie bepaald door de projectcode. Een andere vorm van subadministraties is mogenlijk via kostenplaatsen, vooral bedoeld voor het uitsplitsen van financieële saldo per afdeling of filiaal. De 'subadmininistratie' is bedoeld voor het verzamelen van saldi voor uiteenlopende doelen, vaak branche specifiek. Voorbeelden zijn evenementen, projecten of auto's op kentekens. De code subadministratie bepaald de gegevenssoort, vervolgens kunnen met kenmerken een onbeperkt aantal subadministraties worden gemaakt.
Voorbeeld: De subadministratie Auto's heeft als kenmerk het kenteken.
Voorbeeld: De subadministratie Evenementen heeft als kenmerk een lijst van concerten.
Een projectadministratie zonder de module Projecten, wordt gevormd met de subadministratie Projecten en projectcode als kenmerk.
Met deze subadministraties maakt u gedetailleerde overzichten op mutatieniveau of, per periode, op saldiniveau. Elke subadministratie wordt aan een bepaalde grootboekrekening gekoppeld en de mutaties op de betreffende subadministratie worden met een kenmerk verbijzonderd. Deze kenmerken worden tijdens het invoeren van mutaties op de betreffende subadministratie met functie Onderhoud dagboeken algemeen onderhouden.

Maak per subadministratie de keuze naar de gewenste informatiesoort per kenmerk: Alleen saldigegevens met het grootboeksaldo of een volledig exploitatie overzicht per kenmerk. Heeft het opgegeven kenmerk binnen de subadministratie geen saldo dan wordt het kenmerk op dat moment aangemaakt.

Attentiepunt

1 De naam van het kenmerk dat met deze functie wordt onderhouden wordt tijdens de invoer van mutaties op de betreffende subadministratie in functie Onderhoud dagboeken algemeen als extra informatie in het scherm getoond.
2 De codering van de subadministratie kan met Onderhoud grootboekrekeningen tijdens het aanmaken van een nieuwe grootboekrekening aan dit nummer worden gekoppeld.
3 De codering van de subadministratie kan met Koppelen gbrek aan subadmin aan een bestaande waarde worden gekoppeld.
4 De codering van de subadministratie kan met Koppelen relatie aan subadmin aan een bestaande relatie worden gekoppeld. In dit geval worden alle mutaties op deze relatie overgeheveld naar de nieuwe subadministratie.

Uitvoering

Voor algemene uitleg zie onderhoudsfunctie of invulinstructie.

Subadministratie (sleutelwaarde) [701]
De codering waarmee de subadministratie wordt gedefinieerd.

Omschrijving (30 cijfers/letters) [702]
De naam van de subadministratie.

Naam kenmerk (13 cijfers/letters) [703]
De naam van het kenmerk dat de subadministratie tijdens het onderhoud van mutaties met functie Onderhoud dagboeken nader aanduidt.

Validatie (9 cijfers/letters) [704]
Met deze rubriek kan worden aangegeven of er een controle op geldigheid wordt uitgevoerd bij de ingave van het kenmerk. De hier aangegeven waarde verwijst naar de hier gewenste recordsoort. Geldige waarden zijn:
0101 relatienummer
0104 medewerker (uit CRM)
0201 grootboekrekening
0450 artikelcode
0501 projectcode
0521 werksoort
0541 medewerker (uit projecten)
0731 subadministratiekenmerk (zoals ingevoerd via [stamgegevens][subadministratiekenmerken])
0901 dagboekcode
0911 kostenplaats
Bevat deze rubriek een waarde dan is het noodzakelijk dat bij het boeken op deze subadministratie een waarde wordt opgegeven die voorkomt in de betreffende index. Dus wordt '0101' aangegeven dan is het alleen mogelijk om geldige relatienummers als kenmerk van de subadministratie te gebruiken.

Als de rubriek leeg blijft vindt geen controle plaats bij ingave van het kenmerk.