Formulieren direct per e-mail versturen
Indien gewenst kunnen inkooporderformulieren direct als een PDF-document (alleen in jpg of png-formaat) per e-mail naar de leverancier worden verzonden. Per leverancier, of bij 1 of meer contactpersonen, kan worden aangegeven welke formulieren als PDF-bestand moeten worden verzonden. Indien in de stamgegevens van de relatie deze aanduiding niet is aangegeven, geldt de aanduiding, die in de Systeemvariabelen - zie functie Systeemvariabelen - is vastgelegd. Indien slechts enkele relaties een PDF-document moeten ontvangen, is het raadzaam om deze rubriek in de systeemvariabelen leeg te laten en deze te vullen bij de betreffende relaties. Zie hiervoor functie Leverancier instellen
Het is mogelijk om hier een of meerdere van de aangegeven letters vast te leggen:
| O | Inkooporder opdrachtbon |
| A | Aanvraag/offerte |
| V | Vrachtbon |
| H | Herinnering |
Opm.
Indien bij meerdere contactpersonen dezelfde aanduiding voorkomt, wordt het betreffende formulier alleen naar de eerste contactpersoon (die met het laagste volgnummer) verzonden. Echter, indien in de kop van de order een contactpersoon is aangegeven, wordt het document altijd naar deze contactpersoon gestuurd, indien de letter van het betreffende formulier ook bij deze contactpersoon vermeld staat.
| 1 | Een volledig inkooporderoverzicht kan met functie Inkooporders worden opgevraagd of worden afgedrukt. |
| 2 | Het afdrukken van een inkooporder heeft geen invloed op de artikelvoorraad of de financiële administratie. |
| 3 | De vormgeving van de inkooporder wordt bepaald door de formulierindeling zoals deze is ingesteld met functie Instellen formulieren |
| 4 | In de artikelstamgegevens kunnen subteksten worden vastgelegd die of voor alle formulieren gelden, of alleen voor inkoop-, verkoop- of productieformulieren. Subteksten waarvan de formulierselectie ongelijk is aan A (alle formulieren) of I (inkoopformulieren) worden hier NIET afgedrukt. |
| 5 | Zowel aan een inkoop- als aan een verkooporder kan een afleveradres worden gekoppeld. Met Elementcode V2419 kan in het inkooporderformulier middels een conditie worden bepaald of het een afleveradres voor de inkooporder betreft (Conditie luidt: V2419 > '' ''). |
| 6 | Indien een inkooporder gekoppeld is aan een servicebon, worden de Elementcodes A103 t/m A125 gebruikt voor de adresgegevens van de klant, waar de servicebon voor bestemd is. Dit is alleen het geval, indien op de kop van de inkooporder GEEN specifiek afleveradres gekoppeld is. |
| 7 | Met Elementcode V2263L kan de bestelcode van de leverancier worden afgedrukt. Dit is alleen het geval, indien het leveranciersnummer gelijk is aan het leveranciersnummer in de kop van de inkooporder. Indien geen bestelcode aanwezig is, blijft deze Elementcode leeg, i.t.t. Elementcode V2263, die in dat geval met de artikelcode wordt gevuld. |
| 8 | In de formulier-lay-out kan desgewenst een vaste printer worden opgenomen, waarop het formulier altijd afgedrukt dient te worden. |
| 9 | Afhankelijk van de Taalcode van de leverancier, kunnen ook de omschrijvingen van de Verzendcode en de Inkoopcode in de taal van de leverancier worden afgedrukt. |
| 10 | Elementcodes, die bijgelezen worden vanaf de inkooporder uit het gekoppelde productiedossier, zijn ook beschikbaar in de ' body' van het formulier. Dit is toepasbaar indien een inkooporder een verzameling uitbestedingen van meerdere productiedossiers bevat (Elementcodes P2260 t/m P3612). |
| 11 | Het kan wenselijk zijn om op een formulier speciale effecten, zoals bijvoorbeeld lettertypes (fonts), lettergroottes, papierformaten, etc. te bewerkstelligen. In de formulierlay-out definities kunnen hiervoor besturingscodes - printertags genoemd - voor WINDOWS-printers worden opgenomen. Deze tags beginnen altijd met een { en worden altijd afgesloten met een }. Veel voorkomende tags kunnen worden geraadpleegd, door op het hiervoor aangegeven 'linkje' te clicken. |
| 12 | Per document/taalcode kan met functie Instellen tekst e-mailbericht/FORM/Taal een tekst worden vastgelegd, die in de 'body' van het e-mailbericht moet worden opgenomen. |
| 13 | Vanuit een inkooporder kan een vervoersbon worden afgedrukt met het afleveradres van de gekoppelde klant. De basis hiervoor is het verkoopordernummer, dat in de kop van de inkooporder is vastgelegd. De volgende Elementcodes kunnen hiervoor worden gebruikt: |
| A2400 - Verkoopordernummer | |
| AV103 - Afleveradres van de klant naam | |
| AV730 - Afleveradres van de klant naam2 | |
| AV104 - Afleveradres van de klant t.a.v. | |
| AV105 - Afleveradres van de klant | |
| AV107 - Afleveradres van de klant postcode en plaats | |
| AV125 - Afleveradres van de klant land | |
| AV106 - Afleveradres van de klant faxnummer | |
| AV108 - Afleveradres van de klant telefoonnummer | |
| AV115 - Afleveradres van de klant opmerking1 | |
| 14 | Bij het afdrukken van een serie inkooporders, kunnen inkooporders verzameld worden per leverancier. Indien de vraag 'Verzamelbon' met J (bon per leverancier) wordt beantwoord, worden de geselecteerde inkooporders per leverancier verzameld. |
* 2735 Formulier (O,A,V,H)
Het soort inkooporderformulier dat moet worden afgedrukt. Geldige waarden zijn:
| O | Inkooporder opdrachtbon |
| A | Aanvraag/offerte |
| V | Vrachtbon |
| H | Herinnering |
* 2733 Origineel of Kopie (O,K)
Deze rubriek verschijnt alleen op het scherm, indien van deze inkooporder al een originele inkooporder is afgedrukt. Met deze rubriek wordt aangegeven, of een origineel formulier moet worden afgedrukt of een kopie. Op een kopie worden altijd alle inkooporderregels afgedrukt, terwijl op een origineel alleen de toegevoegde orderregels zichtbaar zijn.
* 2747 Formulierdatum (DDMMJJ)
De datum welke op het formulier wordt afgedrukt in de volgorde: dag, maand en jaar (DDMMJJ). Met ENTER wordt de systeemdatum gehanteerd.
* 0941 Formuliercode (6 cijfers/letters)
De code van het gewenste type formulier. Met ENTER wordt standaard een vooraf ingestelde code gehanteerd. Standaard formuliercodes kunnen met functie Standaard formuliercodes worden ingesteld.
Inkoopordernummer van t/m (grenswaarde) [2500]
* 2525 Emailen of afdrukken (E,A)
Deze vraag wordt alleen gesteld, indien het formulier (Origineel of Kopie) anders per e-mail zou worden verzonden. Voor eigen gebruik kan dan alsnog worden besloten, om het formulier af te drukken, in plaats van het per e-mail te verzenden.