Formulieren direct per e-mail versturen
Indien gewenst kunnen verkooporderformulieren direct als een PDF-document (alleen in jpg of png-formaat) per e-mail naar de klant worden verzonden. Per klant, of bij 1 of meer contactpersonen, kan worden aangegeven welke formulieren als PDF-bestand moeten worden verzonden. Indien in de stamgegevens van de relatie deze aanduiding niet is aangegeven, geldt de aanduiding, die in de Systeemvariabelen - zie functie Systeemvariabelen - is vastgelegd. Indien slechts enkele relaties een PDF-document moeten ontvangen, is het raadzaam om deze rubriek in de systeemvariabelen leeg te laten en deze te vullen bij de betreffende relaties. Zie hiervoor functie Klant instellen Het is mogelijk om hier een of meerdere van de aangegeven letters vast te leggen:
| Z | Proforma formulier |
| O | Offerte |
| B | Verkooporderbevestiging |
| V | Verzamelbon |
| M | Magazijnbon |
| P | Pakbon |
| F | Verkoopfactuur |
| C | Baliefactuur |
Opm.
Indien bij meerdere contactpersonen dezelfde aanduiding voorkomt, wordt het betreffende formulier alleen naar de eerste contactpersoon (die met het laagste volgnummer) verzonden. Echter, indien in de kop van de of order een contactpersoon is aangegeven, wordt het document altijd naar deze contactpersoon gestuurd, indien de letter van het betreffende formulier ook bij deze contactpersoon vermeld staat. Is dit niet het geval, dan wordt het algemene e-mailadres van de betreffende relatie gebruikt.
| 1 | Het afdrukken van de pakbon heeft in een reguliere situatie gevolgen voor zowel de artikelvoorraad als de financiële administratie. Indien dit niet gewenst is, dient de rubriek Moment voorraadafboeking met functie Instellen systeemswitches verkoop afdruk op F te worden gezet. In dat geval wordt de voorraad bijgewerkt tijdens het afdrukken van de verkoopfactuur. |
| 2 | Als de voorraad wordt afgeboekt tijdens het afdrukken van de pakbon, terwijl de systeemswitch Negatieve voorraad in de functie Instellen systeemswitches op N staat, wordt voor elke order de benodigde voorraad gecontroleerd. Als een (1) van de orderregels onvoldoende voorraad heeft, wordt de gehele order niet verwerkt. |
| 3 | Op de pakbon kan naast het aantal geleverde goederen ook het aantal na te leveren goederen worden afgedrukt. De rubriek Nalevering op pakbon dient met functie Instellen systeemswitches verkoop afdruk met de waarde J te worden gevuld. |
| 4 | De lay-out van de pakbon wordt bepaald door de vastgelegde standaard formuliercode, zie functie Standaard formuliercodes |
| 5 | Indien geen gebruik wordt gemaakt van de selectie van verkooporders op basis van de rubriek Afdrukselectie, zal in deze functie niet om de ingave hiervan worden gevraagd. |
| 6 | Indien eenzelfde artikel meerdere malen voorkomt op een pakbon, wordt de artikelcode en/of de artikelomschrijving alleen op de eerste regel afgedrukt indien bij de desbetreffende Elementcode de conditie ARTNW = J is opgenomen. |
| 7 | In de artikelstamgegevens kunnen subteksten worden vastgelegd die of voor alle formulieren gelden, of alleen voor inkoop-, verkoop- of productieformulieren. Subteksten waarvan de formulierselectie ongelijk is aan A (alle formulieren) of V (verkoopformulieren) worden hier NIET afgedrukt. |
| 8 | Per document/taalcode kan met functie Instellen tekst e-mailbericht/FORM/Taal een tekst worden vastgelegd, die in de 'body' van het e-mailbericht moet worden opgenomen. |
| 9 | Optioneel kan de formulierdatum worden geantidateeerd en aanvullend gecontroleerd via F0710 . |
* 2733 Origineel of Kopie (O,K)
Met deze rubriek wordt aangegeven of een origineel formulier of een kopie van een reeds afgedrukt formulier moet worden afgedrukt.
* 2242 Afdrukselectie (bestaande code)
Met deze rubriek worden verkooporders geselecteerd met dezelfde afdrukselectie. Wordt geen code ingetoetst, dan worden alleen verkooporders geselecteerd waarbij geen afdrukselectie is ingevuld.
* 0941 Formuliercode (6 cijfers/letters)
De code van het gewenste type formulier. Met ENTER wordt standaard een vooraf ingestelde code gehanteerd. Standaard formuliercodes kunnen vanuit het hoofdmenu, met functie Standaard formuliercodes worden ingesteld.
* 2747 Formulierdatum (DDMMJJ)
De datum welke op het formulier wordt afgedrukt in de volgorde: dag, maand en jaar (DDMMJJ). Met ENTER wordt de systeemdatum gehanteerd.
* 2917 Dagboek mag.uitgifte (6 cijfers/letters)
Een bestaande dagboekcode welke bestemd is voor het boekhoudkundig verzamelen van alle goederenuitgiften gemaakt door CASH Handel. De dagboeksoort dient M (memoriaal) te zijn. Met functietoets F2 wordt een overzicht van alle memoriaaldagboeken op het beeldscherm getoond. De grootboekmutaties van goederenuitgiften en -ontvangsten kunnen in hetzelfde dagboek worden verantwoord. Binnen grotere administraties is het overzichtelijker om aparte dagboeken te gebruiken. De grootboekmutaties van voorraadverschillen, herwaardering en assemblages worden in een ander dagboek verantwoord.
Afhankelijk van de systeemswitch Variabele dagboek keuze, wordt de vaste dagboekcode getoond of kan de gewenste dagboekcode worden geselecteerd.
* 2748 Sortering (1,2,3,A,4)
Met deze rubriek kan de sorteervolgorde van de formulieren worden bepaald. De standaard sortering dient te worden opgegeven bij functie Instellen systeemswitches verkoop afdruk Bij de keuze voor een sortering per klant (keuze 1, 2 of 3) ontstaan verzamelformulieren.
Geldige waarden zijn:
| 1 | Klantzoeknaam |
| 2 | Klantnummer |
| 3 | Postcode |
| A | Afleveradres klant |
| 4 | Verkoopordernummer |
Zoeknaam van t/m (grenswaarde) [2605]
Klantnummer van t/m (grenswaarde) [2220]
Postcode van t/m (grenswaarde) [2685]
Verkoopordernummer van t/m (grenswaarde) [2400]
Pakbonnummer van t/m (grenswaarde) [2403]
Pakbondatum van t/m (grenswaarde) [2430]
Artikelcode van t/m (grenswaarde) [2260]
Verzendcode van t/m (grenswaarde) [2210]
* 2525 Emailen of afdrukken (E,A)
Deze vraag wordt alleen gesteld, indien het formulier (Origineel of Kopie) anders per e-mail zou worden verzonden. Voor eigen gebruik kan dan alsnog worden besloten, om het formulier af te drukken, in plaats van het per e-mail te verzenden.