ACHTERGROND Data import E-port formaat
Import van gegevens in het E-port formaat in een CASH administratie is mogelijk voor Relaties en Dagboekmutaties.
Het E-port formaat kent meerdere versies, waarbij versienummer 7 de voorkeur heeft.
Instellingen
Import is alleen succesvol op basis van de juiste instellingen:
1. BTW-codes E-port. Conversie van de BTW-code in E-port naar de juiste grootboekrekening in CASH.
2. Dagboekcode met geactiveerde externe import, via rubriek Dagboekcode extern.
3. Geadviseerd wordt te werken met een vaste tegenrekening in het Dagboekcode, zodat een mogelijk boekingsverschil op een duidelijk herkenbare rekening wordt geboekt
4. Alle bij de import gebruikte Grootboeknummers dienen aanwezig te zijn in de administratie.
5. Alle bij de import gebruikte Relatienummers, dienen aanwezig te zijn. Geadviseerd wordt om eerst relaties te importeren en daarna in een aparte run de journaalmutaties.
Overzicht van de CASH-functies met betrekking tot het E-port formaat.
Import. E-port. Instellen BTW-codes E-port
Import. E-port. Handmatige import
Stamgegevens. Grootboekrekeningen
Stamgegevens. Dagboekcodes
Relaties
Import methode
Data-import is mogelijk met een handmatige handeling of vol automatisch gebaseerd op een SOAP-opdracht. Zie document CASH API 3.0 voor meer detailinformatie.
Data-import E-port via API 3.0 wordt geïdentificeerd op basis van de SOAP Tag
Import data controle
Bestandsnaam (128 cijfers/letters) [14]
CASHWin: U mag de bestandsnaam laten voorafgaan door de naam van de schijf en de map (bijvoorbeeld c:\bank\accept\mut.dat)
CASHWeb: Als u werkt met CASHWeb dan kan het zijn dat u het bestand eerst moet uploaden van uw PC naar de CASHWeb-server. Klik dan op de 'Upload'-icoon. Klik daarna op 'Verversen' om de bestandsnaam in het venstertje op te laten nemen. Selecteer daarna de bestandsnaam in het venstertje. Versie Exact (5,6,7) [64] Soort bestand (R,J) [37] Boekperiode (periode JJPP) [301] Form code proforma (bestaande waarde) [940] Valutacode (3 cijfers/letters) [983] Bestand verwijderen (N,J) [12] Gbrek aanpassen (J,N) [1498]
3: E-port CSV-formaat voor Relaties (BASE64)
4: E-port CSV-formaat voor Journaalmutaties û versie 7 (BASE64)
import van e-port via de api is alleen mogelijk in BASE64 codering.
Tijdens import wordt de data-inhoud gecontroleerd op geldigheid.
Geconstateerde onjuistheden worden gemeld op het scherm (handmatige methode) of in een E-mail verzonden aan het mailadres van de bedrijfsgegevens (api SOAP request).
Attentiepunt
1 Gekozen kan worden voor de stamgegevens van debiteuren of financiële mutaties (journaalposten).
2 Na ingave van een boekperiode en een dagboek worden alle mutaties van het bestand gelezen en verwerkt.
Uitvoering
Voor algemene uitleg zie verwerkingsfunctie
of invulinstructie.
De naam van het bestand dat moet worden ingelezen. Als u op F2 klikt, wordt een scherm getoond waaruit het bestand kan worden geselecteerd.
Met deze rubriek wordt de versie van het bestand in E-port formaat aangegeven.
Geldige waarden zijn:
5 versie 5.x
6 versie 6.x
7 versie 7.x
Het soort gegevens dat moet worden geïmporteerd.
Geldige waarden zijn:
R Relaties
J Journaalpost(en)
De combinatie van jaar en periode waarin de mutaties worden geboekt.
Als defaultwaarde wordt de waarde gehanteerd zoals opgegeven bij de functie Instellen administratieparameters. Deze vraag wordt alleen gesteld bij de import van financiële mutaties.
De code van het formulier dat wordt gebruikt bij het aanmaken van de pro forma factuur. Een formulier wordt onderhouden met de functie Instellen formulieren.
Wordt de rubriek niet ingevuld, dan zal elke keer als een pro forma factuur wordt afgedrukt een formuliercode worden gevraagd.
Bij de import van financiële mutaties kan de valutasoort van de mutaties afwijken van de valutasoort waarin de administratie wordt gevoerd. In dit geval is het noodzakelijk dat de valutacode van de valutasoort wordt aangegeven. Op basis van de bijbehorende koers worden de bedragen automatisch omgerekend.
Hier kunt u aangeven of u wilt dat het bestand na de verwerking wordt verwijderd. Het bestand wordt uitsluitend verwijderd als de verwerking volledig en foutloos heeft plaatsgevonden.
Met deze rubriek kan worden aangegevan dat niet-bestaande grootboekrekeningen bij de import moeten worden vervangen door de 'grootboekrekening uitzoeken' uit de administratieparameters. Op deze manier wordt het eenvoudiger om de eerste keer een test te doen met de E-port-koppeling.
Er wordt wel een foutmelding gegenereerd van de betreffende posten.