Geautomatiseerd of handmatig?
In samenwerking met Smart Office Scan en HP is een oplossing ontwikkeld, bestaande uit een scan- en archiveertool, die het mogelijk maakt om alle documenten eenvoudig digitaal op te slaan. Door het document te laten scannen door de HP Multifunctional is het mogelijk het document daarna als 100% tekst doorzoekbaar bestand terug te vinden in de daarvoor opgegeven map.
Beschikt u echter niet over een dergelijke HP printer, maar wel over een eenvoudige scanner of printer waarmee u kunt scannen, dan nog is het heel goed mogelijk om te kiezen voor de handmatige methode om boekingsdocumenten te scannen. Wij leggen hier even uit hoe dat in zijn werk gaat:
Geautomatiseerde methode
Correspondentie
De binnengekomen post wordt eerst geregistreerd met behulp van CRM. Tijdens de invoer van het document bij de betreffende relatie in het systeem, wordt een sticker aangemaakt met een barcode. Deze barcode bevat alle gegevens voor vastlegging in het digitale archief. De sticker wordt op het betreffende document geplakt. Wanneer de gehele post is voorzien van stickers, wordt de stapel ingevoerd in de HP Multifunctional. Deze scant alle documenten en maakt hiervan PDF-bestanden die in de opgegeven map worden bewaard. Deze map kan per maand en per jaar worden bijgehouden. Uitsluitend door deze handelingen te hebben verricht, kunnen op ieder willekeurig moment alle documenten van een relatie op het scherm worden geraadpleegd.
Boekingsdocumenten
Ook boekingsdocumenten (bijv. inkoopfacturen) kunnen worden gescand. Het document wordt eerst in de administratie geboekt. Nadat de boeking is gemaakt, kan direct vanuit het boekingsscherm de sticker met barcode worden afgedrukt. In de barcode zijn de identificatie-gegevens (boekjaar, dagboek en stuknummer) van de boeking vastgelegd. Deze wordt op het document geplakt. Nadat alle facturen zijn ingeboekt, wordt de stapel in één keer gescand door de HP Multifunctional. Wederom worden PDF-bestanden aangemaakt, die desgewenst in een map per maand en per jaar kunnen worden opgeslagen.
Tijdens het bekijken van een boekstuk, kan met één simpele muisklik, het oorspronkelijke document op het scherm worden getoond. Dit maakt de controle een stuk eenvoudiger.
Handmatige methode
Boekingsdocumenten
Als u beschikt over een eenvoudige printer met een scan-optie kunt u bovenstaande werkwijze handmatig nabootsen. U gaat dan als volgt te werk:
| 1 | Maak PER ADMINISTRATIE een aparte map voor de documenten van die bepaalde administratie, bijvoorbeeld 'hold\pdf' voor de pdf's van administratie 'hold'. |
| 2 | Ga naar 'Financieel / Instellingen / Documentbeheer'. Kies in veld 1 een I (inkomende facturen) en zet in veld 3 de naam van de map of submap waarin u de scans wilt bewaren en kies in veld 4 voor PDF. Dit is een eenmalige instelling. |
| 3 | Vervolgens boekt u het document in het betreffende dagboek, bijvoorbeeld INK. Schrijf het (dagboek en het) stuknummer op het document. |
| 4 | Scan het document. Als het stuknummer 100123 is van boekjaar 10, noem de scan dan 10-INK-100123.pdf en plaats deze in de ingestelde map. |
| 5 | Als u in het inkoop-dagboek bent van de administratie 'hold', in stuknummer 100123, kunt u door op het pdf-icoontje te klikken de betreffende scan op het scherm oproepen. Er wordt dan gezocht naar het bestand 'hold\pdf\10-INK-100123.pdf'. |
| 6 | De handmatige methode is evengoed bruikbaar om ook de boekingsdocumenten van andere dagboeken dan inkoopfacturen in te scannen, denk bijvoorbeeld aan de loonjournaalposten, afschrijvingen of de verklaringen van de memoriaalposten. |
LET OP: dat u de mappen met uw pdf's meekopieert als u een kopie van uw administraties maakt. De pdf's worden namelijk NIET binnen de administratie bewaard, u moet deze dus apart kopieren.
| 1 | Per dagboeksoort of soort document kunt u een aparte map opgeven. |
| 2 | De functie voor het printen van barcodes is alleen zichtbaar in het boekingsscherm als voor de betreffende documentsoort een formuliercode is ingevuld. |
| 3 | Voor de geautomatiseerde methode heeft u een barcode-printer (bijvoorbeeld een Dymo Labelprinter) nodig voor het printen van de barcodes. |
| 4 | Het is mogelijk om PDF's van de uitgaande facturen direct door de Facturerings-functie te laten plaatsen in het digitale archief. Vul hiervoor Eigenschap W in bij de Factureringsparameters. |
| 5 | Als u werkt met E-facturering kunt u de PDF's van de geboekte inkoopfacturen ook automatisch in het digitale archief laten zetten. |
Documentsoort (A,P,I,U,K,M,B,V,H,L) [1910]
Het is mogelijk om vanuit Cash het originele boekingsdocument op te vragen.
Voor ieder soort document kan een aparte map worden gedefinieerd:
Geldige waarden zijn:
| A | Alle boekstukken |
| P | Post-correspondentie |
| I | Inkomende facturen |
| U | Uitgaande facturen |
| K | Kas-bank-giro |
| M | Memoriaal |
| V | Vjp's |
| H | aanmaanHistorie |
Formuliercode (bestaande waarde) [941]
De code van het formulier waarmee de barcode-sticker wordt afgedrukt. Is alleen van belang als u met een scanner werkt met speciale software om deze barcodes te kunnen herkennen. Zie uitleg in het begin van de helptekst.
Map (50 cijfers/letters) [1911]
Als u wilt afwijken van de default mapnaam die CASH zelf kiest, kunt u hier een map opgeven waarin de gescande documenten van de betrefende documentsoort moeten worden opgeslagen. Zorg er altijd voor dat de administratiecode van de bijbehorende administratie in de mapnaam is opgenomen, zodat deze uniek is.
Als de mapnam leeg is en CASH heeft een map nodig, bijvoorbeeld omdat u heeft aangegeven de PDF's van uw uitgaande facturen te willen bewaren, dan wordt als default-map 'xxxx/pdf' aangemaakt, waarbij xxxx staat voor de administratiecode.
Soort document (3 cijfers/letters) [1912]
De extensie van het soort document waarmee het document kan worden opgeslagen. Bijvoorbeeld PDF of JPG.