| 1 | Aan elk artikel is een grootboekrekening en/of een kostenplaats te koppelen waarop de omzet wordt verantwoord. |
| 2 | Wordt aan een artikel geen grootboekrekening voor de omzet toegekend, dan wordt de grootboekrekening gehanteerd die is opgegeven bij de functie Instellen parameters 1 (algemeen) |
| 3 | Aan elk artikel is naast de omschrijving in de lokale taal een onbeperkt aantal omschrijvingen in andere talen te koppelen. |
| 4 | Als de rubriek Grootboekrekening van een waarde wordt voorzien, wordt aan de hand van de Code OB-tarief, gecontroleerd of de Code OB-tarief van de grootboekrekening overeenstemt met het OB-tarief van het betreffende artikel. |
Een artikel bestaat uit twee soorten gegevens: de algemene gegevens en gegevens over de omschrijving in een vreemde taal. Beide soorten gegevens worden ieder in een apart scherm onderhouden.
Wordt de functie gestart, dan verschijnt het scherm voor de algemene gegevens. Op de normale wijze kan een bestaand artikel worden opgeroepen of een nieuw artikel worden toegevoegd. De algemene gegevens zijn dan op dat moment te wijzigen of in te voeren. Zijn deze gegevens akkoord, dan zijn de omschrijvingen in vreemde talen op te geven.
Het taalscherm is op te roepen met F3 en bevat vijf rubrieken: één voor de taalcode, drie voor de feitelijke omschrijving in die taal en één voor de grootboekrekening (buitenlandse) omzet. Deze waarden worden automatisch gehanteerd aan de hand van de rubriek Taalcode van de relatie.
F4 resulteert in het weergeven van de aanwezige waarden die voor het artikel worden onderhouden.
Artikelcode (sleutelwaarde) [451]
De unieke code van het artikel waarmee deze in het bestand wordt vastgelegd. Deze code kan van uw leverancier of uw eigen codering zijn.
EAN-code (13 cijfers/letters) [1539]
In deze rubriek kan de EAN-code van het artikel worden vastgelegd. EAN staat voor Europese Artikel Nummering. De code is optioneel en bestaat achtereenvolgens uit een systeemcode (de organisatie die de code heeft uitgegeven, in Nederland meestal 87), 5 cijfers voor de aanvrager, 5 cijfers voor het artikel en 1 cijfer als controlegetal. Er vindt controle plaats op de juistheid van het controlegetal.
Door deze rubriek in te vullen kunnen er artikellabels van het artikel worden afgedrukt met de EAN-code als barcode.
De EAN-code moet uniek zijn binnen de administratie.
*Omschrijving (40 tekens) [452]
Een tekst van maximaal 40 tekens waarmee de omschrijving van de factuurregel kan worden vastgelegd. Als een artikelcode is ingegeven dan wordt de eerste omschrijving (van max. drie regels) zoals bij het artikel is gedefinieerd getoond. Op de factuur worden alle drie de regels getoond.
Prijs (12,2 cijfers) [455]
Het te factureren bedrag per eenheid. Of het bedrag inclusief of exclusief OB is, wordt bepaald door de rubriek Code soort prijs.
Wordt hier geen bedrag ingevuld, dan wordt deze factuurregel beschouwd als een nulregel. Bij een artikelregel wordt als defaultwaarde de prijs van het artikel overgenomen.
Als Eigenschap P is gezet kan de defaultprijs niet worden gewijzigd. Eigenschap P kan worden ingesteld bij de Factureringsparameters (voor algemeen gebruik) of bij de Functie-eigenschappen (per gebruiker)
Code OB-tarief (H,L,N,O,X) [442]
Deze code bepaalt hoeveel OB in rekening wordt gebracht en op welke grootboekrekening deze OB wordt geboekt.
De OB-codes verwijzen naar de percentages die zijn ingegeven in functie Onderhoud OB-percentages
Geldige waarden zijn:
| H | Hoge OB-tarief is van toepassing |
| L | Lage OB-tarief is van toepassing |
| N | Nul-tarief en OB-bedrag is nihil |
| O | Overige OB-tarief is van toepassing |
| X | Onbelast |
Grootboekrekening (bestaande waarde) [201]
De grootboekrekening waarop de omzet van deze artikelcode wordt verantwoord. Wordt hier geen grootboekrekening opgegeven, dan wordt de grootboekrekening gebruikt die is opgegeven bij de functie Instellen parameters facturering.
Code soort prijs (E,I) [443]
Met deze rubriek wordt aangegeven of het artikelbedrag in- of exclusief OB op de factuur zal worden berekend.
| E | De prijs is exclusief OB |
| I | De prijs is inclusief OB |
B2B diensten (J,N) [1341]
Met deze rubriek wordt aangegeven of deze dienst een B2B (van bedrijven aan bedrijven) dienst betreft. Indien hier Ja wordt geantwoord dan wordt dit artikel cq deze dienst als een B2B dienst behandeld, indien ook aan de relatie in functie Relaties eigenschap D is toegekend. Tevens dient deze relatie een BTW nummer te hebben. Vanuit de module Cash Projecten kunnen bepaalde werksoorten als een B2B-dienst worden vastgelegd.
Kostenplaats (bestaande waarde) [911]
De kostenplaats waarop de omzet bij het doorboeken van deze artikelcode wordt verantwoord. Wordt hier geen kostenplaats opgegeven, dan wordt niet op een kostenplaats geboekt.
Kortingcode (R,G,Z) [457]
De voor dit artikel geldende kortingcode.
Geldige waarden zijn:
| R | De korting geldt zoals bij de relatie is aangegeven |
| G | Op dit artikel is geen korting van toepassing |
| Z | Gratis |
Inkoopprijs (9,2 cijfers) [534]
De inkoopprijs van het artikel. Deze rubriek speelt een rol voor het bepalen van de inkoopwaarde.
Gbrek ink waarde (bestaande waarde) [925]
De grootboekrekening waar de inkoopwaarde op zal worden verantwoord. Deze rubriek is alleen van belang indien gebruik wordt gemaakt van voorraadregistratie.
Gewicht (9,3 cijfers) [449]
Het gewicht van het artikel. Deze rubriek is in de formulier-lay-out aan te roepen met elementcode GEW. Het totaal van de gewichten per factuur is aan te roepen met elementcode TGEW.
Bijlage (255 cijfers/letters) [1777]
Op een aantal niveau's kunnen bijlagen aan een formulier worden toegevoegd.
Via de formulierlayout kan een algemene bijlage worden toegevoegd, bijvoorbeeld bij een factuur de Algemene Voorwaarden.
Bij een artikelstamgegeven kan een bijlage worden toegevoegd, bijvoorbeeld de specificatie van dat artikel of de gebruiksaanwijzing.
Tenslotte kan bij een factuurregel een bijlage worden toegevoegd met nadere uitleg over de gefactureerde post, bijvoorbeeld de door de klant ondertekende opdrachtbevestiging.
Als bij een formulier dezelfde bijlage meerdere keren voorkomt, wordt deze slechts een keer toegevoegd.
Een bijlage bij een artikelstamgegeven of bij een factuurregel leidt ook tot een extra regel met de tekst '(zie xxx)', waarbij xxx het laatste deel van de naam van de bijlage is (dus zonder mapnaam etc.).
| F3 | Taal | D0716 Buitenlandse omschrijvingen |
| F4 | Overz | S0715 Overzicht buitenlandse omschrijvingen |
| F5 | Labels | S0707 Afdrukken labels artikelcodes |