Tijdens de conversie maakt CASH eventueel een dagboek AFCONV aan en een tegenrekening AFCONV. In dit dagboek worden de openstaande posten geboekt op de beginbalans.
Tijdens de conversie bestaan er 3 mogelijkheden:
1: Alleen stamgegevens
2: Alleen stamgegevens met de beginbalans
3: Stamgegevens met beginbalans en lopend boekjaar
Conversie mogelijkheid 1
Alleen stamgegevens worden geconverteerd.
Conversie mogelijkheid 2
Alle beschikbare stamgegevens worden ingelezen. Historie van relaties voor het eerste boekjaar worden in de beginbalans ingelezen.
Conversie mogelijkheid 3
Alle beschikbare stamgegevens worden ingelezen. Historie van relaties voor het eerste boekjaar worden in de beginbalans ingelezen.
Boekjaren en historie
CASH leest de gegevens in vanaf het eerste boekjaar in AFAS. Hiermee dient u dus rekening te houden bij het aanmaken van uw administratie. Als regel geldt dat de eerste boekperiode in CASH gelijk moet zijn aan de eerste boekperiode in AFAS. Eventuele historie van relaties die ontstaan is door afsluiting in AFAS wordt wel meegenomen in CASH. Deze gegevens worden in de beginbalans ingelezen.
Als u met een ander grootboekrekeningschema wilt werken, of u de codering voor de kostenplaatsen en kostendragers wil aanpassen, kan dat via de conversietabel worden gedaan.
Lengte grootboekrekening
Hier vult u de lengte van de grootboekrekening in zoals deze in CASH wordt ingelezen.
Voorbeeld: In AFAS maakt u gebruik van Grootboekrekening 13100. Als u nu een lengte grootboekrekening van 4 gebruikt, wordt deze grootboekrekening omgezet in 3100. Het is aan te raden de lengte van de grootboekrekening te gebruiken zoals deze in AFAS ook werd gehanteerd.
OB codes
AFAS maakt gebruik van OB-codes. CASH kent dit gegeven niet, maar boekt direct op de Grootboekrekeningen OB. Daarom vraagt CASH tijdens het converteren om de OB-grootboekrekening per OB code.
Het is aan te raden om deze gegevens voor de start van de conversie in AFAS op te zoeken en te noteren.
Deze gegevens kunt u vinden via menupad I. (Administratiebeheer), D. (OB-tabel).
Valutacode en koersen
Voor valutacodes en koersen hoeft u geen lijstdefinitie samen te stellen. Deze kunt u direct exporteren via functie F.(Stambestanden), A.(Koersen). Er verschijnt dan een overzicht van de bestaande valutacodes. Met F9(Overz) kunt u de gegevens afdrukken. Kies bij de aanwezige printers voor Tekstbestand, waarna u de bestandsnaam op kunt geven.
| 1 | kostenplaatsen en Kostendragers. |
| AFAS werkt met een langere codering voor kostenplaatsen dan CASH. Hierdoor dient door middel van de conversietabel een andere codering aangegeven te worden. | |
| CASH maakt geen gebruik van kostendragers. Deze worden als kostendrager ingelezen in CASH. | |
| Tijdens de conversie controleert CASH of er een te lange codering gebruikt is voor kostenplaatsen en kostendragers. Als dat het geval is komt er een melding op het scherm, waarna de conversie stopt en men de conversietabel kan aanpassen. | |
| 2 | Samenstellen van lijstdefinities. Voordat de bestanden voor conversie afgedrukt kunnen worden naar een exportbestand, dienen deze eerst samengesteld te worden door middel van de lijstdefinities in AFAS. Men onderscheidt hierin de lijstdefinitie stambestanden en de lijstdefinitie financieel. |
Lijstdefinitie Stambestanden.
Voor de volgende stambestanden dient een lijstdefinitie gemaakt te worden:
Debiteuren
Crediteuren
Relaties (niet verplicht)
Grootboekrekeningen
Dagboeken
Kostenplaatsen (niet verplicht)
Kostendragers (niet verplicht)
De volgende financiële lijstdefinities zijn verplicht:
Financiële mutaties
Voor de debiteurenhistorie en de crediteurenhistorie dient u twee aparte bestanden af te drukken.
Voor valutacodes hoeft u geen lijstdefinitie samen te stellen. Het afdrukken van valutacodes naar een bestand zit standaard in AFAS.
Lijstdefinitie Debiteuren
Het menupad hiervoor is J.(systeembeheer), D.(Lijstdefinitie stambestanden), A. (Debiteuren).
Geef een nieuw lijstnummer op, bijvoorbeeld 9999.
Geef een omschrijving en een zoeknaam voor de lijstdefinitie.
De opties Etiketdefinitie, selecteren, Tellingen, verdichten, bladwissel en Nullen onderdrukken laat u op N(ee) staan; Herhalen zet u op J(a).
Geef bij Gegevens akkoord? J/N een J(a) in, waarna het scherm Verder onderhoud verschijnt.
Hierop gaat u naar de optie C. (Afdrukvelden) en selecteert u ENTER.
Het enige dat ingevuld mag worden zijn de afdrukvelden. De overige opties moeten leegblijven.
De volgende indeling dient precies toegepast te worden:
| 1 | Nummer |
| 2 | Naam |
| 3 | 2e naam |
| 4 | Zoeknaam |
| 5 | Naam contactpersoon |
| 6 | Adres |
| 7 | Postcode |
| 8 | Woonplaats |
| 9 | Land |
| 10 | Bank -/Gironummer |
| 11 | Valutacode |
| 12 | Extra informatie |
| 13 | Telefoonnummer |
| 14 | Telex-telefax |
| 15 | OB-nummer |
Als alles correct is ingegeven geeft u F3, akkoord, waarna u de vraag krijgt: Gegevens akkoord? J/N. Geef hierop een bevestigend antwoord met J(a). Selecteer nu ESC, waarna de vraag verschijnt Wilt u de lijstdefinitie opslaan? J/N. Beantwoord dit met J(a).
Lijstdefinitie Crediteuren
Het menupad hiervoor is J.(Systeembeheer), D.(Lijstdefinitie stambestanden), B. (Crediteuren).
Geef een nieuw lijstnummer op, bijvoorbeeld 9999.
Geef een omschrijving en een zoeknaam voor de lijstdefinitie.
De opties etiketdefinitie, selecteren, Tellingen, verdichten, bladwissel en Nullen onderdrukken laat u op N(ee) staan, Herhalen zet u op J(a).
Geef bij Gegevens akkoord? J/N een J(a) in, waarna het scherm Verder onderhoud verschijnt.
Hierop gaat u naar de optie C.(Afdrukvelden) en selecteert u ENTER.
Het enige dat ingevuld mag worden zijn de afdrukvelden. Verder moeten de overige opties leeg blijven.
De volgende indeling dient precies toegepast te worden :
| 1 | Nummer |
| 2 | Naam |
| 3 | 2e naam |
| 4 | Zoeknaam |
| 5 | Naam contactpersoon |
| 6 | Adres |
| 7 | Postcode |
| 8 | Woonplaats |
| 9 | Land |
| 10 | Bank-/Gironummer |
| 11 | Valutacode |
| 12 | Extra informatie |
| 13 | Telefoonnummer |
| 14 | Telex-telefax |
| 15 | OB-nummer |
Als alles correct is ingegeven geeft u F3, akkoord, waarna u de vraag krijgt: Gegevens akkoord? J/N. Geef hierop een bevestigend antwoord met J(a). Selecteer nu ESC, waarna de vraag verschijnt Wilt u de lijstdefinitie opslaan? J/N. Beantwoord dit met J(a).
Lijstdefinitie Relaties
Het menupad hiervoor is J.(systeembeheer), D.(Lijstdefinitie stambestanden), C.(Relaties).
Geef een nieuw lijstnummer op, bijvoorbeeld 9999.
Geef een omschrijving en een zoeknaam voor de lijstdefinitie.
De opties etiketdefinitie, selecteren, Tellingen, verdichten, bladwissel en Nullen onderdrukken laat u op N(ee) staan; Herhalen zet u op J(a).
Geef bij Gegevens akkoord? J/N een J(a) in, waarna het scherm Verder onderhoud verschijnt.
Hierop gaat u naar de optie C.(Afdrukvelden) en selecteert u ENTER.
Het enige dat ingevuld mag worden zijn de afdrukvelden. De overige opties moeten leeg blijven.
De volgende indeling dient precies toegepast te worden :
| 1 | Relatienummer |
| 2 | Zoeknaam |
| 3 | Achternaam |
| 4 | Voorletters |
| 5 | Voornaam |
| 6 | Aanhef |
| 7 | Code titulatuur |
| 8 | Adres |
| 9 | Postcode |
| 10 | Woonplaats |
| 11 | Land |
| 12 | Telefoonnummer |
| 13 | Telefax |
| 14 | Autotelefoon |
Als alles correct is ingegeven geeft u F3, akkoord, waarna u de vraag krijgt: Gegevens akkoord? J/N. Geef hierop een bevestigend antwoord met J(a). Selecteer nu ESC, waarna de vraag verschijnt Wilt u de lijstdefinitie opslaan? J/N. Beantwoord dit met J(a).
Lijstdefinitie Grootboekrekeningen
Het menupad hiervoor is J.(Systeembeheer), D.(Lijstdefinitie stambestanden), E.(Grootboekrekeningen).
Geef een nieuw lijstnummer op, bijvoorbeeld 9999.
Geef een omschrijving en een zoeknaam voor de lijstdefinitie.
De opties etiketdefinitie, selecteren, Tellingen, verdichten, bladwissel en Nullen onderdrukken laat u op N(ee) staan; Herhalen zet u op J(a).
Geef bij Gegevens akkoord? J/N een J(a) in, waarna het scherm Verder onderhoud verschijnt.
Hierin gaat u naar optie C.(Afdrukvelden) en selecteert u ENTER.
Het enige dat ingevuld mag worden zijn de afdrukvelden. De overige opties moeten leeg blijven.
De volgende indeling dient precies toegepast te worden:
| 1 | Rekeningnummer |
| 2 | Omschrijving |
| 3 | Code niveau |
| 4 | Code verdichten |
| 5 | Soort boeking |
| 6 | Kostenverdeeltabel |
| 7 | Code balans v&w |
Als alles correct is ingegeven geeft u F3, akkoord, waarna u de vraag krijgt: Gegevens akkoord? J/N. Geef hierop een bevestigend antwoord met J(a). Selecteer nu ESC; waarna de vraag verschijnt Wilt u de lijstdefinitie opslaan? J/N. Beantwoord dit met J(a).
Lijstdefinitie Dagboeken
Het menupad hiervoor is J.(Systeembeheer), D.(Lijstdefinitie stambestanden), F.(Dagboeken)
Geef een nieuw lijstnummer op, bijvoorbeeld 9999.
Geef een omschrijving en een zoeknaam voor de lijstdefinitie.
De opties etiketdefinitie, selecteren, Tellingen, verdichten, bladwissel en Nullen onderdrukken laat u op N(ee) staan; Herhalen zet u op J(a).
Geef bij Gegevens akkoord? J/N een J(a) in, waarna het scherm Verder onderhoud verschijnt.
Hierop gaat u naar optie C.(Afdrukvelden) en selecteert u ENTER.
Het enige dat ingevuld mag worden zijn de afdrukvelden. De overige opties moeten leeg blijven.
De volgende indeling dient precies toegepast te worden:
| 1 | Dagboeknummer |
| 2 | Omschrijving |
| 3 | Rekeningnummer |
| 4 | Code soort dagboek |
| 5 | Bank -/gironummer |
| 6 | Valutacode |
Als alles correct is ingegeven geeft u F3, akkoord, waarna u de vraag krijgt: Gegevens akkoord? J/N. Geef hierop een bevestigend antwoord met J(a). Selecteer nu ESC, waarna de vraag verschijnt Wilt u de lijstdefinitie opslaan? J/N. Beantwoord dit met J(a).
Lijstdefinitie kostenplaatsen
Het menupad hiervoor is J. (Systeembeheer), D.(Lijstdefinitie stambestanden), G. (kostenplaatsen)
Let op : Als u geen gebruik maakt van kostenplaatsen is deze optie niet aanwezig.
Geef een nieuw lijstnummer op, bijvoorbeeld 9999.
Geef een omschrijving en een zoeknaam voor de lijstdefinitie.
De opties etiketdefinitie, selecteren, Tellingen, verdichten, bladwissel en Nullen onderdrukken laat u op N(ee) staan; Herhalen zet u op J(a).
Geef bij Gegevens akkoord? J/N een J(a)in, waarna het scherm Verder onderhoud verschijnt.
Hierop gaat u naar de optie C.(Afdrukvelden) en selecteert u ENTER.
Het enige dat ingevuld mag worden zijn de afdrukvelden. De overige opties moeten leeg blijven.
De volgende indeling dient precies toegepast te worden:
| 1 | kostenplaats |
| 2 | Omschrijving |
Als alles correct is ingegeven geeft u F3, akkoord, waarna u de vraag krijgt: Gegevens akkoord? J/N. Geef hierop een bevestigend antwoord met J(a). Selecteer nu ESC, waarna de vraag verschijnt Wilt u de lijstdefinitie opslaan? J/N. Beantwoord dit met J(a).
Lijstdefinitie kostendrager
Het menupad hiervoor is J.(Systeembeheer), D.(Lijstdefinitie stambestanden), H.(Kostendragers).
LET OP: Als u geen gebruik maakt van kostendragers is deze optie niet aanwezig.
Geef een nieuw lijstnummer op, bijvoorbeeld 9999.
Geef een omschrijving en een zoeknaam voor de lijstdefinitie.
De opties Etiketdefinitie, Selecteren, Tellingen, Verdichten, Bladwissel en Nullen onderdrukken laat u op N(ee) staan; Herhalen zet u op J(a).
Geef bij Gegevens akkoord? J/N een J(a)in, waarna het scherm Verder onderhoud verschijnt.
Hierop gaat u naar optie C.(Afdrukvelden) en selecteert u ENTER.
Het enige dat ingevuld mag worden zijn de afdrukvelden. De overige opties moeten leeg blijven.
De volgende indeling dient precies toegepast te worden:
| 1 | Kostendrager |
| 2 | Omschrijving |
Als alles correct is ingegeven geeft u F3, akkoord, waarna u de vraag krijgt: Gegevens akkoord? J/N. Geef hierop een bevestigend antwoord met J(a). Selecteer nu ESC, waarna de vraag verschijnt Wilt u de lijstdefinitie opslaan? J/N. Beantwoord dit met J(a).
Lijstdefinitie Financiële mutaties
Het menupad hiervoor is J.(Systeembeheer), E.(Lijstdefinitie financieel), B.(Financiële mutaties).
Geef een nieuw lijstnummer op, bijvoorbeeld 9999.
Geef een omschrijving en een zoeknaam voor de lijstdefinitie.
De opties Etiketdefinitie, Selecteren, Tellingen, Verdichten, Bladwissel en Nullen onderdrukken laat u op N(ee) staan; Herhalen zet u op J(a).
Geef bij Gegevens akkoord? J/N een J(a) in, waarna het scherm Verder onderhoud verschijnt.
Hierop gaat u naar optie C.(Afdrukvelden) en selecteert u ENTER.
Het enige dat ingevuld mag worden zijn de afdrukvelden. De overige opties moeten leeg blijven.
De volgende indeling dient precies toegepast te worden:
| 1 | PeDaBladRg |
| 2 | Rekeningnr |
| 3 | Rekeningnummer Subadmn |
| 4 | Datum |
| 5 | Factuurnummer |
| 6 | Bedrag |
| 7 | Valutawaarde |
| 8 | Tegenboeking |
| 9 | Code debet / credit |
| 10 | Code OB |
| 11 | OB-bedrag |
| 12 | Tegenrekening |
| 13 | Kostenplaats |
| 14 | Kostendr/project |
| 15 | Aantal |
| 16 | Omschrijving |
| 17 | Periode |
| 18 | Valutacode |
| 19 | Valutawaarde tegenb. |
| 20 | Boekstuk/refnr. |
Als alles correct is ingegeven geeft u F3, akkoord, waarna u de vraag krijgt: gegevens akkoord? J/N. Geef hierop een bevestigend antwoord met J(a). Selecteer nu ESC, waarna de vraag verschijnt: Wilt u de lijstdefinitie opslaan? J/N. Beantwoord dit met J.
Afdrukken lijstdefinities
Hiervoor gaat u naar H.(Overzichten), I.(Lijstkeuze).
Ga vervolgens met de pijltjestoetsen naar de lijstdefinitie en selecteer ENTER.
Selecteer nogmaals ENTER om de keuze te bevestigen.
Met F3 (Akkoord) kunt u de gegevens afdrukken. Geef een J(a) bij de vraag Gegevens akkoord? J/N.
Bij Printer keuze kiest u de printer Tekstbestand en selecteert ENTER.
Geef nu een bestandsnaam op, bijvoorbeeld c:\cash\mutaties.txt of f:\relaties.txt.
U krijgt vervolgens de vraag: Wilt u een 'Kommagescheiden' exportbestand aanmaken? J/N. Geef een J(a) in. Alle gegevens uit het overzicht worden dan geëxporteerd naar de gekozen bestandsnaam.
Bij Opnieuw afdrukken? J/N kiest u N(ee).
Volg deze procedure, totdat alle gewenste gegevens geëxporteerd zijn.
| N.B. | Als de printer Tekstbestand niet aanwezig is, dient u de configuratie bij het systeembeheer aan te passen. |
Afdrukken Debiteuren Historie.
Hiervoor gebruikt u het menupad H.(Overzichten), A.(Debiteuren), Historisch overzicht.
Na ingave van de debiteurennummers, dient u printerkeuze Tekstbestand te kiezen.
Geef vervolgens de bestandsnaam op.
Soort conversie (1,2,3) [194]
Met deze rubriek wordt aangegeven welke gegevens geconverteerd gaan worden.
Geldige waarden zijn:
| 1 | Alleen Stamgegevens |
| 2 | Stamgegevens + beginbalans debiteuren/crediteuren |
| 3 | Stamgegevens met lopend boekjaar |
Lengte grootboekrek (1 cijfers/letters) [191]
De lengte van de grootboekrekeningen zoals deze in CASH worden geconverteerd.
* 14 In te lezen bestand
Het bestand, geëxporteerd door middel van de lijstdefinitie, waarin de stamgegevens staan.
Dagboekcode (bestaande waarde) [901]
De code van het dagboek waarin de beginbalansboekingen terecht komen.
Grootboekrekening (bestaande waarde) [201]
De code van de grootboekrekening die als tegenrekening voor het dagboek uit de vorige rubriek zal worden gebruikt.