Controle Geldigheid bestandsformaat.
Als extra controle op het voorkomen van virussen, wordt tijdens Upload en Import van bestanden de extentie gecontroleerd.
Bestanden zonder extentie worden geweigerd. geldige extenties zijn:
ASC, DOC, DOCX, CSV, GIF, JPG, JPEG, LOG, ADF, DAT, ERR,
PDF, PNG, TXT, RTF, ODT, ODS, MUT, MT940, 940,
SDF, SWI, STA, SYN, RES, UPD,
XML, XLS, XLSX, XAF, XLT, XLTX, XBRL, ZIP
FOUTMELDINGEN
Het importeren van gegevens wordt gecontroleerd op meerdere niveau's: Bestandsformaat, recordsoort en veldinhoud.
Bestandsformaat van het importfile is ascii of xml, met extentie .asc of .xml en met bestandscodering = ANSI.
De bestandscodering ANSI is controleerbaar door het bestand via "Opslaan als" te controleren en desgewenst te wijzigen. De Codering met Unicode of UTF is niet bruikbaar voor data-import in een cash bestand.
[Bestand kan niet worden gelezen] wijst er op het het file leeg is.
[Bestand is geen CASH-bestand] Wijst op een onjuiste bestandscodering of inconsistente inhoud. Inhoudelijk dienen recordnummers en veldnummers duidelijk herkenbaar te zijn.
[Aantal Fouten. Zie errorfile] Het importbestand bevat onjuiste gegevens, of incomplte data. Bekijk het bestand met extentie .err.
| 1 | Worden fouten geconstateerd, dan wordt een bestand gemaakt waarvan de naam gelijk is aan de naam van het te importeren bestand met als extensie 'err'. Dit bestand wordt in dezelfde map geplaatst waar ook het import-bestand staat. |
| In het error bestand zijn de regels aanwezig die niet zijn verwerkt. Tevens wordt aangegeven welke fouten zijn geconstateerd. | |
| 3 | Als een boekregel geen boekdatum bevat, wordt de systeemdatum ingevuld. |
| 4 | Als een boekregel geen boekperiode bevat, wordt deze berekend uit de boekdatum. |
| 5 | Alle boekregels binnen hetzelfde stuknummer krijgen altijd de boekperiode en boekdatum van de eerste regel. |
| 6 | Een niet sluitend boekstuk wordt automatisch tegengeboekt op de tegenrekening van het dagboek of als deze niet aanwezig is, op de grootboekrekening Uitzoeken. |
| 7 | Het is niet toegestaan om boekregels aan een bestaand boekstuk toe te voegen. Deze boekingen worden geweigerd en vermeld in het bestand met extensie 'err'. |
| 8 | In een dagboek met een vaste valutacode worden alleen boekregels ingelezen die dezelfde valutacode hebben. Andere valutacodes worden geweigerd. |
| 9 | In een dagboek zonder vaste valutacode mogen boekstukken worden ingelezen die een afwijkende valutacode hebben, behalve als het een dagboek van het soort Kas, Bank en Giro betreft. |
| 10 | In een dagboek zonder vaste valutacode worden alle boekregels geacht dezelfde valutacode te hebben. Boekregels met afwijkende valutacodes krijgen de waarde van de eerste boekregel. |
| 11 | De koers van het boekstuk wordt bepaald op basis van de bij de valutacode gedefinieerde koers. |
| 12 | LET OP: Als een vreemde-valuta boekstuk wordt ingelezen dienen de bedragen in deze valuta te zijn gesteld! |
| 13 | Voor de module CASH Handel: Het is niet verplicht om tijdens het importeren van verkooporders een verkoopordernummer mee te geven. Als dit niet wordt gedaan, wordt automatisch het eerste vrije nummer van de eerste nummerreeks gehanteerd. |
Voorbeeld bestand
Relatieadres, met 3velden: Relatienummer, Naam, e-mailadres: Recordnummer 101, veldnummers: 101,103,120.
ascii:
0101|101=000001|102=JONG|103=De Jong Engineering BV|120=info@jongengin.nl
xml:
Eén voor één worden de regels uit het externe bestand verwerkt.
Zijn er geen fouten geconstateerd, dan kan aan het einde van de sessie worden aangegeven of het bestand door CASH kan worden verwijderd.
Worden wel fouten geconstateerd, dan worden de foutieve regels samen met een foutaanduiding in een apart bestand opgeslagen.
Bestandsnaam (128 cijfers/letters) [14]
De naam van het bestand dat moet worden ingelezen. Als u op F2 klikt, wordt een scherm getoond waaruit het bestand kan worden geselecteerd.
CASHWin: U mag de bestandsnaam laten voorafgaan door de naam van de schijf en de map (bijvoorbeeld c:\bank\accept\mut.dat)
CASHWeb: Als u werkt met CASHWeb dan kan het zijn dat u het bestand eerst moet uploaden van uw PC naar de CASHWeb-server. Klik dan op de 'Upload'-icoon. Klik daarna op 'Verversen' om de bestandsnaam in het venstertje op te laten nemen. Selecteer daarna de bestandsnaam in het venstertje.
Bestand verwijderen (N,J) [12]
Hier kunt u aangeven of u wilt dat het bestand na de verwerking wordt verwijderd. Het bestand wordt uitsluitend verwijderd als de verwerking volledig en foutloos heeft plaatsgevonden.
Datumconversie (1,2) [880]
Bij de import van gegevens wordt standaard de datumnotatie 'JJMMDD' gehanteerd. Het kan zijn dat datumvelden in omgekeerde notatie worden aangeboden. Daarom is het mogelijk gemaakt om deze bij het inlezen te laten converteren.
Geldige waarden zijn:
| 1 | JJMMDD (dus geen conversie) |
| 2 | DDMMJJ (bijvoorbeeld 311208) |
Valutacode (3 cijfers/letters) [983]
Bij de import van financiële mutaties kan de valutasoort van de mutaties afwijken van de valutasoort waarin de administratie wordt gevoerd. In dit geval is het dan noodzakelijk dat de valutacode van de valutasoort wordt aangegeven. Op basis van de bijbehorende koers worden de bedragen automatisch omgerekend.