De functie start met het opvragen van het betreffende boekjaar en de 'vanaf periode'. Vervolgens kan per administratie worden aangegeven of de Rekening-Courant posten ook daadwerkelijk moeten worden ingelezen. Als de vraag bevestigend wordt beantwoord, wordt gevraagd om de dagboekcode waarin deze boekingen (in de holding dus) moeten worden verantwoord. Er wordt daarbij tevens een waarde voorgesteld voor de dagboekcode namelijk: RCxxxx. Waarbij xxxx voor de administratiecode van de werkmaatschappij staat. Geadviseerd wordt om deze waarde over te nemen.
Vervolgens worden de boekregels getoond en gevraagd om de grootboekrekening waarop deze moeten worden tegengeboekt. De boekregels worden geboekt in boekstukken met een oplopend stuknummer. Aan het eind worden deze boekstukken afgesloten met een sluitboeking op de 'Grootboekrekening RC holding' die vermeld staat bij de consolidatieparameters van de betreffende administratie.
| 1 | Het verdient aanbeveling om eerst de benodigde boekingen in de diverse werkmaatschappijen in te voeren voordat deze functie wordt uitgevoerd. |
| 2 | Als de functie wordt gestart vanuit een administratie met consolidatieparameters (een holding dus) worden de mutaties van de dochters ingelezen in de holding. |
| 3 | Als de functie wordt gestart vanuit een administratie zonder consolidatieparameters dient via de rubrieken Administratiecode, Map, Gbrek RC in de 'van'-administratie en Gbrek RC in de 'naar'-administratie te worden aangegeven welke mutaties dienen te worden ingelezen. |
Boekjaar (jaar JJ) [211]
Het boekjaar waarin de rekening-courant mutaties moeten worden verantwoord.
Boekperiode van (grenswaarde) [301]
Doorgaan (J,N) [1]
Met deze rubriek wordt aangeven of de mutaties van de betreffende administratiecode moeten worden ingelezen.
ALS DE FUNCTIE WORDT GESTART VANUIT EEN ADMINISTRATIE ZONDER CONSOLIDATIEPARAMETERS WORDT NOG GEVRAAGD OM:
Administratiecode (4 cijfers/letters) [8]
De administratiecode van waaruit de gegevens moeten worden overgenomen. Dit mag niet uw 'huidige administratie' zijn.
Map (30 cijfers/letters) [756]
In deze rubriek kan worden aangegeven in welke map de te consolideren administratie zich bevindt. Er vindt pas controle op de geldigheid plaats op het moment dat de consolidatie wordt uitgevoerd.
* Gbrek RC in de 'van'-administratie [760]
Dit is de grootboekrekening Rekening Courant in de 'van'-administratie waar de betreffende grootboekmutaties op zijn gemaakt. De grootboekrekening moet bestaan in die administratie.
* Gbrek RC in de 'naar'-administratie [759]
Dit is de grootboekrekening in de huidige administratie, welke moet worden gebruikt om de Rekening Courant-posten tegen te boeken. Deze rekening moet een bestaande waarde zijn.
TIJDENS HET DAADWERKELIJKE BOEKEN WORDT NOG GEVRAAGD OM:
Grootboekrekening (bestaande waarde) [201]
Het nummer waarmee de grootboekrekening wordt geidentificeerd.
Een nul aan het begin van het nummer wordt beschouwd als integraal onderdeel van dat nummer.
Bedrag (12,2 cijfers) [307]
Het bedrag van de mutatie. Dit bedrag wordt opgevraagd als het boekstuk wordt ingevoerd in de basisvaluta.
Voor de rubriek Bedrag staat altijd een D of een C. Daarmee wordt aangegeven hoe het bedrag wordt geïnterpreteerd. Staat er een D en wordt een positief bedrag ingevuld, dan wordt dat verwerkt als een debetbedrag. Wordt een negatief bedrag (aangegeven met het min-teken) ingevoerd, dan wordt dat echter als een creditbedrag verwerkt. Ditzelfde geldt ook indien er een C staat.
Of er een D of een C staat is van een groot aantal factoren afhankelijk: het dagboeksoort, de soort grootboekrekening en of Eigenschap 'N' is gezet bij de Administratiegegevens in functie Administratieparameters Zie voor verdere uitleg deze functie.