Met deze functie wordt het gebruik door en het bezit van de bedrijfsauto's onderhouden.
Elke bedrijfsauto kan met deze functie aan een medewerker, die auto in gebruik heeft, worden gekoppeld. Op het moment dat de auto niet meer door een medewerker in gebruik is, wordt dit vastgelegd door de Einddatum en de Eind KM-stand in te voeren. Op elk gewenst moment is hierdoor bekend, wie welke auto in gebruik heeft en welke medewerkers de betreffende bedrijfsauto in gebruik hebben gehad.
Een automutatie wordt als 'historisch' beschouwd, als de rubriek T/m datum een datum bevat, die VOOR de systeemdatum ligt. In alle andere gevallen betreft het actuele informatie en heeft de betreffende medewerker de aangegeven auto nog steeds in gebruik.
| 1 | Per medewerker wordt het Kenteken van de in gebruik zijnde bedrijfsauto automatisch getoond in functie Overzicht personeel op e-mailadres Als echter een 'Datum t/m' is ingevoerd, die in het verleden ligt, dan behoort de betreffende auto niet meer bij de aangegeven medewerker en wordt derhalve niet meer getoond. De rubriek is aldaar 'Display-only' en kan derhalve daar niet worden gemuteerd. |
| 2 | De vast te leggen informatie wordt gebruikt in functie Prive-gebruik (OB) om te bepalen over welk bedrag OB moet worden afgedragen. |
| 3 | Met de code prive-gebruik kan een bepaalde auto (voor een bepaalde termijn) worden uitgesloten omdat de berijder een eigen km-registratie bijhoudt. |
Kenteken bedr.auto (bestaande waarde) [1160]
Met deze rubriek wordt het kenteken van de betreffende bedrijfsauto, waarvan de stamgegevens moeten worden vastgelegd, aangegeven.
Pers.code (bestaande waarde) [142]
Met deze rubriek wordt de medewerker aangegeven, waarvoor de kentekengegevens moeten worden onderhouden.
Datum (datum DDMMJJ) [1140]
1140 Van datum (6 cijfers, bestaande datum)
Met deze rubriek wordt de datum aangegeven, waarop de betreffende bedrijfsauto aan de aangegeven medewerker ter beschikking is gesteld. Het is verplicht om deze rubriek in te vullen.
Einddatum (datum DDMMJJ) [1141]
Met deze rubriek wordt de datum aangegeven, waarop de betreffende bedrijfsauto niet meer door de aangegeven medewerker in gebruik is. Indien deze rubriek is ingevuld EN die datum ligt VOOR de systeemdatum, dat wordt het betreffende kenteken niet meer getoond bij de personeelsgegevens in functie Onderhoud personeel (Salaris) Onderhoud personeel (salaris).
Begin KM-stand (7 cijfers) [1145]
Met deze rubriek wordt de Kilometerstand van het voertuig vastgelegd, op het moment, waarop de betreffende bedrijfsauto aan de aangegeven medewerker ter beschikking is gesteld.
Eind KM-stand (7 cijfers) [1146]
Met deze rubriek wordt de Kilometerstand van het voertuig aangegeven van het moment, waarop de betreffende bedrijfsauto niet meer door de aangegeven medewerker wordt gebruikt.
Privegebruik (J,N) [1377]
Met deze code kan worden aangegeven of de auto voor prive-gebruik wordt ingezet.
| J | ja, (of leeg), de auto wordt voor privegebruik ingezet. Er dient via de salarisadministratie bijtelling plaats te vinden. |
| N | nee, de auto wordt niet voor prive-gebruik ingezet. De gebruiker heeft een verklaring van de belastingdienst en houdt een eigen rittenadministratie bij. De auto wordt niet meegeteld in het overzicht 'OB-berekening privegebruik'. |
Opmerking (30 cijfers/letters) [1147]
Met deze rubriek kan een aanvullende opmerking worden vastgelegd.