S0681 - IMPORT AUDITFILE XML

Doel

Deze functie leest een Auditfile in XML-formaat, in een CASH-administratie in.
LET OP: deze functie importeert alleen een Auditfile in XML formaat tot en met versie 2
XML formaat vanaf versie 3.2 in te lezen met functie Import Auditfile 3.2

Achtergrond

Veel boekhoudkundige pakketten kunnen een Auditfile bestand aanmaken. In dit bestand worden alle financiële gegevens van EEN boekjaar opgenomen, die door de Belastingdienst kunnen worden verwerkt. Elk bedrijf, dat met een willekeurig boekhoudprogramma werkt, dat een Auditfile in XML-formaat kan aanmaken, kan hiermee eenvoudig overstappen naar CASH. CASH biedt namelijk de mogelijkheid, om een Auditfile in te lezen en met deze gegevens een nieuwe (lege) administratie in CASH op te bouwen. Aan de hand van de financiële mutaties worden de aanwezige stamgegevens vastgelegd en worden alle financiële mutaties, van het betreffende boekjaar, dat in de Auditfile is opgenomen, in de CASH administratie opgenomen.
De volgende stamgegevens worden tegelijkertijd aangemaakt:
- Grootboekrekeningen
- Dagboekcodes
- Relaties (debiteuren/crediteuren).
Dagboeken
De stamgegevens van de dagboeken worden automatisch aangemaakt, op het moment dat een financiële mutatie moet worden geconverteerd, waarvan het dagboek nog niet bekend is. In dat geval dient per dagboekcode, de Dagboeksoort te worden ingegeven. Hierbij dient een keuze te worden ingegeven waarbij een keuze moet worden gemaakt uit:
K = Kas/bank/giro, I = Inkomende facturen, U = Uitgaande facturen, B = Beginbalans of M = Memoriaal. Als het een financieel dagboek betreft (keuze K) of een Beginbalansdagboek (keuze B), dient tevens de bijbehorende financiële rekening, respectievelijk de tegenrekening, te worden ingetoetst.

Controle Auditfile:
Voordat daadwerkelijk met de conversie wordt begonnen, wordt de in te lezen Auditfile gecontroleerd.

Attentiepunt

1 Het is vereist dat het in te lezen Auditfile voldoet aan de eisen die door de Belastingdienst worden gesteld.
2 Deze functie kan ook door de accountant worden gebruikt die met CASH werkt, als de klant niet met CASH werkt of andersom.
3 Wanneer fouten in de Auditfile zijn geconstateerd, wordt daarvan melding gemaakt op het beeldscherm. Hierna wordt de vraag gesteld of de verwerking moet worden voortgezet of niet.
4 Als de te converteren administratie meerdere boekjaren bevat, en het is gewenst dat deze ook in CASH aanwezig zijn, dan dient voor elk boekjaar een Auditfile te worden aangemaakt en ingelezen. De 'Eerste periode' dient dan ALTIJD in het jaar te liggen van de 'oudste' mutatie.
5 De grootboekrekening wordt rechtstreeks overgenomen uit de Auditfile. De lengte hiervan wordt bepaald, nadat zowel de voor- als achterliggende spaties zijn verwijderd.
6 Als tijdens de conversie mutaties voorkomen met nog onbekende dagboeken, dat dient hiervan de dagboeksoort - en bij financiële dagboeken ook de tegenrekening - te worden ingegeven.
7 Als mutaties voorkomen, die op de vaste rekening Projecten zijn geboekt, zie functie Administratieparameters dan worden deze geboekt op de grootboekrekening Uitzoeken. De reden hiervan is, dat de hierbij behorende projectcode en werksoortcode niet in het Auditfile voorkomen.
8 Bij het aanmaken van de stamgegevens van de grootboekrekeningen, wordt de rubriek 'Soort rekening' bepaald door de 'tag' accountType.
Als de Soort rekening niet kan worden bepaald, volgt een foutmelding, waarin het aantal keer wordt vermeld, dat de rubriek Soort rekening niet juist is. Als de verwerking desondanks wordt voortgezet, wordt de Soort rekening bepaald aan de hand van de eerste positie van het rekeningnummer en wel als volgt:
Als eerste positie is 4, dan wordt rubriek Soort: 3
Als eerste positie is 7, dan wordt rubriek Soort: 2
Als eerste positie is 8, dan wordt rubriek Soort: 1
In alle andere gevallen wordt de rubriek Soort: B
Afwijkingen hierop dienen in een later stadium handmatig te worden aangepast.
9 Aangegeven kan worden of de eerste 6 posities, of de laatste 6 posities overgenomen moeten worden, indien het factuurnummer langer is dan 6 posities.
10 Van zowel debiteuren als crediteuren worden het laagste EN het hoogste nummer op het beeldscherm getoond. Als deze conflicteren, kan voor debiteuren en/of crediteuren een 'ophoogfactor' worden aangegeven.

Zie ook

Aanmaken Auditfile XML

Uitvoering

Voor algemene uitleg zie verwerkingsfunctie of invulinstructie.

Bestandsnaam (128 cijfers/letters) [14]
Met deze rubriek wordt de naam van de in te lezen Auditfile aangegeven. De extensie hiervan is altijd xaf.

Beginbalans inlezen (J,N) [1467]
Met deze rubriek kan worden gekozen om al dan niet de beginbalans te laten inlezen. Als er in de administratie al voorgaande boekjaren aanwezig zijn, is er in feite al een beginbalans. Dan dient keuze 'N' te worden gebruikt.

Alleen stamgegevens (J,N) [1009]
Hier kan worden gekozen voor het uitsluitend inlezen van de stamgegevens (=J) of ook de mutaties (=N).

Als gekozen is voor het inlezen van de mutaties, kan per dagboek nog gevraagd worden om:

Dagboeksoort (I,U,K,M,B,V) [903]
De dagboeksoort geeft het type dagboek aan. De soort bepaalt onder andere welke controles tijdens de invoer van de mutaties worden uitgevoerd.
Geldige waarden zijn:
I Inkomende facturen
U Uitgaande facturen
K Kas, bank en giro
M Memoriaal
B Beginbalans
V Voorafgaande jp's

Grootboekrekening (bestaande waarde) [201]
Deze rubriek wordt alleen getoond als bij de vorige rubriek (Dagboeksoort) de waarde 'K' is ingegeven. Hier dient de bij het financiële dagboek behorende financiële rekening te worden ingegeven.