De magazijnbon:
Op een magazijnbon worden alleen artikelen afgedrukt waarvan de voorraad administratief is gecontroleerd en is dus voorraadafhankelijk. Een verkooporderregel wordt alleen afgedrukt als de status G (gereedgemeld) is en dus de technische voorraad voldoende is.
De verzamelbon:
De verzamelbon is voorraadonafhankelijk; alle verkooporderregels met status V kunnen hierop worden afgedrukt. Deze status kan per verkooporderregel worden gemuteerd. Na fysieke controle van de voorraad op basis van de verzamelbon, kunnen de verkooporderregels worden gereedgemeld, eventueel nadat de technische voorraad is gecorrigeerd met functie Onderhoud voorraadmutaties
Formulieren direct per e-mail versturen
Indien gewenst kunnen verkooporderformulieren direct als een PDF-document (alleen in jpg of png-formaat) per e-mail naar de klant worden verzonden. Per klant, of bij 1 of meer contactpersonen, kan worden aangegeven welke formulieren als PDF-bestand moeten worden verzonden. Indien in de stamgegevens van de relatie deze aanduiding niet is aangegeven, geldt de aanduiding, die in de Systeemvariabelen - zie functie Systeemvariabelen - is vastgelegd. Indien slechts enkele relaties een PDF-document moeten ontvangen, is het raadzaam om deze rubriek in de systeemvariabelen leeg te laten en deze te vullen bij de betreffende relaties. Zie hiervoor functie Klant instellen Het is mogelijk om hier een of meerdere van de aangegeven letters vast te leggen:
| Z | Proforma formulier |
| O | Offerte |
| B | Verkooporderbevestiging |
| V | Verzamelbon |
| M | Magazijnbon |
| P | Pakbon |
| F | Verkoopfactuur |
| C | Baliefactuur |
Opm.
Indien bij meerdere contactpersonen dezelfde aanduiding voorkomt, wordt het betreffende formulier alleen naar de eerste contactpersoon (die met het laagste volgnummer) verzonden. Echter, indien in de kop van de order een contactpersoon is aangegeven, wordt het document altijd naar deze contactpersoon gestuurd, indien de letter van het betreffende formulier ook bij deze contactpersoon vermeld staat. Is dit niet het geval, dan wordt het algemene e-mailadres van de betreffende relatie gebruikt.
| 1 | Met de systeemswitch Formulier picklist, zie functie Instellen systeemswitches verkoop afdruk wordt de keuze van Magazijnbon of Verzamelbon bepaald. |
| 2 | Het afdrukken van een magazijnbon heeft geen gevolgen voor de artikelvoorraad of de financiële administratie. |
| 3 | De lay-out van de magazijnbon wordt bepaald door de vastgelegde standaard formuliercode, zie functie Standaard formuliercodes |
| 4 | Indien eenzelfde artikel meerdere malen voorkomt op een magazijnbon, wordt de artikelcode en/of de artikelomschrijving alleen op de eerste regel afgedrukt indien bij de desbetreffende Elementcode de conditie ARTNW = J is opgenomen. |
| 5 | In de artikelstamgegevens kunnen subteksten worden vastgelegd die of voor alle formulieren gelden, of alleen voor inkoop-, verkoop- of productieformulieren. Subteksten waarvan de formulierselectie ongelijk is aan A (alle formulieren) of V (verkoopformulieren) worden hier NIET afgedrukt. |
| 6 | Omdat de magazijnbon een intern document is, wordt een eventuele vertaling van het document niet uitgevoerd. Dit geldt ook voor de Verzamelbon. |
| Echter met Systeemswitch Magazijnbon met taal - zie functie Instellen systeemswitches verkoop afdruk - kan worden aangegeven, dat de magazijnbon toch in een andere taal (die van de afnemer) moet worden afgedrukt. Dit kan het geval zijn, indien de magazijnbon als een 'extern' document moet worden afgedrukt. | |
| 7 | Per document/taalcode kan met functie Instellen tekst e-mailbericht/FORM/Taal een tekst worden vastgelegd, die in de 'body' van het e-mailbericht moet worden opgenomen. |
* 2733 Origineel of Kopie (O,K)
Met deze rubriek wordt aangegeven of een origineel formulier of een kopie van een reeds afgedrukt formulier moet worden afgedrukt.
* 2242 Afdrukselectie (bestaande code)
Met deze rubriek worden verkooporders geselecteerd met dezelfde afdrukselectie. Wordt geen code ingetoetst, dan worden alleen verkooporders geselecteerd waarbij geen afdrukselectie is ingevuld.
* 2747 Formulierdatum (DDMMJJ)
De datum welke op het formulier wordt afgedrukt in de volgorde: dag, maand en jaar (DDMMJJ). Met ENTER wordt de systeemdatum gehanteerd.
* 0941 Formuliercode (6 cijfers/letters)
De code van het gewenste type formulier. Met ENTER wordt standaard een vooraf ingestelde code gehanteerd. Standaard formuliercodes kunnen vanuit het hoofdmenu, via functie Standaard formuliercodes worden ingesteld.
* 2748 Sortering (1,2,3,A,4)
Met deze rubriek kan de sorteervolgorde van de formulieren worden bepaald. De standaard sortering dient te worden opgegeven bij functie Instellen systeemswitches verkoop afdruk Bij de keuze voor een sortering per klant (keuze 1, 2 of 3) ontstaan verzamelformulieren.
Geldige waarden zijn:
| 1 | Klantzoeknaam |
| 2 | Klantnummer |
| 3 | Postcode |
| A | Afleveradres klant |
| 4 | Verkoopordernummer |
Zoeknaam van t/m (grenswaarde) [2605]
Klantnummer van t/m (grenswaarde) [2220]
Postcode van t/m (grenswaarde) [2685]
Verkoopordernummer van t/m (grenswaarde) [2400]
* 2525 Emailen of afdrukken (E,A)
Deze vraag wordt alleen gesteld, indien het formulier (Origineel of Kopie) anders per e-mail zou worden verzonden. Voor eigen gebruik kan dan alsnog worden besloten, om het formulier af te drukken, in plaats van het per e-mail te verzenden.