S0636 - EXPORT RELATIES

Doel

Deze functie exporteert de naam- en adresgegevens van een serie relaties, zodat u deze (o.a.) in Word kunt inlezen.

Achtergrond

Voor het verzorgen van een mailing naar de eigen relaties staan verschillende wegen open. De meest eenvoudige is het afdrukken van een serie etiketten via één van de functies van het submenu Afdrukken relaties.
Is het gewenst dat de naam- en adresgegevens direct op de brief worden afgedrukt, dan voldoen de etikettenfuncties niet. Betreft het een beperkt aantal relaties, dan kan (module CRM) met de functietoets een document worden opgeroepen en voor de desbetreffende relaties worden afgedrukt. Een andere mogelijkheid is om gebruik te maken van een ander programma, bijvoorbeeld de mailmerge functie van de tekstverwerker MS-Word. Met de hier besproken functie kan een bestand met naam- en adresgegevens van een serie relaties worden aangemaakt en met MS-Word is dan in één keer de brief voor de relaties af te drukken.

Attentiepunt

1	Per relatie worden alle vaste gegevens in het bestand opgeslagen. De volgorde staat beschreven in het hoofdstuk Import van deel Overig.
2	Het bestand kan in diverse formaten worden aangemaakt.

Uitvoering

Voor algemene uitleg zie verwerkingsfunctie of invulinstructie.

Volgorde (1,2,3) [21]
Met deze rubriek kan de gewenste volgorde worden aangegeven. Geldige waarden zijn:

1 Relatienummer
2 Zoeknaam
3 Postcode

Selectie 1 (6 cijfers/letters) [113]
De waarde die in deze rubriek bij de relatiegegevens aanwezig moet zijn om de relatie in het bestand op te nemen.
Door bijvoorbeeld MAIL2 in te geven worden alleen de relaties geselecteerd die voor de rubriek ook de waarde MAIL2 kennen.

Selectie 2 (6 cijfers/letters) [114]
Zie voor uitleg rubriek 'Selectie 1'.

Trefwoordselectie (72 cijfers/letters) [199]
Met deze rubriek kan het selecteren van de relaties worden beperkt tot relaties die voldoen aan de ingegeven trefwoord(en). U kunt meerdere trefwoorden opgeven gescheiden door + of -. Dus als u de trefwoorden KERST en KLANT gebruikt en u geeft hier in KERST+KLANT, dan worden alleen de relaties geselecteerd die (o.a.) deze twee trefwoorden hebben.
Deze rubriek komt alleen naar voren indien de module CRM is geactiveerd.

Soort bestand (C,X,W,A,V,M) [76]
Met deze rubriek wordt aangegeven in welk bestandsformaat de mutaties worden aangemaakt.
Geldige waarden zijn:
E Excel formaat
C CASH formaat
W WordPerfect
A ASCII variabel
V ASCII-formaat met een vaste veldlengte. Tussen de velden wordt een komma geplaatst. Deze velden worden tot hun maximale lengte m
et spaties of nullen aangevuld.

X Mailinglist E-mail

Bestandsnaam (30 cijfers/letters) [11]
De naam van het bestand waarin de gegevens moeten worden opgeslagen.
De naam moet voldoen aan de door het besturingssysteem gehanteerde syntaxis.

Notitie toevoegen (J,N) [178]
Met deze rubriek wordt aangegeven, indien de module CRM aanwezig is, dat een notitie bij de relatie gewenst is.

*142 Medewerker (bestaande waarde) [142]
De aan de notitie te koppelen medewerker.

Tekst1 (50 cijfers/letters) [163]
De regel van een blok van regels waarmee de notitie kan worden beschreven.

Tekst2 (50 cijfers/letters) [164]
Zie voor uitleg rubriek 'Tekst1'.

Tekst3 (50 cijfers/letters) [165]
Zie voor uitleg rubriek 'Tekst1'.

Contactsoort (8 cijfers/letters) [169]
Notities kunnen worden gerubriceerd met de rubriek Notitiesoort. De codering hiervan wordt vooraf in een tabel opgenomen. Het is niet verplicht een notitiesoort op te geven.