Met deze functie kunnen nieuwe servicebonnen worden gecre erd en bestaande servicebonnen gemuteerd.
Indien de cursor in een leeg scherm op de rubriek servicenummer staat, kan met functietoets F8:Nieuw een nieuwe servicebon worden aangemaakt. Tijdens het aanmaken van een nieuwe servicebon wordt een verwachte bezoekdatum (of startdatum) bepaald, waardoor de materiaalbehoefte wordt gereserveerd en de urenplanning gevuld.
Na selectie van een servicebon worden de vaste gegevens op het beeldscherm getoond, die dan desgewenst kunnen worden gewijzigd. Vanuit dit scherm kunnen - ten behoeve van de geselecteerde servicebon - submenu's worden aangeroepen voor het onderhoud van de servicebonregels en de planning.
Vanuit submenu Servicebon Planning kunnen de kostencategorie n van de geselecteerde servicebon worden onderhouden. Ook kan in dit menu de servicebon worden opgevraagd of afgedrukt of qua prijs worden doorgerekend. De voortgang kan worden bewaakt en een aantal overzichten kan worden afgedrukt.
Enkele veldnamen van rubrieken, die een vrij muteerbaar gebruik hebben, kunnen van een andere, bedrijfsspecifieke benaming worden voorzien. Het betreffen de volgende rubrieken:
| Omschrijving 1 | |
| Omschrijving 2 | |
| Code dossier 1 | |
| Code dossier 2 | |
| Code dossier 3 | |
| Productreferentie | |
| Zie ook functie Parameters service |
EDI Servicebon in CASH!
Electronic Data Interchange is een gestandaardiseerde communicatie van formulieren. Voor wat betreft servicebonnen kan gebruik worden gemaakt van een 'digitale pen'.
De algemene werkwijze hiervan is als volgt:
Data-export van een servicebon voorafgaand aan een bezoek.
Data import van een servicebon na een bezoek van een monteur.
Het importeren en exporteren van documenten gebeurt door het lezen van EDI-berichten uit een speciale directory. De communicatie protocollen kunnen per branche en onderneming verschillend zijn, waardoor een conversie noodzakelijk is. Deze koppeling wordt verzorgd door een gespecialiseerde partij, die het gestandaardiseerde bericht verwerkt. (SchrijfOp.nl)
| 1 | In deze functie kunnen servicebonnen met functietoets F8:Gereed worden gereedgemeld. |
| 2 | Verwijderen van een bestaand servicecontract met de toetscombinatie Shift-F1 is alleen mogelijk zolang nog geen nacalculatorische mutaties zijn vastgelegd. |
| 3 | Met functietoets F2 zijn per servicecontract de volgende zoekvelden beschikbaar: |
| 1 - servicebonnummer | |
| 2 - dossierreferentie | |
| 3 - productreferentie | |
| 4 - productcode | |
| 5 - verkoopordernummer | |
| 6 - klantnummer | |
| 7 - dossierstatus | |
| 8 - productiestatus | |
| A - medewerker | |
| B - kostenplaats | |
| C - datum start | |
| D - week start | |
| E - datum eind | |
| F - week eind | |
| 4 | Indien een verkooporder aan de servicebon is gekoppeld, worden het verkoopordernummer, het klantnummer en de klantnaam op het beeldscherm getoond. Deze koppeling wordt al tot stand gebracht, op het moment dat de servicebon wordt aangemaakt. |
| 5 | Het is mogelijk om een servicebon zonder contract in te voeren. In dit geval dient dan wel het relatienummer ingegeven te worden. |
| 6 | Indien systeemswitch Meerdere magazijnen geactiveerd is, kan het materiaalverbruik vanuit een submagazijn - bijvoorbeeld een serviceauto - worden afgeboekt. |
| LET OP: Het gekozen magazijn dient wel voldoende voorraad te bevatten, om af te kunnen boeken. | |
| 7 | Deze functie wordt ook voor het verhuren van objecten gebruikt, indien de verhuur gecombineerd wordt met een installatie op lokatie of dat na verhuur een reparatie nodig is. |
| 8 | Het aanmaken van een verkooporder vanuit een servicebon en het direct afsluiten van een servicebon is NIET mogelijk in combinatie met Systeemswitch Grootboekmutatie Onderhandenwerk = J. De uitgebreide boekingen van het Onderhandenwerk worden separaat afgesloten tijdens het gereedmelden van de servicebon; zie functie Gereedmelden productieopdracht |
| 9 | Activering van een EDI-bericht in XML-formaat vindt plaats in functie Instellen EDI berichten waarbij de rubriek EDI-Interface de waarde 3 (Servicebonnen) dient te krijgen. |
| 10 | Gelijktijdig met het afdrukken van een Servicebon, wordt in de vooraf ingestelde map EDI-export een XML-bestand aangemaakt. De bestandsnaam hiervan is: cashbon99999999.xml (99999999 = bonnummer). Dit XML-bestand is de digitale versie van de Servicebon, die door externe software wordt gebruikt. |
| 11 | Middels het submenu Servicebon planning kan met keuze 'Documenten', de aan de betreffende servicebon gekoppelde documenten worden geraadpleegd, alwaar op het originele document kan worden ingezoomd door het het documentnummer te 'klikken'. Zie hiervoor functie: Documenten |
Indien nog geen servicebon is geselecteerd, zijn de volgende functietoetsen actief:
| F2 | Zoek | Overzichtsscherm servicebonnen op basis van verschillende zoekmethoden. |
| F8 | Nieuw | Aanmaakfunctie van een nieuwe servicebon |
* 3600 Servicebonnummer (8 cijfers)
Met deze rubriek wordt het unieke volgnummer van de servicebon ge dentificeerd.
Met functietoets F8:Nieuw wordt automatisch een nieuw bonnummer voorgesteld volgens een vooraf ingestelde volgnummerreeks. Deze reeks wordt in functie Parameters service aangegeven. Het nummer zelf kan worden ingegeven via functie Volgnummers keuze Dossiernummer.
* 4200 Contractnummer (bestaand contractnummer)
Met deze rubriek wordt het nummer van het betreffende contract aangegeven. Ingave van een contractnummer vereenvoudigt de invoer op de kop van de servicebon, omdat de stamgegevens (zoals klant, product en contractsoort) hierdoor automatisch worden bijgelezen.
Met behulp van functietoets F2:zoek kan een bestaand contractnummer worden opgezocht. Het is niet verplicht een contractnummer in te geven.
* 101 Klantnummer (bestaand relatienummer)
Met deze rubriek wordt het nummer van de betreffende relatie aangegeven. Indien een contractnummer is ingegeven, wordt het relatienummer van dat contract als default getoond.
* 2237 Contactpersoon (18 cijfers/letters)
In deze rubriek kan de contactpersoon van de betreffende klant worden vastgelegd. Met behulp van functietoets F2:zoek kan een overzicht van de contactpersonen van de betreffende klant op het beeldscherm worden getoond. De toetscombinatie Shift-F2 biedt de mogelijkheid om nieuwe contactpersonen aan te maken.
* 2419 Afleveradres (bestaand afleveradres)
De code voor het afleveradres van de klant.
In de stamgegevens van de klant kan een onbeperkt aantal afleveradressen worden vastgelegd. Zie hiervoor functie Klant functietoets F4.
* 3400 Productcode (bestaande productcode)
Met deze rubriek wordt de code van het product aangegeven, waarmee de invoer van het benodigde materiaal en de uren wordt vereenvoudigd. omdat de regels van het betreffende ontwerp worden bijgelezen.
Met behulp van functietoets F2-zoek kan een bestaande productcode worden opgezocht.
Het is niet verplicht een productcode in te geven.
* 4102 Servicestatus (bestaande code)
De servicestatus is een variabele tabel van stappen die doorlopen wordt vanaf het moment dat de werkzaamheden aan de servicebon beginnen tot aan de gereedmelding. In dit onderhoudsscherm van de servicebon kan deze code bij elke nieuwe fase in het onderhoudstraject worden gewijzigd.
* 3612 Productreferentie (18 cijfers/letters)
In deze rubriek kan een nadere omschrijving van de werkzaamheden worden ingevuld. Bij verschillende overzichten kan op deze rubriek worden geselecteerd. Tijdens het aanmaken van een nieuwe servicebon wordt deze rubriek gevuld met de productreferentie van het productontwerp.
* 4304 Boncode (V,I,O,S,R,G,U,H)
Met deze rubriek kunnen de servicebonnen worden onderverdeeld in een aantal verschillende categorie n. Doel hiervan is, dat op deze wijze een groot aantal servicebonnen in een vijftal vormen worden gekenmerkt.
Geldige waarden zijn:
| V | Verkoop/productie |
| I | Installatie |
| O | Onderhoud |
| S | Storing/service |
| R | Retourbezoek |
| G | Garantie |
| U | Update |
| H | Huur |
* 3614 Omschrijving (40 cijfers/letters)
Met deze rubriek wordt een aanvullende omschrijving aangegeven voor de geselecteerde servicebon.
* 3615 Omschrijving 2 (40 cijfers/letters)
Met deze rubriek wordt een tweede aanvullende omschrijving aangegeven voor de geselecteerde servicebon.
* 3180 Code dossier (bestaande omschrijvingscode)
Teksten die regelmatig voorkomen kunnen met behulp van een code aan een servicebon worden gekoppeld. Per omschrijvingscode kan een tekst van maximaal 40 posities worden opgenomen.
* 3616 Code dossier 2 (bestaande omschrijvingscode)
Teksten die regelmatig voorkomen kunnen met behulp van een code aan een servicebon worden gekoppeld. Per omschrijvingscode kan een tekst van maximaal 40 posities worden opgenomen.
* 3617 Code dossier 3 (bestaande omschrijvingscode)
Teksten die regelmatig voorkomen kunnen met behulp van een code aan een servicebon worden gekoppeld. Per omschrijvingscode kan een tekst van maximaal 40 posities worden opgenomen.
* 2205 Medewerker (bestaande medewerkerscode)
Met deze rubriek wordt de code van de medewerker aangegeven die voor deze servicebon verantwoordelijk is.
* 2209 Magazijn (bestaande medewerkerscode)
Met deze rubriek kan een afwijkend magazijn - bijvoorbeeld een serviceauto - worden aangegeven, van waaruit het materiaal moet worden afgeboekt.
* 3601 Bondatum (DDMMJJ)
Met deze rubriek wordt de datum aangegeven waarop de servicebon is aangemaakt.
* 3501 Bezoekdatum (DDMMJJ)
De datum waarop het eerstvolgende bezoek gepland staat.
* 3431 Factuurdatum (DDMMJJ)
Met deze rubriek wordt de datum aangegeven waarop de servicebon is gefactureerd.
* 4272 Tijdstip UUMM (4 cijfers)
Met deze rubriek wordt het afgesproken bezoektijdstip aangegeven. Het formaat hiervan is 2 cijfers voor het uur en 2 cijfers voor de minuten.
| F3 | Param | D3607 Servicebon parameters |
| F4 | Plan | M3604 Menu servicebon planning |
| F5 | Kosten | M3605 Menu servicebon kosten |
| F6 | Vgang | M3603 Menu voortgang & OHW |
| F7 | Memo | D3609 Onderhoud memo |
| F8 | Gereed | S3990 Gereedmelden productieopdracht |