Deze functie verwerkt de aanwezige factuurregels tot facturen. Deze facturen worden direct doorgeboekt naar de financiële administratie.
| 1 | Het is ook mogelijk pro forma facturen aan te maken. Er vindt dan alleen een afdruk van de facturen (of een ander document) plaats. Daardoor is het bijvoorbeeld mogelijk orderbevestigingen of etiketten af te drukken. |
| 2 | Selectie is mogelijk aan de hand van een serie relatienummers, de periodecode en een eerste en een laatste vervaldatum. |
| 3 | Het is, zeker bij een groot aantal factuurregels, zinvol voordat de feitelijke facturering wordt uitgevoerd, eerst een backup te maken. |
| 4 | Aan de hand van de boekdatum wordt tevens de boekperiode bepaald. Is dit niet gewenst dan dient aan de rubriek Eigenschappen, van de functie Administratieparameters de code 'Z' te worden toegekend. |
| 5 | Na ingave van de factuurdatum wordt gecontroleerd of het 'volgende factuurnummer', zoals opgegeven bij de functie Instellen parameters 1 (algemeen) ligt na alle in het dagboek aanwezige stuknummers. |
| 6 | Er wordt gecontroleerd of het OB-nummer aanwezig is, als bij de relatie bij Code plaats de waarde N en bij OB verkoop de waarde N is ingevuld. |
| 7 | Als rubriek Controle OB-nummers uit functie Onderhoud OB/ICP-parameters van waarde J(a) is voorzien, wordt voorafgaande aan de facturering getest of er bij relaties die code plaats E hebben (binnen de EU) een OB-nummer is ingevuld. Er kan in die gevallen dus NIET gefactureerd worden. Als N(ee) is geselecteerd blijft deze controle achterwege en wordt dus met OB gefactureerd. |
| 8 | Voorafgaand aan de facturering wordt aan de hand van de Code OB-tarief, gecontroleerd of de Code OB-tarief van de grootboekrekening overeenstemt met het OB-tarief van het betreffende artikel. Wanneer er geconstateerd is dat dit niet het geval is, wordt de facturering gestopt en dient er eerst een aanpassing van de OB-coderingen plaats te vinden. |
Selectie betaaladvies op factuurnummer
H0007
Instellen parameters 1 (algemeen)
Soort formulier (1 cijfers/letters) [433]
Deze waarde bepaalt het soort factuur dat wordt afgedrukt. Naast gewone facturen kunnen ook proeffacturen worden aangemaakt. Wordt gekozen voor een proeffactuur, dan worden de factuurregels niet verwijderd en wordt ook niet doorgeboekt naar de financiële administratie. Dit geeft dus ook de mogelijkheid een ander document, bijvoorbeeld een orderbevestiging, af te drukken.
Geldige waarden zijn:
| F | Factuur wordt aangemaakt |
| P | Proforma (Proeffactuur) wordt aangemaakt |
Formuliercode (bestaande waarde) [941]
De code van het te gebruiken formulier bij het aanmaken van het (pro forma)-formulier. De rubriek komt alleen naar voren indien bij de functie Instellen parameters facturering geen formuliercode (pro forma) is ingevuld.
Boekdatum (datum DDMMJJ) [302]
De datum van de factuur. Aan de hand van de boekdatum wordt tevens de boekperiode bepaald.
Boekperiode (periode JJPP) [301]
De boekperiode (JJPP) waarin de omzet van de factuur dient te worden verantwoord. Deze rubriek verschijnt alleen indien aan de rubriek Eigenschappen bij de functie Instellen factureringsparameters de waarde 'Z' is toegekend.
LET OP: De boekingen op Debiteuren en BTW worden altijd geboekt in de periode die afgeleid is van de boekdatum.
Periodecode (E,M,2,K,H,J,4,W,Z,A) [1422]
Hier geeft u de gewenste periodecode op die betrekking heeft op de te factureren regels. Laat u de code leeg dan komen alle periodecodes in aanmerking.
Geldige waarden zijn:
| E | Eenmalig |
| M | Maand |
| 2 | Twee maanden |
| K | Kwartaal |
| H | Halfjaar |
| J | Jaar |
| 4 | Vier weken |
| W | Week |
| Z | Zelf te bepalen aantal maanden |
Aantal maanden (2 cijfers) [1919]
Het aantal maanden dat gefactureerd zal worden. Deze rubriek is alleen van belang in combinatie met Periodecode Z.
Peildatum (datum DDMMJJ) [434]
De datum die wordt vergeleken met de vervaldatum om te bepalen of een factuurregel in aanmerking komt voor verwerking.
De rubriek komt alleen naar voren als bij de rubriek Periodecode niet de waarde E (eenmalige facturen) is ingevuld.
Periode afdrukken (J,N) [435]
Met deze rubriek wordt aangegeven of op de factuur een extra tekst wordt afgedrukt die aangeeft op welke periode de factuur betrekking heeft (periode ... tot ...).
Deze rubriek komt alleen naar voren als bij de rubriek Periodecode niet de waarde E (eenmalige facturen) is ingevuld.
Selectie 1 (6 cijfers/letters) [113]
Hier kunt u een selectiewaarde ingeven van maximaal 6 tekens.
De meeste programmafuncties waarmee u gegevens van relaties kunt laten tonen, afdrukken of exporteren geven de mogelijkheid om op de rubrieken Selectie 1 & 2 te selecteren.
Selectie 2 (6 cijfers/letters) [114]
Zie voor uitleg rubriek 'Selectie 1'.
Trefwoordselectie (72 cijfers/letters) [199]
Met deze rubriek kan het selecteren van de relaties worden beperkt tot relaties die voldoen aan de ingegeven trefwoord(en). U kunt meerdere trefwoorden opgeven gescheiden door + of -. Dus als u de trefwoorden KERST en KLANT gebruikt en u geeft hier in KERST+KLANT, dan worden alleen de relaties geselecteerd die (o.a.) deze twee trefwoorden hebben.
Deze rubriek komt alleen naar voren indien de module CRM is geactiveerd.
Orderref uitsplitsen (J,N) [180]
Met deze rubriek kan worden aangegeven of per orderreferentie een aparte factuur moet worden aangemaakt.
Factuur srt (P,X,E,D) [715]
De soort factuur die moet worden gemaakt.
Geldige waarden zijn:
| P | Printen. De factuur wordt geprint op de standaard printer zoals benoemd in 'Instellen parameters facturering'. Als deze standaard printer niet is benoemd, wordt om de printerkeuze gevraagd op het moment dat de factuur wordt afgedrukt. |
| X | XML. De factuur wordt per e-mail verzonden in XML-formaat. Kies dit formaat echter alléén als u zeker weet dat uw afnemer in staat is, om dit in te lezen in zijn administratieve software. Kies anders keuze 'E'. |
| E | PDF. De factuur wordt per e-mail verzonden in PDF-formaat. Dit formaat is geschikt om door de ontvanger te laten afdrukken op zijn eigen printer. Er wordt automatisch een extra bestand meegestuurd waarin de factuur staat in UBL/XML-formaat. Dit formaat kan met de meeste administratiesoftware (waaronder CASH, zie menu Financieel > E-factureren) automatisch worden ingelezen. Met eigenschap U in de factureringsparameters kan dit extra formaat eventueel worden onderdrukt. |
In de module CASH Projecten is keuze 'X' niet mogelijk.
| D | Digipoort. De factuur wordt verzonden via Digipoort naar een uitvragende overheidsinstatie. Hiervoor dient het overheidsidentificatienummer (OIN) te worden ingevuld. |
Betaalwijze (R,C,P) [198]
Hiermee wordt de betaalwijze van de factuur aangegeven. Geldige waarden zijn:
| R | Op rekening, de factuur wordt op de grootboekrekening Debiteuren geboekt zoals vastgelegd in de Administratieparameters. |
| C | Contant, de factuur wordt automatisch tegengeboekt in het dagboek 'Contant' zoals vastgelegd in de Factureringsparameters contant/pin |
| P | Pin, de factuur wordt automatisch tegengeboekt in het dagboek 'Pin' (idem). |
Nadere uitleg over Contant- en Pin-boekingen is te vinden onder menukeuze Facturering > Instellingen > Parameters contant/pin.
Max aantal facturen (5,0 cijfers) [71]
Met deze rubriek wordt aangegeven hoeveel facturen achter elkaar kunnen of moeten worden afgedrukt. Dit aantal kan bijvoorbeeld worden bepaald door de capaciteit van de papierlade.
Waarde voor INPUT*** (40 cijfers/letters) [35]
De variabele tekst die op de factuur moet worden afgedrukt.
Deze rubriek verschijnt alleen indien in de formulierindeling elementcode INPUT is gebruikt.
Incasso vermelden (J,N) [1937]
Het is mogelijk om de incasso-tekst op de factuur te onderdrukken bij relaties die eigeschap I (incasso) hebben.
Daartoe wordt deze vraag gesteld in geval van een enkele factuur aan een relatie met eigenschap I of bij het afdrukken van meerdere relaties tegelijk.
*Verdelen omzet [1]
Hier kunt u aangeven of voor deze factuur de omzet verdeeld moet worden over de gefactureerde perioden. Deze optie is alleen zichtbaar als de eigenschap voor het verdelen aan staat in de factureringsparameters en het een periodieke factuur betreft die over meer dan 1 periode gaat.