Formulieren direct per e-mail versturen
Indien gewenst kunnen verkooporderformulieren direct als een PDF-document (alleen in jpg of png-formaat) per e-mail naar de klant worden verzonden. Per klant, of bij 1 of meer contactpersonen, kan worden aangegeven welke formulieren als PDF-bestand moeten worden verzonden. Indien in de stamgegevens van de relatie deze aanduiding niet is aangegeven, geldt de aanduiding, die in de Systeemvariabelen - zie functie Systeemvariabelen - is vastgelegd. Indien slechts enkele relaties een PDF-document moeten ontvangen, is het raadzaam om deze rubriek in de systeemvariabelen leeg te laten en deze te vullen bij de betreffende relaties. Zie hiervoor functie Klant instellen Het is mogelijk om hier een of meerdere van de aangegeven letters vast te leggen:
| Z | Proforma formulier |
| O | Offerte |
| B | Verkooporderbevestiging |
| V | Verzamelbon |
| M | Magazijnbon |
| P | Pakbon |
| F | Verkoopfactuur |
| C | Baliefactuur |
Opm.
Indien bij meerdere contactpersonen dezelfde aanduiding voorkomt, wordt het betreffende formulier alleen naar de eerste contactpersoon (die met het laagste volgnummer) verzonden. Echter, indien in de kop van de offerte of order een contactpersoon is aangegeven, wordt het document altijd naar deze contactpersoon gestuurd, indien de letter van het betreffende formulier ook bij deze contactpersoon vermeld staat. Is dit niet het geval, dan wordt het algemene e-mailadres van de betreffende relatie gebruikt.
| 1 | De status van de offerte (afgedrukt of alleen ingevoerd) kan worden bekeken met behulp van functie Offertenummers of Offerteregels |
| 2 | Het afdrukken van een offerte heeft geen gevolgen voor de artikelvoorraad of de financiële administratie. |
| 3 | De vormgeving van de offerte wordt bepaald aan de hand van de formulierindeling zoals deze is ingesteld met functie Instellen formulieren |
| 4 | Een offerte kan ook worden afgedrukt vanuit functie Offerte met functietoets F5. |
| 5 | Indien geen gebruik wordt gemaakt van de selectie van verkooporders op basis van de rubriek Afdrukselectie, zal in deze functie niet om de ingave hiervan worden gevraagd. |
| 6 | Indien eenzelfde artikel meerdere malen voorkomt op een offerte, wordt de artikelcode en/of de artikelomschrijving alleen op de eerste regel afgedrukt indien bij de desbetreffende Elementcode de conditie ARTNW = J is opgenomen. |
| 7 | Het is mogelijk een opsomming van alle onderdelen van een samenstelling op de offerte te laten afdrukken. Zie hiervoor functie Instellen systeemswitches samenstelling |
| 8 | In de artikelstamgegevens kunnen subteksten worden vastgelegd die of voor alle formulieren gelden, of alleen voor inkoop-, verkoop- of productieformulieren. Subteksten waarvan de formulierselectie ongelijk is aan A (alle formulieren) of V (verkoopformulieren) worden hier NIET afgedrukt. |
| 9 | Per document/taalcode kan met functie Instellen tekst e-mailbericht/FORM/Taal een tekst worden vastgelegd, die in de 'body' van het e-mailbericht moet worden opgenomen. |
* 2733 Origineel of Kopie (O,K)
Met deze rubriek wordt aangegeven of een origineel formulier of een kopie van een reeds afgedrukt formulier moet worden afgedrukt.
* 2242 Afdrukselectie (bestaande code)
Met deze rubriek worden verkoopoffertes geselecteerd met dezelfde afdrukselectie. Wordt geen code ingetoetst, dan worden alleen verkoopoffertes geselecteerd waarbij geen afdrukselectie is ingevuld.
* 2747 Formulierdatum (DDMMJJ)
De datum welke op het formulier wordt afgedrukt in de volgorde: dag, maand en jaar (DDMMJJ). Met ENTER wordt de systeemdatum gehanteerd.
* 0941 Formuliercode (6 cijfers/letters)
De code van het gewenste type formulier. Met ENTER wordt standaard een vooraf ingestelde code gehanteerd. Standaard formuliercodes kunnen met functie Standaard formuliercodes worden ingesteld.
Offertenummer van t/m (grenswaarde) [2440]
* 2729 Aantal exemplaren (1 cijfer)
Het aantal kopieformulieren dat moet worden afgedrukt. Er kunnen maximaal acht kopieën worden gemaakt. Indien geen extra exemplaren gewenst zijn, kan direct ENTER worden geselecteerd.
* 2525 Emailen of afdrukken (E,A)
Deze vraag wordt alleen gesteld, indien het formulier (Origineel of Kopie) anders per e-mail zou worden verzonden. Voor eigen gebruik kan dan alsnog worden besloten, om het formulier af te drukken, in plaats van het per e-mail te verzenden.