De primaire datumselectie is: 'Volgende onderhoudsdatum' of 'Volgende factuurdatum'.
Secundaire datumselecties zijn:
| Installatiedatum: | Voor een aanbieding om onderhoud te nemen op een geleverd product. |
| Afloopdatum garantie: | Voor een aanbieding om onderhoud te nemen op een geleverd product. |
| Contractdatum: | Voor een aanbieding om een contract te verlengen |
| Laatste onderhoudsdatum: | Voor een aanbieding om het onderhoud te verlengen |
| Laatste storingsdatum: | Voor het maken van een storingsfactuur |
Voor het maken van periodieke onderhoudsfacturen kan het volgende stappenplan worden doorlopen:
1 Controle stamgegevens van het contract
2 Aanmaken nieuwe verkooporders op basis van een peildatum
3 Controle van de nieuwe offerte
4 Afdrukken offerte run
Naheffing OB 2012
Met ingang van 1 oktober 2012 is het hoge OB-tarief verhoogd van 19% naar 21%. Hierdoor moet in voorkomende gevallen een naheffing worden verricht voor het 4e kwartaal van 2012. Dit is bijvoorbeeld het geval bij reeds gemaakte (jaar)facturen, waarbij voor geleverde goederen of diensten in het 4e kwartaal 19% OB is berekend. In deze functie is hiervoor het volgende stappenplan opgenomen om de Naheffing OB 2012 te administreren vanuit de servicecontracten:
Stap1 eenmalige instellingen Systeembeheer SETUP
Stap1.1 Eigen overzicht (als favoriet): naheffingsbedragen OB per relatie
Recordnummer: 0440
Indexen:444
Kolomindeling: 101 201 425 442 455 452 #103!101
Begrenzing: 1
Conditie 1: #422 = "E"
Conditie 2: #442 = "X"
Stap1.2^^Favorieten toevoegen aan gebruikersprofiel:
Na te factureren btw 2012 Na te factureren OB 2012
Q440 Factuurregels naheffing OB 2012
Stap2 Bepaal bedrag Naheffing OB
Functie Na te factureren btw 2012 Na te factureren OB 2012, toont het totaalbedrag 'na te factureren OB' aan
electie Fact.regels aanmaken = Nee
Maak voor de verwerking van de na te heffen OB, speciale stamgegevens aan:
Grootboeknummer voor de gereserveerde naheffing (Soort rekening = Balans, Code OB-tarief = X (onbelast)
Artikelcode voor de factuurregels met de naheffingsbedragen (Artikelsoort = K, Code OB = N, Decimalen = 0)
De grootboekrekening wordt in het artikel gevuld, in het veld Grbrek omzet
Stap3^^Aanmaken van factuurregels Naheffing OB
Herhaal Functie Na te factureren btw 2012 Na te factureren OB 2012, met selectie Fact.regels aanmaken = Ja
Noteer het totaal berekend bedrag naheffing
Controleer met Q440 Factuurregels naheffing OB 2012, de aangemaakte factuurregels
Stap4 Maak een memoriaalboeking: reservering Naheffing OB 2012
Maak in oktober 2012 een memoriaalboeking voor het totaalbedrag van de naheffing
OB verkoop hoog (credit)
AAN Naheffing BTW 2012 (debet)
Stap5 Factuurrun Onderhoudsfacturen 2013 o.b.v. servicecontracten
Functie Aanmaken facturen vanuit contract Aanmaken facturen vanuit service
De onderhoudsfacturen 2013 worden aangevuld met de naheffing per relatienummer
Selectie: Naheffing OB 2012 = J, Grootboekrekening en Artikel Naheffing
Desgewenst zijn de factuurregels naheffing muteerbaar in de verkooporder
| 1 | Na het aanmaken van een verkoopfactuur wordt de volgende factuurdatum a.d.h.v. rubriek Fact. Termijn (mnd) - in het servicecontract of in de tabel Contractsoort - vastgesteld. |
| 2 | In de kop van de offerte wordt de rubriek Contactpersoon automatisch gevuld met de contactpersoon uit het servicecontract. Indien op het servicecontract geen contactpersoon staat, wordt de eerste contactpersoon van de klant overgenomen. |
| 3 | Indien het aantal formulieren voor 1 run te groot wordt voor verwerking, kan een selectie worden gedaan op rayoncode. |
| 4 | Indien de rubriek 'Datum beeindigd' gevuld is en in de toekomst ligt, wordt de servicebon toch verwerkt; ligt deze datum in het verleden, dan wordt het contract geblokkeerd. |
| 5 | De rubriek Opmerking in de offertekop wordt op de volgende wijze gevuld: |
| 1. Vaste tekst per run uit de verwerkingsfunctie (Aanmaken formulier o.b.v. contract). | |
| 2. Variabele tekst per contract als keuze 1 leeg is (de productreferentie per servicecontract) | |
| 6 | Bij verzamelfacturen (Formulier F) vanuit contracten kan de factuuromschrijving per contract worden uitgebreid met het contractnummer en/of de contractsoort. Dit kan worden bewerkstelligd, door de vraag 'F.tekst contractnummer' respectievelijk de vraag 'F.tekst contr.soort' met 'J' te beantwoorden. |
| De volgorde van de tekstregels in de uitgebreide vorm is: | |
| 00 Contractsoort | |
| 10 Bezoekadres | |
| 20 Contractnummer |
* 4242 Formulier (O,V)
Met deze rubriek wordt het gewenste formulier aangegeven. Geldige waarden zijn:
| O | Offerte |
| V | Verkooporder |
* 4317 Verzamelbonnen (J,N)
Met deze rubriek kan worden aangegeven, dat meerdere servicecontracten van dezelfde klant op EEN factuur verzameld moeten worden. De defaultwaarde hiervan is N. Geldige waarden zijn:
| J | Ja, per factuuradres wordt EEN verkooporder aangemaakt, met als klant het factuuradres en per contractnummer EEN regel met het bezoekadres. |
| N | Nee, per contract wordt een aparte verkooporder aangemaakt, met als klant het bezoekadres en mogelijk een afwijkend factuuradres. |
* 4305 Datumselectie (1,2,3,4,5,6,7)
Met deze rubriek wordt de gewenste selectie op peildatum aangegeven. Afhankelijk van de functie van de formulieren, dient een daarbijbehorende peildatum aangegeven te worden. De defaultwaarde voor offertes is 5 (onderhoudsdatum volgend). Geldige waarden zijn:
1 Installatiedatum
2 Afloopdatum garantie
3 Contractdatum
4 Onderhoudsdatum laatste
5 Onderhoudsdatum volgend
6 Storingsdatum laatste
7 Factuurdatum volgend
Contractsoort van t/m (grenswaarde) [4100]
Rayon van t/m (grenswaarde) [2204]
Datum installatie van t/m (grenswaarde) [4203]
Afloopdatum garantie van t/m (grenswaarde) [4204]
Datum contract van t/m (grenswaarde) [4205]
Onderh.datum laatste van t/m (grenswaarde) [2352]
Onderh.datum volgend van t/m (grenswaarde) [2353]
Storingsdat. laatste van t/m (grenswaarde) [4207]
Factuurdatum volgend van t/m (grenswaarde) [4208]
* 4008 Kostencode contract (bestaande artikelcode)
Met deze rubriek kan een selectie worden gemaakt op de kostencode van het contract. Indien hier niets wordt ingegeven, wordt niet op de Kostencode van het contract geselecteerd. De Kostencode contract (artikelcode met artikelsoort K) is de code, waarmee de periodieke onderhoudsfacturen worden verantwoord. De codering hiervan is hier als standaardwaarde voor de gehele administratie in te stellen. Per contractsoort kan deze codering verder worden gespecificeerd.
* 2405 Omschrijving (40 cijfers/letters)
De omschrijving van het formulier. Deze omschrijving kan desgewenst op de formulieren worden afgedrukt.
* 2408 Omschrijving 2 (40 cijfers/letters)
Een tweede omschrijving van het formulier. Deze omschrijving kan desgewenst op de formulieren worden afgedrukt.
* 2205 Medewerker (bestaande medewerker)
De code van de medewerker, die de factuurselectie doet en verantwoordelijk is voor de facturering van de servicecontracten.
* 2008 F.tekst contractnummer (J,N)
Met deze rubriek wordt aangegeven of bij verzamelfacturen de factuuromschrijving per contract uitgebreid moet worden met het Contractnummer.
* 2014 F.tekst contr.soort (J,N)
Met deze rubriek wordt aangegeven of bij verzamelfacturen de factuuromschrijving per contract uitgebreid moet worden met de Contractsoort.
* 4024 Extra factuurtekst (0,1,2,3,4)
Optionele mogelijkheid om een extra tektblok toe te voegen aan de verkooporderregels:
(Alleen actief na activatie van de systeemswitch in de Parameters Service.
0 = geen extra tekst
1 = contract adres
2 = referentie
3 = contract gegeven